Import aus Crisp

Was übernommen wird

• Konversationen aus allen deinen Crisp-Posteingängen, mit jeder Nachricht, Anhängen, Zuweisung und Segmenten als Labels. Die Daten, die deine Website bei einer Konversation gespeichert hat, werden zu benutzerdefinierten Attributen der Konversation. Unresolved wird Offen, Pending wird Ausstehend, Resolved wird Gelöst.
• Kontakte (People) mit ihren Angaben, ihrem Profilbild und ihren Segmenten. Ihre Crisp-Events und der Notizblock, den deine Operatoren bei ihnen führen, werden zu Notizen am Kontakt, und die Daten, die deine Website bei ihnen gespeichert hat, werden zu benutzerdefinierten Attributen.
• Operatoren werden per E-Mail deinen Teammitgliedern zugeordnet (siehe unten).
• Wissensdatenbank in jeder Sprache, mit Kategorien und Abschnitten, in einem neuen Hilfecenter namens „Crisp Help Center (Imported)“. Veröffentlichte Artikel bleiben veröffentlicht, die anderen kommen als Entwürfe an.

Dateien und Bilder

Der Import kopiert jede Datei, die bei Crisp liegt, zu Deskwoot: Dateien, Animationen und Audio aus Konversationen, Bilder und Dateilinks in Nachrichten und Artikeln der Wissensdatenbank sowie die Profilbilder deiner Kontakte. Nichts bleibt ein Link zu Crisp, deine Dateien funktionieren also weiter, auch wenn du Crisp verlässt. Wenn dein Workspace den Virenscan gebucht hat, wird jede Datei geprüft, bevor sie gespeichert wird.

• Lässt sich eine Datei gerade nicht kopieren (Crisp antwortet auch nach mehreren Versuchen nicht, oder der Virenscanner oder der Speicher von Deskwoot ist nicht erreichbar), endet der Import mit Teilweise importiert. Starte den Import erneut, um sie zu kopieren. Kommen 3 Dateien von demselben Server hintereinander nicht an, überspringt der Lauf die Dateien dieses Servers 2 Minuten lang und versucht dann wieder eine davon. Kommt sie an, macht der Lauf mit den Dateien des Servers weiter. Wenn nicht, wartet er weitere 2 Minuten. So kann ein Server, der nicht antwortet, nicht den ganzen Import aufhalten, und der nächste Lauf versucht die übersprungenen Dateien erneut.
• Eine Datei, die kein Lauf kopieren kann, wird ausgelassen, und der Import wird trotzdem fertig. Dazu gehört auch eine Datei, die in 3 Läufen nicht erreichbar war, damit ein Server, der nie antwortet, deinen Import nicht dauerhaft auf Teilweise importiert hält. Es zählen nur Läufe, in denen die Datei nicht erreichbar war, keine Läufe, in denen der Virenscanner oder der Speicher ausgefallen war. Liegt der letzte dieser Läufe mehr als 7 Tage zurück, beginnt die Zählung neu, und wenn du einen beliebigen Import deines Workspace löschst, wird sie zurückgesetzt. Der Importverlauf listet solche Dateien unter Dateien, die nicht importiert werden konnten mit dem Grund, zum Beispiel zu groß (über 25 MB, Profilbilder über 2 MB), ein nicht erlaubter Dateityp, vom Virenscan abgelehnt oder bei Crisp nicht mehr verfügbar.
• Bilder, die eine Nachricht oder ein Artikel von einer anderen Website lädt, etwa von deiner eigenen, bleiben, wie sie sind.

Was intern bleibt

• Ein versteckter Ordner in Crisp wird zu einer internen Kategorie, zusammen mit allem darunter.
• Ein versteckter Artikel in einem sichtbaren Ordner kommt in eine interne Kategorie neben diesem Ordner. Sie heißt wie der Ordner mit „(internal)“ am Ende.

Interne Kategorien und ihre Artikel sieht nur dein Team im Dashboard. Sie erscheinen nie im öffentlichen Hilfecenter, in der Sitemap, im Chat-Widget oder bei Fynn, dem KI-Bot.

Bevor du startest

1. Öffne in Crisp Settings > Workspace Settings > Advanced Configuration > API Token.
2. Klick auf Generate (oder Reveal, falls schon ein Token existiert). Du bekommst einen Identifier und einen Key. Behandle den Key wie ein Passwort.
3. Kopier deine Website-ID: die lange ID in deiner Crisp-Adresse, app.crisp.chat/website/dieser-teil/...
4. Lade deine Teammitglieder mit derselben E-Mail zu Deskwoot ein, die sie in Crisp nutzen. Das geht auch später.

