Importer depuis Crisp

Ce qui est importé

• Les conversations de toutes vos boîtes de réception Crisp, avec chaque message, les pièces jointes, le responsable et les segments sous forme d'étiquettes. Les données que votre site web a enregistrées sur une conversation deviennent des attributs personnalisés de la conversation. Non résolue devient Ouverte, En attente reste En attente, Résolue reste Résolue.
• Les contacts (personnes) avec leurs coordonnées, leur photo de profil et leurs segments. Leurs événements Crisp et le bloc-notes que vos opérateurs tiennent à leur sujet deviennent des notes sur le contact, et les données que votre site web a enregistrées sur eux deviennent des attributs personnalisés.
• Les opérateurs sont associés aux membres de votre équipe grâce à leur adresse e-mail (voir plus bas).
• La base de connaissances dans toutes les langues, avec ses catégories et ses sections, dans un nouveau centre d'aide appelé « Crisp Help Center (Imported) ». Les articles publiés restent publiés, les autres arrivent en brouillon.

Fichiers et images

L'import copie dans Deskwoot tous les fichiers hébergés par Crisp : les fichiers, animations et audios envoyés dans les conversations, les images et liens vers des fichiers dans les messages et les articles de la base de connaissances, ainsi que les photos de profil de vos contacts. Plus rien ne pointe vers Crisp, donc vos fichiers continuent de fonctionner après votre départ de Crisp. Si votre espace de travail a souscrit l'Analyse antivirus, chaque fichier est analysé avant d'être enregistré.

• Si un fichier ne peut pas être copié pour le moment (Crisp ne répond pas, même après plusieurs essais, ou l'antivirus ou le stockage de Deskwoot est injoignable), l'import se termine avec Importé en partie. Relancez l'import pour le copier. Quand 3 fichiers d'affilée provenant du même serveur n'arrivent pas, l'import met de côté les fichiers de ce serveur pendant 2 minutes, puis réessaie avec l'un d'eux. Si ce fichier arrive, l'import reprend les fichiers de ce serveur. Sinon, il attend encore 2 minutes. Ainsi, un serveur qui ne répond pas ne peut pas bloquer tout l'import, et l'import suivant réessaie les fichiers mis de côté.
• Un fichier qu'aucun import n'arrive à copier est laissé de côté, et l'import se termine quand même. Cela vaut aussi pour un fichier resté injoignable pendant 3 imports, pour qu'un serveur qui ne répond jamais ne bloque pas votre import sur Importé en partie. Seuls comptent les imports où le fichier était injoignable, pas ceux où l'antivirus ou le stockage était en panne. Le compteur repart de zéro quand le dernier de ces imports date de plus de 7 jours, et supprimer n'importe quel import de votre espace de travail le remet à zéro. L'Historique des imports liste ces fichiers sous Fichiers qui n'ont pas pu être importés avec la raison, par exemple : trop volumineux (plus de 25 MB, plus de 2 MB pour les photos de profil), type de fichier non autorisé, refusé par l'analyse antivirus ou plus disponible chez Crisp.
• Les images qu'un message ou un article charge depuis un autre site web, comme le vôtre, restent telles quelles.

Ce qui reste interne

• Un dossier masqué dans Crisp devient une catégorie interne, avec tout ce qu'il contient.
• Un article masqué dans un dossier visible va dans une catégorie interne à côté de ce dossier, qui porte le nom du dossier suivi de « (internal) ».

Les catégories internes et leurs articles ne sont visibles que par votre équipe dans le tableau de bord. Ils n'apparaissent jamais dans le centre d'aide public, dans le plan du site, dans le widget de chat ni pour Fynn, le bot IA.

Avant de commencer

1. Dans Crisp, ouvrez Settings > Workspace Settings > Advanced Configuration > API Token.
2. Cliquez sur Generate (ou sur Reveal si un jeton existe déjà). Vous obtenez un Identifier et une Key. Protégez la clé comme un mot de passe.
3. Copiez votre Website ID : le long identifiant qui figure dans votre adresse Crisp, app.crisp.chat/website/this-part/...
4. Invitez les membres de votre équipe dans Deskwoot avec la même adresse e-mail que dans Crisp. Vous pouvez aussi le faire plus tard.

Comment importer

1. Dans Deskwoot, allez dans Paramètres > Import et migration. Seuls les administrateurs peuvent importer.
2. Choisissez Crisp.
3. Saisissez le Website ID, l'Identifiant du jeton et la Clé du jeton.
4. Sous Éléments à importer, choisissez ce qui est importé. Tout est activé par défaut. Pour n'importer que les conversations récentes, choisissez un jour sous Uniquement les conversations créées à partir du.
5. Cliquez sur Lancer l'import.

