Connecter Follow Up Boss

Connectez votre compte Follow Up Boss, et chaque nouvelle conversation venant du chat de votre site web, de WhatsApp, des SMS et de vos autres boîtes de réception arrive dans Follow Up Boss comme prospect. Votre lead flow, vos action plans et les alertes des agents fonctionnent comme d'habitude, et votre équipe voit l'étape et l'agent de chaque prospect à côté de la conversation. Fynn peut transmettre ce que demande une personne qui veut acheter, vendre ou louer, une fois qu'elle a confirmé les détails. Follow Up Boss est en bêta. Votre équipe l'utilise avec tous les forfaits, y compris le forfait Free, et ce que Fynn en fait est inclus dans tous les forfaits payants, y compris l'essai gratuit de 7 jours.

Il vous faut l'identifiant du propriétaire du compte Follow Up Boss ou d'un administrateur, ainsi que l'autorisation de gérer les intégrations dans Deskwoot ; les administrateurs l'ont. Chaque espace de travail connecte un seul compte Follow Up Boss.

Connecter Follow Up Boss

1. Allez dans Paramètres > Intégrations et cliquez sur la carte Follow Up Boss sous CRM et immobilier.
2. Cliquez sur Connecter Follow Up Boss. Follow Up Boss s'ouvre et vous demande toujours de vous connecter, pour que vous puissiez choisir le bon identifiant.
3. Connectez-vous en tant que propriétaire du compte ou administrateur, et autorisez Deskwoot.

Vous revenez sur la page Follow Up Boss dans Deskwoot. L'identifiant d'un agent ou d'un prêteur ne voit que ses propres prospects, Deskwoot ne peut donc pas l'utiliser : vous voyez alors Cet utilisateur est un agent ou un prêteur. Connectez-vous avec le propriétaire du compte ou un admin. Deskwoot ne voit jamais votre mot de passe Follow Up Boss.

Choisir quelles conversations deviennent des prospects

La carte Nouveaux prospects décide de ce qui part tout seul vers Follow Up Boss :

• Envoyer les nouvelles conversations à Follow Up Boss, activé par défaut : Deskwoot envoie une nouvelle conversation 3 minutes après le premier message du client, pour que le prospect contienne davantage de ce qu'il a écrit. Il lui faut son adresse e-mail ou son numéro de téléphone ; sans l'un des deux dans les 24 heures, rien n'est envoyé. Le spam, les contacts bloqués, les discussions de groupe et les réponses automatiques sont ignorés.
• Boîtes de réception qui envoient les nouveaux prospects : si vous ne choisissez rien, ce sont toutes les boîtes de réception sauf les boîtes e-mail, y compris celles que vous ajoutez plus tard. Les boîtes e-mail sont exclues parce qu'elles reçoivent aussi des newsletters et des e-mails de fournisseurs. Choisissez des boîtes ici pour n'envoyer que depuis celles-ci.
• Nom de l'origine des prospects, Deskwoot par défaut : le nom sous lequel ces prospects apparaissent dans Follow Up Boss, dans Admin, Lead Flow.
• Tag, Deskwoot par défaut : ajouté à chaque personne que Deskwoot envoie. Laissez-le vide pour ne mettre aucun tag.

L'interrupteur et les boîtes de réception s'enregistrent tout de suite. Cliquez sur Enregistrer après avoir modifié le nom de la source ou le tag.

Choisir les notes et les tâches

La carte Notes et tâches décide de ce que Deskwoot ajoute tout seul à un prospect. Les deux ne fonctionnent que si le contact est lié à une personne dans Follow Up Boss ou si son prospect a été envoyé.

• Ajouter la conversation comme note quand elle est résolue, activé par défaut : seulement les messages que le client a vus, jamais les notes internes.
• Créer une tâche quand Fynn transmet une conversation à votre équipe, désactivé par défaut : la tâche va à l'agent du prospect dans Follow Up Boss, ou à l'identifiant qu'utilise Deskwoot quand le prospect n'a pas d'agent.