So importierst du

1. Geh in Deskwoot zu Einstellungen > Import & Migration. Nur Admins können importieren.
2. Wähl Crisp.
3. Gib die Website-ID, die Token-Kennung und den Token-Schlüssel ein.
4. Wähl unter Was importiert wird, was mitkommen soll. Standardmäßig ist alles an. Willst du nur neuere Konversationen, wähl einen Tag unter Nur Konversationen, die ab diesem Tag erstellt wurden.
5. Klick auf Import starten.

Während der Import läuft

• Der Import läuft im Hintergrund, du kannst die Seite also schließen. Die Importseite zeigt, bei welchem Schritt er ist und wie viele Datensätze fertig sind. Nach ein paar Minuten Messung zeigt sie auch das Tempo.
• Updates von Deskwoot und Serverneustarts halten ihn nicht auf. Er macht dort weiter, wo er stand. Stürzt ein Lauf 3 Mal hintereinander ab oder hängt er fest, ohne weiterzukommen, stoppt der Import und zeigt das an. Starte ihn erneut, um fortzufahren.
• Pro Workspace läuft immer nur ein Import. Starte den nächsten, wenn der aktuelle fertig ist.
• Um einen Import zu stoppen, klick auf der Importseite auf Import abbrechen und bestätige mit Abbrechen und löschen. Der Import stoppt, und was er bisher importiert hat, wird gelöscht. Eine Konversation, in der seitdem jemand geschrieben hat, behält diese neuen Nachrichten.
• Wenn Crisp nicht mehr antwortet oder eine Liste verweigert, behält der Import, was er schon gelesen hat, erledigt die übrigen Schritte und endet mit Teilweise importiert und den Schritten, die vorzeitig beendet wurden. Starte den Import erneut, um fortzufahren.

Konversationen und Nachrichten deiner Operatoren

Eine Konversation, die einem Crisp-Operator zugewiesen war, geht an das Teammitglied mit derselben E-Mail, und seine Nachrichten zeigen es als Absender. Hat diese Person noch kein Deskwoot-Konto, kommt die Konversation ohne Zuweisung an und ihre Nachrichten zeigen ihren Namen mit (importiert).

Tritt sie später mit derselben E-Mail deinem Workspace bei, übergibt Deskwoot ihr die Arbeit automatisch: Ihre nicht zugewiesenen importierten Konversationen werden ihr zugewiesen, und sie wird Absender ihrer Nachrichten. Für offene, ausstehende und zurückgestellte Konversationen gibt es eine Benachrichtigung für alle zusammen. Gelöste werden still zugewiesen. Kein Status ändert sich, und deine Kunden merken nichts. Eine Konversation, die schon jemand in Deskwoot hatte, bleibt, wie sie ist.

Importierte Konversationen bleiben still

Importierte Konversationen sind Verlauf. Deshalb bleiben sie still, bis der Kunde wieder schreibt oder jemand aus deinem Team in Deskwoot antwortet. Bis dahin schickt Deskwoot dem Kunden nichts daraus (keine Abschiedsnachricht, keine Zufriedenheitsumfrage), startet keine SLA-Uhr und löst sie nicht automatisch. Importierte Konversationen zählen nie zum monatlichen Konversationslimit deines Plans und werden nie durch das Limit gesperrt, auch nicht, wenn der Kunde wieder schreibt. Wenn du eine von Hand löst oder wieder öffnest, startet das keinen Webhook und keine Automatisierungsregel. Ab der ersten neuen Nachricht funktioniert die Konversation wie jede andere, nur antwortet Fynn, der KI-Bot, nie in einer importierten Konversation.

Nach dem Import

• Importierte Konversationen haben noch keinen Posteingang. Öffne eine und wähl im Hinweis Diese Konversation hat keinen Posteingang einen Posteingang, bevor du antwortest.

Häufige Fragen

Ändert der Import etwas in Crisp?

Nein. Er liest nur aus Crisp, und Kunden können bis zum Wechsel weiter in Crisp chatten. Sind alle Konversationen gelesen, liest der Import die noch einmal, die sich in der Zwischenzeit geändert haben, damit sie aktuell ankommen. Was nach dem Ende des Imports in Crisp neu dazukommt, ist erst in Deskwoot, wenn du den Import erneut startest.

Kann ich den Import erneut starten?