Pendant l'import

• L'import se fait en arrière-plan, vous pouvez donc fermer la page. La page d'import indique l'étape en cours et le nombre d'éléments déjà traités. Après quelques minutes de mesure, elle affiche aussi la vitesse.
• Les mises à jour de Deskwoot et les redémarrages du serveur ne l'arrêtent pas. Il reprend là où il s'était arrêté. Si l'import plante ou reste bloqué 3 fois de suite sans avancer, il s'arrête et vous le signale. Relancez-le pour continuer.
• Un seul import peut tourner à la fois dans un espace de travail. Lancez le suivant quand celui en cours est terminé.
• Pour arrêter un import, cliquez sur Annuler l'import sur la page d'import et confirmez avec Annuler et supprimer. L'import s'arrête et tout ce qu'il a importé jusque-là est supprimé. Une conversation dans laquelle quelqu'un a écrit depuis garde ces nouveaux messages.
• Si Crisp ne répond plus ou refuse une liste, l'import garde ce qu'il a déjà lu, termine les autres étapes et s'achève avec Importé en partie en indiquant les étapes arrêtées trop tôt. Relancez l'import pour continuer.

Les conversations et les réponses de vos opérateurs

Une conversation attribuée à un opérateur Crisp va au membre de l'équipe qui a la même adresse e-mail, et ses messages le montrent comme expéditeur. Si cette personne n'a pas encore de compte Deskwoot, la conversation arrive sans attribution et ses messages affichent son nom suivi de (importé).

Quand elle rejoint plus tard votre espace de travail avec la même adresse e-mail, Deskwoot lui confie automatiquement son travail : ses conversations importées non attribuées lui sont attribuées et elle devient l'expéditrice de ses messages. Pour les conversations ouvertes, en attente et reportées, elle reçoit une seule notification pour toutes. Les conversations résolues lui sont attribuées sans notification. Aucun statut ne change, et vos clients ne voient rien. Une conversation que quelqu'un dans Deskwoot a déjà prise en charge reste telle quelle.

Les conversations importées restent silencieuses

Les conversations importées sont de l'historique, elles restent donc silencieuses jusqu'à ce que le client écrive de nouveau ou qu'un membre de votre équipe réponde dans Deskwoot. D'ici là, Deskwoot n'envoie rien au client depuis ces conversations (ni message d'au revoir, ni enquête de satisfaction), ne lance aucun délai de SLA et ne les résout pas automatiquement. Les conversations importées ne comptent jamais dans la limite mensuelle de conversations de votre forfait et ne sont jamais bloquées par elle, même après que le client a écrit de nouveau. Résoudre ou rouvrir une conversation à la main ne déclenche aucun webhook ni aucune règle d'automatisation. Dès le premier nouveau message, la conversation fonctionne comme les autres, sauf que Fynn, le bot IA, ne répond jamais dans une conversation importée.

Après l'import

• Les conversations importées n'ont pas encore de boîte de réception. Ouvrez-en une et choisissez une boîte de réception dans l'avis Cette conversation n'a pas de boîte de réception avant de répondre.

Questions fréquentes

L'import modifie-t-il quelque chose dans Crisp ?

Non. Il ne fait que lire dans Crisp, et vos clients peuvent continuer à discuter dans Crisp jusqu'à ce que vous changiez d'outil. Une fois toutes les conversations lues, l'import relit celles qui ont changé entre-temps, pour qu'elles arrivent à jour. Ce qui arrive dans Crisp après la fin de l'import n'apparaît pas dans Deskwoot tant que vous ne relancez pas l'import.

Puis-je relancer l'import ?

Oui, sans risque. Un nouvel import repère ce qui est déjà dans Deskwoot et le saute, donc les conversations et les contacts ne sont pas créés en double. Il termine les conversations qui n'avaient été importées qu'en partie et ajoute ce qui est nouveau. Les articles du centre d'aide que votre équipe a modifiés dans Deskwoot gardent leur nouveau texte, et un nouvel import ne publie jamais un article que vous avez dépublié ou rendu interne. Si Crisp a masqué un article entre-temps, un nouvel import le rend aussi interne dans Deskwoot, même si votre équipe l'a déplacé dans une autre catégorie. Si Crisp a dépublié un article entre-temps, un nouvel import le dépublie aussi dans Deskwoot, mais seulement si votre équipe ne l'a pas modifié. Un nouvel import dépublie aussi les articles importés que Crisp ne liste plus, par exemple parce qu'ils y ont été supprimés, même si votre équipe les a modifiés. Attention : les conversations, les contacts et les notes que vous avez supprimés ou effacés dans Deskwoot depuis le dernier import reviennent si Crisp les a encore, tout comme les contacts que vous avez fusionnés.