Choisir ce que fait Fynn

Fynn n'utilise Follow Up Boss qu'une fois qu'un administrateur a cliqué une première fois sur Enregistrer dans Ce que Fynn fait avec Follow Up Boss. Ensuite, l'interrupteur s'enregistre tout de suite :

• Fynn transmet à Follow Up Boss les demandes d'achat, de vente, de location et de visite, activé par défaut.

Sous Boîtes de réception, vous choisissez si Fynn utilise Follow Up Boss dans toutes les boîtes de réception ou seulement dans certaines. C'est indépendant de Boîtes de réception qui envoient les nouveaux prospects : les nouvelles conversations continuent d'aller dans Follow Up Boss comme le prévoit la carte Nouveaux prospects, même là où Fynn ne répond pas.

Ce que fait Fynn dans le chat

• Quand quelqu'un veut acheter, vendre, louer ou visiter un logement, ou demande que votre équipe le contacte, Fynn demande en un seul message uniquement ce qui manque : le logement (adresse, lien de l'annonce ou numéro MLS) ou ce que la personne cherche (secteur, fourchette de prix, chambres), ses délais, les bons moments pour une visite, et un numéro de téléphone ou un e-mail si la conversation n'en a aucun.
• Il répète ce qu'il a noté et demande « C'est bien ça ? ». Il ne transmet la demande qu'une fois que la personne a dit oui. Le client lit ensuite que votre équipe a sa demande et que quelqu'un va le recontacter.
• Quand le prospect de la nouvelle conversation n'est pas encore parti, sa demande prend sa place, et Follow Up Boss reçoit ainsi un seul prospect avec ce que cherche le client, pas 2.
• Il ne nomme jamais un agent, une date ou une heure, et ne dit jamais qu'une visite est réservée ou confirmée. Il ne confirme jamais un prix, ni si un logement est encore disponible.
• Il ne lit jamais rien dans Follow Up Boss. Il ne peut pas dire à un client qui est son agent ni ce qui est noté sur lui, il transmet donc ces questions à votre équipe.
• Dans un espace de travail configuré pour l'immobilier, ses règles l'empêchent de décrire, de classer ou de recommander des secteurs ou des biens selon la race, la couleur, la religion, le sexe, le handicap, la situation familiale ou l'origine nationale, et d'orienter quelqu'un vers un secteur ou de l'en détourner pour ces raisons.
• Dans les discussions de groupe, il ne transmet rien. Il ne nomme jamais Follow Up Boss aux clients. Il parle de votre équipe.

Ce qui arrive dans Follow Up Boss

Chaque prospect entre par la voie que Follow Up Boss prévoit pour les nouveaux prospects, donc votre lead flow attribue l'agent et vos action plans démarrent, comme pour un prospect venant d'un portail. C'est une Property Inquiry quand il nomme un logement, une Seller Inquiry pour une personne qui veut vendre, et une General Inquiry dans les autres cas. Il contient le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone du client, sa demande avec ses propres mots, le logement ou ce qu'il cherche, le canal, si le canal a confirmé qui a écrit, votre source et votre tag, et un lien vers la conversation que seule votre équipe peut ouvrir.

Follow Up Boss retrouve la personne par son adresse e-mail et son numéro de téléphone, donc une personne déjà présente n'obtient pas de deuxième fiche. Une fois le prospect arrivé, Deskwoot lie cette personne au contact. Une personne que Follow Up Boss a retrouvée par e-mail ou par téléphone apparaît comme non vérifiée, et votre équipe peut garder le lien ou choisir une autre personne.

Ce que voit votre équipe

Dans une conversation, l'onglet Détails contient une section Follow Up Boss avec l'étape, l'agent (Pas encore attribué s'il n'y en a pas), le prêteur, la source, les tags, la dernière activité et le prix de la personne liée. De là, votre équipe ouvre la personne avec Ouvrir dans Follow Up Boss, utilise Envoyer à Follow Up Boss, Ajouter une note et Ajouter une tâche, et recherche, lie ou dissocie la personne. Envoyer à Follow Up Boss fonctionne aussi pour un contact sans nom. La recherche trouve les personnes par nom, e-mail ou téléphone, y compris dans la corbeille. La page du contact a un onglet Systèmes connectés avec la même section et tout ce que Deskwoot a envoyé pour ce contact.

