Conectar o Follow Up Boss

Conecte sua conta do Follow Up Boss, e cada nova conversa do chat do site, do WhatsApp, do SMS e das outras caixas de entrada vai para o Follow Up Boss como lead. Seu lead flow, seus action plans e os alertas dos corretores funcionam como sempre, e sua equipe vê a etapa e o corretor de cada lead ao lado da conversa. O Fynn pode passar adiante o que alguém quer comprar, vender ou alugar, depois que a pessoa confirma os dados. O Follow Up Boss está em beta. Sua equipe usa em todos os planos, inclusive no plano Free, e o que o Fynn faz com ele vem em todos os planos pagos, inclusive no teste de 7 dias.

Você precisa do login do dono da conta do Follow Up Boss ou de um administrador, e da permissão para gerenciar integrações no Deskwoot; os administradores têm essa permissão. Cada workspace conecta uma conta do Follow Up Boss.

Conectar o Follow Up Boss

1. Vá em Configurações > Integrações e clique no cartão Follow Up Boss em CRM e imóveis.
2. Clique em Conectar Follow Up Boss. O Follow Up Boss abre e sempre pede para você entrar, então você pode escolher o login certo.
3. Entre como dono da conta ou como administrador e permita o Deskwoot.

Você volta para a página do Follow Up Boss no Deskwoot. O login de um corretor ou financiador vê só os próprios leads, então o Deskwoot não pode usá-lo: nesse caso você lê Este login é de um corretor ou financiador. Conecte com o dono da conta ou um administrador. O Deskwoot nunca vê sua senha do Follow Up Boss.

Escolher quais conversas viram leads

O cartão Novos leads define o que vai sozinho para o Follow Up Boss:

• Enviar novas conversas ao Follow Up Boss, ligado por padrão: o Deskwoot envia uma nova conversa 3 minutos depois da primeira mensagem do cliente, para que o lead tenha mais do que ele escreveu. Para isso precisa do e-mail ou telefone dele, e sem nenhum em 24 horas nada é enviado. Spam, contatos bloqueados, grupos e respostas automáticas ficam de fora.
• Caixas de entrada que enviam novos leads: sem escolha, todas as caixas de entrada menos as de e-mail, inclusive as que você criar depois. As de e-mail ficam de fora porque também recebem newsletters e e-mails de fornecedores. Escolha caixas aqui para enviar só delas.
• Nome da origem dos leads, Deskwoot por padrão: como esses leads aparecem no Follow Up Boss em Admin, Lead Flow.
• Tag, Deskwoot por padrão: vai em cada pessoa que o Deskwoot envia. Deixe vazio para não usar tag.

A opção e as caixas de entrada salvam na hora. Depois de mudar o nome da origem ou a tag, clique em Salvar.

Escolher notas e tarefas

O cartão Notas e tarefas define o que o Deskwoot adiciona sozinho a um lead. As duas coisas só funcionam quando o contato está vinculado a uma pessoa no Follow Up Boss ou o lead dele foi enviado.

• Adicionar a conversa como nota quando ela for resolvida, ligado por padrão: só as mensagens que o cliente viu, nunca notas internas.
• Criar uma tarefa quando o Fynn passar uma conversa para sua equipe, desligado por padrão: a tarefa vai para o corretor do lead no Follow Up Boss, ou para o login que o Deskwoot usa quando o lead não tem corretor.

Escolher o que o Fynn faz

O Fynn só usa o Follow Up Boss depois que um administrador clicou uma vez em Salvar em O que o Fynn faz com o Follow Up Boss. Depois disso, a opção salva na hora:

• O Fynn passa pedidos de compra, venda, aluguel e visita ao Follow Up Boss, ligado por padrão.

Em Caixas de entrada você escolhe se o Fynn usa o Follow Up Boss em todas as caixas de entrada ou só em algumas. Isso é separado de Caixas de entrada que enviam novos leads: novas conversas continuam indo para o Follow Up Boss como definido no cartão Novos leads, também onde o Fynn não responde.

O que o Fynn faz no chat

• Quando alguém quer comprar, vender, alugar ou visitar um imóvel, ou pede que sua equipe entre em contato, ele pergunta numa mensagem só o que falta: o imóvel (endereço, link do anúncio ou número MLS) ou o que a pessoa procura (região, faixa de preço, quartos), o prazo, bons horários para uma visita e um telefone ou e-mail se a conversa não tiver nenhum.
• Ele repete o que anotou e pergunta se está certo. Só depois do sim ele passa adiante. Então a pessoa lê que sua equipe tem o pedido dela e que alguém vai retornar.
• Quando o lead da nova conversa ainda não saiu, o pedido dele entra no lugar desse lead, então o Follow Up Boss recebe um lead com o que a pessoa procura, não 2.
• Ele nunca diz o nome de um corretor, uma data ou um horário, e nunca diz que uma visita está marcada ou confirmada. Ele nunca confirma um preço nem se um imóvel ainda está disponível.
• Ele nunca lê nada do Follow Up Boss. Ele não consegue dizer a um cliente quem é o corretor dele ou o que está anotado sobre ele, então passa essas perguntas para sua equipe.
• Num workspace configurado para imóveis, as regras dele o impedem de descrever, classificar ou recomendar regiões ou imóveis por raça, cor, religião, sexo, deficiência, situação familiar ou origem, e de levar alguém para perto ou para longe de uma região por esses motivos.
• Em grupos ele não passa nada adiante. Para os clientes ele nunca cita o Follow Up Boss, ele fala da sua equipe.