Ja, das ist sicher. Ein neuer Lauf findet, was schon in Deskwoot ist, und überspringt es. Konversationen und Kontakte werden also nicht doppelt angelegt. Er vervollständigt Konversationen, die nur teilweise importiert wurden, und holt, was neu ist. Hilfecenter-Artikel, die du oder dein Team in Deskwoot bearbeitet habt, behalten ihren neuen Text, und ein neuer Lauf veröffentlicht nie einen Artikel, den du zurückgezogen oder intern gemacht hast. Hat Crisp einen Artikel inzwischen verborgen, macht ein neuer Lauf ihn auch in Deskwoot intern, selbst wenn dein Team ihn in eine andere Kategorie verschoben hat. Ist ein Artikel bei Crisp inzwischen nicht mehr veröffentlicht, zieht ein neuer Lauf ihn auch in Deskwoot zurück, aber nur, wenn dein Team ihn nicht bearbeitet hat. Ein neuer Lauf zieht außerdem importierte Artikel zurück, die Crisp nicht mehr auflistet, zum Beispiel weil sie dort gelöscht wurden, auch wenn dein Team sie bearbeitet hat. Denk daran: Konversationen, Kontakte und Notizen, die du seit dem letzten Import in Deskwoot gelöscht oder entfernt hast, kommen zurück, wenn Crisp sie noch hat. Das gilt auch für zusammengeführte Kontakte.

Kann ich nur einen Teil meiner Daten importieren?

Ja. Unter Was importiert wird ist standardmäßig alles an, und du kannst Konversationen, Kontakte und Wissensdatenbank ausschalten. Wählst du unter Nur Konversationen, die ab diesem Tag erstellt wurden einen Tag, kommen nur Konversationen, die an diesem Tag oder später erstellt wurden. Operatoren werden immer deinen Teammitgliedern zugeordnet, weil die Konversationen sie brauchen. Lässt du die Kontakte weg, bringt jede importierte Konversation trotzdem ihren eigenen Kontakt mit. Der Importverlauf zeigt bei jedem Import, was nicht ausgewählt war, und das Startdatum. Willst du den Rest später holen, starte einen Import, bei dem alles ausgewählt ist: Er überspringt, was schon in Deskwoot ist, und holt, was gefehlt hat.

Meine Wissensdatenbank hat mehrere Sprachen. Kommen alle mit?

Ja. Der Import liest jede Sprache deiner Crisp-Wissensdatenbank und behält jeden Artikel in seiner Sprache.

Warum ist eine Kategorie als Intern markiert?

Der Ordner oder der Artikel war in Crisp versteckt. Deskwoot hält ihn nur für dein Team. Um einen Ordner zu veröffentlichen, öffne seine Kategorie im Hilfecenter und schalte Interne Kategorie aus. Um einen einzelnen Artikel zu veröffentlichen, verschieb ihn im Artikeleditor in eine öffentliche Kategorie.

Kann ich zwei Crisp-Websites in einen Workspace importieren?

Ja, nacheinander. Deskwoot merkt sich, von welcher Website jede Konversation und jeder Kontakt kommt, und hält sie auseinander.

Kommen Shortcuts und Bewertungen mit?

Nein. Die API von Crisp gibt keinen Zugriff auf deine Shortcuts und auf frühere Bewertungen von Konversationen, deshalb kann der Import sie nicht lesen. Leg die Shortcuts, die du brauchst, in Deskwoot unter Textvorlagen an.

Speichert Deskwoot meinen Token?

Nur solange der Import läuft, verschlüsselt, damit er nach einem Neustart weitermachen kann. Wenn der Import endet, wird er gelöscht.

Einige Dateien fehlen. Warum?

Öffne den Importverlauf. Endete der Import mit Teilweise importiert, ließen sich einige Dateien noch nicht holen: Starte den Import erneut, um sie zu kopieren. Dateien unter Dateien, die nicht importiert werden konnten fehlen endgültig, jeweils mit dem Grund, zum Beispiel zu groß oder bei Crisp nicht mehr verfügbar. Eine Datei, die Crisp in 3 Läufen nicht geliefert hat, steht dort auch.

Wie mache ich einen Import rückgängig?

Klick im Importverlauf auf das Papierkorbsymbol neben dem Import. Das löscht die Konversationen und Kontakte, die er angelegt hat, zusammen mit den Dateien, die er für sie kopiert hat. Eine Konversation, in der seitdem jemand geschrieben hat, bleibt mit diesen neuen Nachrichten erhalten, ohne die importierten, und ein Kontakt, der noch eine Konversation hat, bleibt auch. Teams, Agenten, Textvorlagen, Labels, Hilfecenter-Artikel und andere Einstellungen bleiben. Das Löschen läuft nach einem Neustart weiter, und sobald es fertig ist, kannst du einen neuen Import starten. Solange ein anderer Import läuft, lässt sich ein Import nicht löschen. Hast du mehrmals aus Crisp importiert, lösche die Importe vom neuesten zum ältesten: Solange es einen neueren Import aus Crisp gibt, bittet Deskwoot dich, zuerst diesen zu löschen.