Puis-je importer seulement une partie de mes données ?

Oui. Sous Éléments à importer, tout est activé par défaut, et vous pouvez désactiver Conversations, Contacts et Base de connaissances. Avec un jour sous Uniquement les conversations créées à partir du, seules les conversations créées ce jour-là ou après sont importées. Les opérateurs sont toujours associés aux membres de votre équipe, car les conversations en ont besoin. Si vous laissez de côté les contacts, chaque conversation importée apporte quand même son propre contact. L'Historique des imports indique sous chaque import ce qui n'a pas été sélectionné et la date de début. Pour récupérer le reste plus tard, lancez un import avec tout sélectionné : il saute ce qui est déjà dans Deskwoot et ajoute ce qui avait été laissé de côté.

Mes contacts sont déjà dans Deskwoot. L'import les utilise-t-il ?

Oui. Avant d'ajouter un contact, l'import cherche cette personne dans Deskwoot : d'abord par l'identifiant Crisp, puis par l'adresse e-mail, qu'elle soit écrite en majuscules ou en minuscules. Ses conversations vont alors au contact que vous avez déjà, et son nom, ses coordonnées et ses champs restent tels quels. Pour associer par identifiant, donnez à chaque contact son identifiant Crisp quand vous l'ajoutez ou le mettez à jour via l'API, dans le champ externalId : crisp:, votre Website ID en minuscules, deux-points et l'identifiant de personne (people ID) du contact dans Crisp, par exemple crisp:e93e073a-1f69-4cbc-8934-f9e1611e65bb:2b8d5c3e-7a41-4f0e-9c6d-51a8e0f3b7d2. Si tous vos contacts sont déjà dans Deskwoot, vous pouvez désactiver Contacts : chaque conversation va quand même à son contact, et un contact que Deskwoot n'a pas encore arrive avec la conversation.

Ma base de connaissances est en plusieurs langues. Sont-elles toutes importées ?

Oui. L'import lit toutes les langues de votre base de connaissances Crisp et garde chaque article dans sa langue.

Pourquoi une catégorie est-elle marquée comme interne ?

Le dossier ou l'article était masqué dans Crisp. Deskwoot le garde pour votre équipe uniquement. Pour publier un dossier, ouvrez sa catégorie dans le Centre d'aide et désactivez Catégorie interne. Pour publier un seul article, déplacez-le dans une catégorie publique depuis l'éditeur d'article.

Puis-je importer deux sites web Crisp dans un même espace de travail ?

Oui, l'un après l'autre. Deskwoot se souvient du site web d'où vient chaque conversation et chaque contact, et les garde séparés.

Les raccourcis et les notes de satisfaction sont-ils importés ?

Non. L'API de Crisp ne donne pas accès à vos raccourcis ni aux notes de satisfaction des conversations passées, donc l'import ne peut pas les lire. Ajoutez les raccourcis dont vous avez besoin dans Réponses prédéfinies dans Deskwoot.

Deskwoot garde-t-il mon jeton ?

Seulement pendant l'import, de façon chiffrée, pour pouvoir continuer après un redémarrage. Il est supprimé à la fin de l'import.

Certains fichiers manquent. Pourquoi ?

Ouvrez l'Historique des imports. Si l'import s'est terminé avec Importé en partie, certains fichiers n'ont pas encore pu être récupérés : relancez l'import pour les copier. Les fichiers listés sous Fichiers qui n'ont pas pu être importés sont laissés de côté pour de bon, chacun avec sa raison, par exemple trop volumineux ou plus disponible chez Crisp. Un fichier que Crisp n'a pas fourni en 3 imports y figure aussi.

Comment annuler un import ?

Dans l'Historique des imports, cliquez sur l'icône de corbeille à côté de l'import. Cela supprime les conversations et les contacts qu'il a créés, ainsi que les fichiers qu'il a copiés pour eux. Une conversation dans laquelle quelqu'un a écrit depuis reste avec ces nouveaux messages, sans les messages importés, et un contact qui a encore une conversation reste aussi. Les équipes, les agents, les réponses prédéfinies, les étiquettes, les articles du centre d'aide et les autres paramètres restent. La suppression continue après un redémarrage, et vous pouvez lancer un nouvel import une fois qu'elle est terminée. Pendant qu'un autre import est en cours, aucun import ne peut être supprimé. Si vous avez importé depuis Crisp plusieurs fois, supprimez les imports du plus récent au plus ancien : tant qu'un import Crisp plus récent existe, Deskwoot vous demande de supprimer celui-là d'abord.