Import aus Chatwoot

Was übernommen wird

• Konversationen mit jedem Status (offen, ausstehend, gelöst und zurückgestellt) und ihrem ursprünglichen Datum, mit jeder Nachricht, privaten Notizen, Anhängen, Labels, Zuweisung, Team und Priorität.
• Kontakte mit ihren Angaben, benutzerdefinierten Attributen und Notizen.
• Teams mit ihren Mitgliedern, Labels, Textvorlagen und die Definitionen der benutzerdefinierten Attribute. Gibt es in Deskwoot schon eine Textvorlage mit demselben Kürzel, wird die importierte ausgelassen, und der Importverlauf zeigt, wie viele das waren.
• Agenten werden per E-Mail deinen Teammitgliedern zugeordnet (siehe unten).
• Automatisierungsregeln mit ihren Bedingungen und Aktionen. Sie kommen ausgeschaltet an, egal wie sie in Chatwoot standen, damit keine Regel deinen Kunden schreibt, bevor du sie geprüft hast. Gespeicherte Filter kommen auch mit.
• Help Center: jedes Portal mit seinen Kategorien, Unterkategorien und Artikeln. Veröffentlichte Artikel, Entwürfe und archivierte Artikel behalten ihren Status.

Dateien und Bilder

Der Import kopiert jede Datei, die bei Chatwoot liegt, zu Deskwoot: Anhänge von Nachrichten, Bilder und Dateilinks in Nachrichten, Hilfecenter-Artikeln, Textvorlagen und Automatisierungsregeln sowie die Profilbilder deiner Kontakte. Nichts bleibt ein Link zu Chatwoot, deine Dateien funktionieren also weiter, auch wenn du Chatwoot verlässt. Wenn dein Workspace den Virenscan gebucht hat, wird jede Datei geprüft, bevor sie gespeichert wird.

• Lässt sich eine Datei gerade nicht kopieren (Chatwoot antwortet auch nach mehreren Versuchen nicht, oder der Virenscanner oder der Speicher von Deskwoot ist nicht erreichbar), endet der Import mit Teilweise importiert. Starte den Import erneut, um sie zu kopieren. Kommen 3 Dateien von demselben Server hintereinander nicht an, überspringt der Lauf die Dateien dieses Servers 2 Minuten lang und versucht dann wieder eine davon. Kommt sie an, macht der Lauf mit den Dateien des Servers weiter. Wenn nicht, wartet er weitere 2 Minuten. So kann ein Server, der nicht antwortet, nicht den ganzen Import aufhalten, und der nächste Lauf versucht die übersprungenen Dateien erneut.
• Eine Datei, die kein Lauf kopieren kann, wird ausgelassen, und der Import wird trotzdem fertig. Dazu gehört auch eine Datei, die in 3 Läufen nicht erreichbar war, damit ein Server, der nie antwortet, deinen Import nicht dauerhaft auf Teilweise importiert hält. Es zählen nur Läufe, in denen die Datei nicht erreichbar war, keine Läufe, in denen der Virenscanner oder der Speicher ausgefallen war. Liegt der letzte dieser Läufe mehr als 7 Tage zurück, beginnt die Zählung neu, und wenn du einen beliebigen Import deines Workspace löschst, wird sie zurückgesetzt. Der Importverlauf listet solche Dateien unter Dateien, die nicht importiert werden konnten mit dem Grund, zum Beispiel zu groß (über 25 MB, Profilbilder über 2 MB), ein nicht erlaubter Dateityp, vom Virenscan abgelehnt oder bei Chatwoot nicht mehr verfügbar.
• Bilder, die eine Nachricht oder ein Artikel von einer anderen Website lädt, etwa von deiner eigenen, bleiben, wie sie sind.

Was intern bleibt

Ein archiviertes Portal ist in Chatwoot offline, also bleibt es auch in Deskwoot offline: Es kommt unveröffentlicht an, und alle seine Kategorien sind intern. Seine Artikel ohne Kategorie kommen in eine interne Kategorie, die wie das Portal heißt, mit „articles (internal)“ am Ende. Interne Kategorien und ihre Artikel sieht nur dein Team im Dashboard. Sie erscheinen nie im öffentlichen Hilfecenter, in der Sitemap, im Chat-Widget oder bei Fynn, dem KI-Bot.

