Signez votre DPA dans votre tableau de bord Deskwoot

Signer votre accord de traitement des données RGPD dans Deskwoot prend moins d'une minute depuis le menu Paramètres : vous saisissez les informations de votre entreprise, vous signez électroniquement et vous recevez tout de suite un PDF contresigné. Pas d'allers-retours avec DocuSign, pas d'attente de contre-signature. La version actuelle est la 1.6.0, en vigueur depuis le 20 octobre 2026.

Comment le signer

1. Allez dans Paramètres, Conformité, Accord de traitement des données dans le tableau de bord.
2. Cliquez sur Lire le modèle de DPA pour parcourir l'accord complet avant de vous engager. Ce même texte devient votre PDF signé, donc aucune surprise après coup.
3. Indiquez le nom de votre entreprise, son adresse, son pays, ainsi que le nom et la fonction de la personne autorisée à signer.
4. Cochez la case d'acceptation et cliquez sur Accepter et obtenir le PDF.
5. Vous recevrez un e-mail de confirmation avec le PDF signé par les deux parties en pièce jointe, et ce même PDF reste disponible à tout moment dans le tableau de bord.

Ce que nous enregistrons pour que la signature ne puisse pas être niée

L'article 28(9) du RGPD accepte la conclusion électronique du DPA, mais seulement avec une trace d'acceptation vérifiable. Chaque signature sur Deskwoot enregistre :

• L'e-mail, le nom, la fonction, l'entreprise et le pays du signataire
• L'horodatage de l'acceptation et la version du DPA
• L'adresse IP et la chaîne complète x-forwarded-for
• Le user-agent et les indicateurs Sec-CH-UA de navigateur, de plateforme et de mobile
• L'identifiant CF-Ray de Cloudflare et CF-IPCountry, la région et la ville, pour une localisation infalsifiable
• L'en-tête Accept-Language, la préférence DNT et l'URL Referer
• Le hash SHA-256 du PDF généré, pour détecter toute modification

Tout cela est enregistré deux fois. Une fois sur la ligne DpaAcceptance de votre compte, et une fois dans votre journal d'audit sous dpa.accept. Si quelqu'un conteste un jour la signature, il faudrait falsifier les deux enregistrements en même temps pour faire croire qu'elle n'a jamais eu lieu.

Secret professionnel pour les professions de santé

Depuis la version 1.5.0, le § 5a du DPA protège les secrets professionnels. Il s'applique lorsque la loi vous oblige à garder les secrets d'autrui, en particulier en tant que membre d'une profession de santé au sens du § 203 du Code pénal allemand (StGB), par exemple en tant que médecin, dentiste, psychothérapeute ou kinésithérapeute. Deskwoot participe alors à votre activité en tant que personne qui y contribue, au sens du § 203(3) StGB et :

• garde chaque secret dont il a connaissance dans son travail pour vous, y compris le contenu de tous les messages et fichiers et le simple fait qu'une personne est en contact avec vous ou est votre patient, et ce même après la fin du contrat,
• ne consulte ces données que dans la mesure où le service l'exige, par exemple pour le fonctionnement, la sécurité, le dépannage et le support,
• soumet au secret, sous forme textuelle, chaque salarié et toute autre personne qui travaille sur le service, avant qu'elle ne commence,
• ne transmet de secrets aux sous-traitants ultérieurs de l'annexe B que dans la mesure où leur service l'exige, et s'assure que chacun d'eux est tenu contractuellement à la confidentialité,
• vous informe dans les meilleurs délais lorsqu'une autorité ou un tribunal exige ces données, dans la mesure où la loi le permet.

Le § 6(5) oblige aussi contractuellement chaque sous-traitant ultérieur à respecter les mêmes obligations de protection des données que celles fixées par le DPA pour son service.

Quand nous mettons à jour le DPA

Lorsque nous ajoutons une clause ou modifions un mécanisme de transfert, nous augmentons le numéro de version et vous demandons d'accepter à nouveau dans le tableau de bord : la page du DPA affiche alors Nouvelle version disponible. La version 1.5.0 a ajouté le § 5a, donc un DPA accepté avant la 1.5.0 doit être accepté à nouveau. Une version qui ne modifie que la liste des sous-traitants ultérieurs de l'annexe B, comme la 1.6.0, garde votre acceptation valable : selon le § 6(2), nous vous informons d'un tel changement à l'avance, et vous pouvez vous y opposer. Les anciennes acceptations restent dans votre historique. La nouvelle les remplace.

Sous-traitants ultérieurs

L'annexe B du DPA liste chaque sous-traitant ultérieur que nous utilisons, la catégorie de données qu'il traite et le mécanisme de transfert RGPD. La version 1.6.0 ajoute AssemblyAI, qui transforme en texte les messages vocaux de WhatsApp et Telegram sur ses serveurs dans l'UE tant que la transcription des messages vocaux est activée dans votre espace de travail (Paramètres > Paramètres du compte, voir Fynn et les messages vocaux). Lorsqu'un sous-traitant ultérieur publie son propre DPA pour ses clients (AssemblyAI, Stripe, Cloudflare, Google pour Firebase Cloud Messaging et ipapi.co au moment de la rédaction), le lien apparaît juste à côté de sa politique de confidentialité sur deskwoot.com/dpa, pour que vous puissiez remonter la chaîne des clauses contractuelles types (CCT) en un clic.

Acceptations précédentes

La page des paramètres du DPA liste toutes vos signatures passées, y compris celles qui ont été remplacées. Chaque entrée a son propre lien de téléchargement, pour que votre piste d'audit reste continue, même d'une version du DPA à l'autre.

Questions fréquentes