O que chega ao Follow Up Boss

Cada lead entra pelo caminho que o Follow Up Boss tem para novos leads, então seu lead flow atribui o corretor e seus action plans começam, como num lead de um portal. É uma Property Inquiry quando cita um imóvel, uma Seller Inquiry para quem quer vender e uma General Inquiry nos outros casos. Ele leva o nome, o e-mail e o telefone do cliente, o pedido nas palavras dele, o imóvel ou o que ele procura, o canal, se o canal confirmou quem escreveu, sua origem e sua tag, e um link para a conversa que só sua equipe pode abrir.

O Follow Up Boss encontra a pessoa pelo e-mail e pelo telefone, então quem já está lá não ganha um segundo cadastro. Quando o lead chega, o Deskwoot vincula essa pessoa ao contato. Uma pessoa que o Follow Up Boss encontrou pelo e-mail ou telefone aparece como não verificada, e sua equipe pode manter o vínculo ou escolher outra pessoa.

O que sua equipe vê

Numa conversa, a aba Detalhes tem uma seção Follow Up Boss com a etapa, o corretor (Ainda sem corretor quando não há), o financiador, a origem, as tags, a última atividade e o preço da pessoa vinculada. Dali sua equipe abre a pessoa com Abrir no Follow Up Boss, usa Enviar ao Follow Up Boss, Adicionar nota e Adicionar tarefa, e busca, vincula ou desvincula a pessoa. Enviar ao Follow Up Boss funciona também para um contato sem nome. A busca encontra pessoas por nome, e-mail ou telefone, também na lixeira. A página do contato tem uma aba Sistemas conectados com a mesma seção e tudo o que o Deskwoot enviou para o contato.

Cada lead aparece como um cartão no histórico da conversa. Enquanto o lead da nova conversa espera os 3 minutos, o cartão oferece Enviar agora e Não enviar. Quando o Follow Up Boss não respondeu a tempo, o Deskwoot primeiro procura o lead lá e nunca simplesmente envia de novo; se não conseguir saber, sua equipe escolhe Enviar de novo ou Chegou. Um lead cuja origem está arquivada no Follow Up Boss é ignorado lá: tire a origem do arquivo em Admin, Lead Flow, Archived e depois clique em Enviar de novo.

Quando a conexão precisa de você

• Precisa entrar de novo: o Follow Up Boss encerrou o acesso do Deskwoot, por exemplo porque alguém o removeu lá ou porque ficou 90 dias sem uso. Clique em Reconectar. Até lá, novos leads, notas e tarefas esperam; o que espera mais de 14 dias não é enviado.
• Sem direitos de administrador: o login conectado não é mais dono nem administrador no Follow Up Boss. Reconecte com o login do dono ou de um administrador.
• Conta bloqueada: o Follow Up Boss não mostra dados da conta, por exemplo porque a assinatura terminou. O Deskwoot continua tentando enviar novos leads.

Os administradores recebem um e-mail quando a conexão cai.

Desconectar

Desconectar na página do Follow Up Boss faz as novas conversas pararem de ir para o Follow Up Boss, e as seções do Follow Up Boss saem das conversas e dos contatos. Leads, notas e tarefas que ainda esperam não são enviados. O Deskwoot apaga o acesso dele e os vínculos entre seus contatos e as pessoas no Follow Up Boss, e pede ao Follow Up Boss que encerre o acesso. Tudo o que já está no Follow Up Boss continua lá.

Perguntas frequentes

Qual plano eu preciso?

Qualquer um. Sua equipe usa o Follow Up Boss em todos os planos, inclusive no plano Free, e o que o Fynn faz com ele vem em todos os planos pagos a partir do Startup, inclusive no teste de 7 dias. A conexão não custa nada a mais.

O que significa beta aqui?

A conexão com o Follow Up Boss é nova, então alguns detalhes ainda podem mudar. Se algo não funcionar como você espera, escreva para hello@deskwoot.com.

O Deskwoot guarda uma cópia dos meus leads?

Não. O Deskwoot lê os dados de uma pessoa enquanto sua equipe olha para eles e guarda só qual pessoa do Follow Up Boss pertence a qual contato, mais um registro curto do que enviou.

O Fynn marca visitas no Follow Up Boss?

Não. Ele passa adiante o pedido de visita com os horários que a pessoa citou, e seu corretor combina o horário.

Posso conectar com o login de um corretor?

Não. O login de um corretor ou financiador vê só os próprios leads, então o Deskwoot não encontraria a maioria das pessoas. Conecte com o dono da conta ou um administrador.

Por que as caixas de e-mail não enviam novos leads por padrão?

As caixas de e-mail também recebem newsletters e e-mails de fornecedores, que virariam leads. Escolha essas caixas em Caixas de entrada que enviam novos leads se elas recebem só e-mails de clientes.