Deinen AVV im Deskwoot-Dashboard unterzeichnen

Deinen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach DSGVO unterzeichnest du in Deskwoot in weniger als einer Minute über die Einstellungen: Du trägst deine Firmendaten ein, unterschreibst elektronisch und bekommst sofort ein gegengezeichnetes PDF. Keine E-Mail-Schleife, keine drei Tage Wartezeit, kein DocuSign und kein Warten auf eine Gegenzeichnung. Die aktuelle Version ist 1.6.0, gültig seit dem 20. Oktober 2026.

So unterzeichnest du ihn

1. Gehe im Dashboard zu Einstellungen, Compliance, Auftragsverarbeitung (AVV).
2. Klicke auf Mustervertrag lesen, um den vollständigen Vertrag durchzusehen, bevor du dich festlegst. Derselbe Text wird zu deinem unterzeichneten PDF, es gibt also hinterher keine Überraschungen.
3. Trage Firmenname, Adresse und Land sowie Name und Funktion der zeichnungsberechtigten Person ein.
4. Setze das Häkchen zur Bestätigung und klicke auf Annehmen und PDF erhalten.
5. Du bekommst eine Bestätigungs-E-Mail mit dem vollständig unterzeichneten PDF im Anhang. Dasselbe PDF kannst du jederzeit im Dashboard herunterladen.

Was wir als Nachweis der Zustimmung speichern

Art. 28 Abs. 9 DSGVO erlaubt den elektronischen Abschluss des AVV, aber nur mit einem nachprüfbaren Nachweis der Zustimmung. Zu jeder Unterschrift in Deskwoot speichern wir:

• E-Mail, Name, Funktion, Firma und Land der unterzeichnenden Person
• Zeitpunkt der Zustimmung und AVV-Version
• IP-Adresse und die vollständige x-forwarded-for-Kette
• User-Agent sowie die Sec-CH-UA-Angaben zu Browser, Plattform und Mobilgerät
• Cloudflare CF-Ray-ID und CF-IPCountry, Region und Stadt als manipulationssichere Standortdaten
• Accept-Language-Header, DNT-Einstellung und Referer-URL
• SHA-256-Hash des erzeugten PDF, um Manipulationen zu erkennen

All das wird zweimal gespeichert: einmal in der DpaAcceptance-Zeile deines Kontos und einmal in deinen Audit-Protokollen unter dpa.accept. Sollte jemand die Unterschrift später bestreiten, müssten beide Einträge gleichzeitig manipuliert worden sein.

Berufsgeheimnisse von Heilberufen

Seit Version 1.5.0 schützt § 5a des AVV Berufsgeheimnisse. Er gilt, wenn du gesetzlich verpflichtet bist, fremde Geheimnisse zu wahren, insbesondere als Angehöriger eines Heilberufs nach § 203 StGB, zum Beispiel als Ärztin oder Arzt, Zahnärztin oder Zahnarzt, Psychotherapeutin oder Psychotherapeut, Physiotherapeutin oder Physiotherapeut. Deskwoot wirkt dann als sonstige mitwirkende Person nach § 203 Abs. 3 StGB an deiner Tätigkeit mit und

• hält alle Geheimnisse geheim, die es bei der Arbeit für dich erfährt, dazu gehören die Inhalte aller Nachrichten und Dateien und schon die Tatsache, dass jemand mit dir in Kontakt steht oder deine Patientin oder dein Patient ist, auch über das Vertragsende hinaus,
• sieht solche Daten nur an, soweit die Leistung es braucht, etwa für Betrieb, Sicherheit, Fehlerbehebung und Support,
• verpflichtet alle Beschäftigten und sonstigen Personen, die an der Leistung mitwirken, vor Beginn ihrer Tätigkeit in Textform zur Geheimhaltung,
• gibt Geheimnisse an die Unterauftragnehmer aus Anlage B nur weiter, soweit ihre Leistung es braucht, und sorgt dafür, dass jeder von ihnen vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet ist,
• informiert dich unverzüglich, wenn eine Behörde oder ein Gericht solche Daten verlangt, soweit das rechtlich zulässig ist.

§ 6 Abs. 5 verpflichtet außerdem jeden Unterauftragnehmer per Vertrag zu denselben Datenschutzpflichten, die der AVV für seine Leistung festlegt.

Wenn wir den AVV aktualisieren

Kommt eine neue Klausel dazu oder ändert sich ein Übermittlungsmechanismus, erhöhen wir die Versionsnummer und bitten dich im Dashboard, den AVV erneut anzunehmen: Die AVV-Seite zeigt dann Neue Version verfügbar. Version 1.5.0 hat § 5a eingeführt, ein AVV, der vor 1.5.0 angenommen wurde, braucht also eine neue Annahme. Eine Version, die nur die Liste der Unterauftragsverarbeiter in Anlage B ändert, wie 1.6.0, lässt deine Annahme gültig: Nach § 6 Abs. 2 informieren wir dich vorher über eine solche Änderung, und du kannst widersprechen. Alte Zustimmungen bleiben in deinem Verlauf, die neue ersetzt sie.

Unterauftragsverarbeiter

Anlage B des AVV listet jeden Unterauftragsverarbeiter auf, den wir nutzen, mit der Datenkategorie, die er verarbeitet, und dem Übermittlungsmechanismus nach DSGVO. Mit Version 1.6.0 kommt AssemblyAI dazu: AssemblyAI wandelt Sprachnachrichten von WhatsApp und Telegram auf seinen Servern in der EU in Text um, solange das Transkribieren von Sprachnachrichten in deinem Workspace eingeschaltet ist (Einstellungen > Kontoeinstellungen, siehe Fynn und Sprachnachrichten). Wo ein Unterauftragsverarbeiter selbst einen AVV für Kunden veröffentlicht (derzeit AssemblyAI, Stripe, Cloudflare, Google für Firebase Cloud Messaging und ipapi.co), steht der Link direkt neben seiner Datenschutzerklärung auf deskwoot.com/dpa, sodass du die SCC-Kette mit einem Klick nachverfolgen kannst.

Frühere Annahmen

Die AVV-Seite in den Einstellungen listet alle deine früheren Unterschriften auf, auch die ersetzten. Jeder Eintrag hat einen eigenen Download-Link, sodass dein Prüfpfad auch über Versionswechsel des AVV hinweg lückenlos bleibt.

Häufige Fragen