Chaque prospect apparaît sous forme de carte dans le fil de la conversation. Pendant que le prospect de la nouvelle conversation attend ses 3 minutes, la carte propose Envoyer maintenant et Ne pas envoyer. Quand Follow Up Boss n'a pas répondu à temps, Deskwoot cherche d'abord le prospect chez Follow Up Boss et ne se contente jamais de l'envoyer une deuxième fois ; s'il ne peut pas le savoir, votre équipe choisit Renvoyer ou C'est bien arrivé. Un prospect dont la source est archivée dans Follow Up Boss y est ignoré : désarchivez la source dans Admin, Lead Flow, Archived, puis cliquez sur Renvoyer.

Quand la connexion a besoin de vous

• Nouvelle connexion requise : Follow Up Boss a mis fin à l'accès de Deskwoot, par exemple parce que quelqu'un l'a retiré de son côté ou parce qu'il n'a pas servi pendant 90 jours. Cliquez sur Reconnecter. D'ici là, les nouveaux prospects, les notes et les tâches attendent ; ceux qui attendent plus de 14 jours ne sont pas envoyés.
• Droits d'admin manquants : l'identifiant connecté n'est plus propriétaire ni administrateur dans Follow Up Boss. Reconnectez-vous avec l'identifiant du propriétaire ou d'un administrateur.
• Compte bloqué : Follow Up Boss n'affiche aucune donnée pour le compte, par exemple parce que l'abonnement a pris fin. Deskwoot continue d'essayer d'envoyer les nouveaux prospects.

Les administrateurs reçoivent un e-mail quand la connexion est coupée.

Déconnecter

Déconnecter sur la page Follow Up Boss arrête l'envoi des nouvelles conversations vers Follow Up Boss, et les sections Follow Up Boss disparaissent des conversations et des contacts. Les prospects, les notes et les tâches qui attendent encore ne sont pas envoyés. Deskwoot supprime son accès et les liens entre vos contacts et les personnes dans Follow Up Boss, et demande à Follow Up Boss de mettre fin à son accès. Tout ce qui se trouve déjà dans Follow Up Boss y reste.

Questions fréquentes

De quel forfait ai-je besoin ?

N'importe lequel. Votre équipe utilise Follow Up Boss avec tous les forfaits, y compris le forfait Free, et ce que Fynn en fait est inclus dans tous les forfaits payants, à partir de Startup, y compris l'essai gratuit de 7 jours. Deskwoot ne facture rien de plus pour la connexion.

Que veut dire bêta ici ?

La connexion à Follow Up Boss est nouvelle, certains détails peuvent donc encore changer. Si quelque chose ne fonctionne pas comme vous l'attendez, écrivez à hello@deskwoot.com.

Deskwoot garde-t-il une copie de mes prospects ?

Non. Deskwoot lit les informations d'une personne pendant que votre équipe les consulte, et ne garde que le lien entre chaque personne dans Follow Up Boss et son contact, plus un court historique de ce qu'il a envoyé.

Fynn réserve-t-il des visites dans Follow Up Boss ?

Non. Il transmet la demande de visite avec les horaires que le client a indiqués, et votre agent convient de l'heure.

Puis-je me connecter avec l'identifiant d'un agent ?

Non. L'identifiant d'un agent ou d'un prêteur ne voit que ses propres prospects, Deskwoot ne pourrait donc pas trouver la plupart des personnes. Connectez-vous avec le propriétaire du compte ou un administrateur.

Pourquoi les boîtes e-mail n'envoient-elles pas de nouveaux prospects par défaut ?

Les boîtes e-mail reçoivent aussi des newsletters et des e-mails de fournisseurs, qui deviendraient des prospects. Choisissez-les dans Boîtes de réception qui envoient les nouveaux prospects si elles ne reçoivent que des e-mails de clients.