Bevor du startest

1. Kopier den Access Token eines Chatwoot-Administrators aus den Profileinstellungen. Der Token eines Agenten liest nur die Konversationen seiner eigenen Posteingänge, deshalb stoppt der Import damit.
2. Notier dir deine Konto-ID: die Zahl nach /accounts/ in deiner Chatwoot-Adresse.
3. Leg zuerst die Posteingänge an, die du in Deskwoot brauchst. Eine importierte Konversation landet direkt in einem Deskwoot-Posteingang desselben Kanals, wenn es einen gibt. Ausnahme sind Konversationen aus einem Twilio-Posteingang in Chatwoot: Sie kommen ohne Posteingang an, und du wählst einen aus.
4. Lade deine Teammitglieder mit derselben E-Mail zu Deskwoot ein, die sie in Chatwoot nutzen. Das geht auch später.

So importierst du

1. Geh in Deskwoot zu Einstellungen > Import & Migration. Nur Admins können importieren.
2. Wähl Chatwoot.
3. Gib die Chatwoot-URL ein. Lass https://app.chatwoot.com stehen, außer du betreibst Chatwoot auf deinem eigenen Server; dann gib dessen öffentliche Adresse ein. Sie muss mit https:// beginnen, damit dein Access Token nie unverschlüsselt gesendet wird.
4. Gib den Access Token und die Konto-ID ein.
5. Wähl unter Was importiert wird, was mitkommen soll. Standardmäßig ist alles an. Willst du nur neuere Konversationen, wähl einen Tag unter Nur Konversationen, die ab diesem Tag erstellt wurden.
6. Klick auf Import starten.

Während der Import läuft

• Der Import läuft im Hintergrund, du kannst die Seite also schließen. Die Importseite zeigt, bei welchem Schritt er ist und wie viele Datensätze fertig sind. Nach ein paar Minuten Messung zeigt sie auch das Tempo.
• Updates von Deskwoot und Serverneustarts halten ihn nicht auf. Er macht dort weiter, wo er stand. Stürzt ein Lauf 3 Mal hintereinander ab oder hängt er fest, ohne weiterzukommen, stoppt der Import und zeigt das an. Starte ihn erneut, um fortzufahren.
• Pro Workspace läuft immer nur ein Import. Starte den nächsten, wenn der aktuelle fertig ist.
• Um einen Import zu stoppen, klick auf der Importseite auf Import abbrechen und bestätige mit Abbrechen und löschen. Der Import stoppt, und was er bisher importiert hat, wird gelöscht. Eine Konversation, in der seitdem jemand geschrieben hat, behält diese neuen Nachrichten.
• Wenn Chatwoot nicht mehr antwortet oder eine Liste verweigert, behält der Import, was er schon gelesen hat, erledigt die übrigen Schritte und endet mit Teilweise importiert und den Schritten, die vorzeitig beendet wurden. Starte den Import erneut, um fortzufahren.

Konversationen und Antworten deiner Agenten

Eine Konversation, die einem Chatwoot-Agenten zugewiesen war, geht an das Teammitglied mit derselben E-Mail, und seine Antworten zeigen es als Absender. Hat diese Person noch kein Deskwoot-Konto, kommt die Konversation ohne Zuweisung an und ihre Antworten zeigen ihren Namen mit (importiert).

Tritt sie später mit derselben E-Mail deinem Workspace bei, übergibt Deskwoot ihr die Arbeit automatisch: Ihre nicht zugewiesenen importierten Konversationen werden ihr zugewiesen, und sie wird Absender ihrer Antworten. Für offene, ausstehende und zurückgestellte Konversationen gibt es eine Benachrichtigung für alle zusammen. Gelöste werden still zugewiesen. Kein Status ändert sich, und deine Kunden merken nichts. Eine Konversation, die schon jemand in Deskwoot hatte, bleibt, wie sie ist.

Importierte Konversationen bleiben still

Importierte Konversationen sind Verlauf. Deshalb bleiben sie still, bis der Kunde wieder schreibt oder jemand aus deinem Team in Deskwoot antwortet. Bis dahin schickt Deskwoot dem Kunden nichts daraus (keine Abschiedsnachricht, keine Zufriedenheitsumfrage), startet keine SLA-Uhr und löst sie nicht automatisch. Importierte Konversationen zählen nie zum monatlichen Konversationslimit deines Plans und werden nie durch das Limit gesperrt, auch nicht, wenn der Kunde wieder schreibt. Wenn du eine von Hand löst oder wieder öffnest, startet das keinen Webhook und keine Automatisierungsregel. Ab der ersten neuen Nachricht funktioniert die Konversation wie jede andere, nur antwortet Fynn, der KI-Bot, nie in einer importierten Konversation.

Nach dem Import

• Eine Konversation ohne passenden Posteingang zeigt Diese Konversation hat keinen Posteingang. Wähl dort einen Posteingang, bevor du antwortest.
• Importierte Automatisierungsregeln kommen ausgeschaltet an. Prüf sie und schalte dann die ein, die du willst. Der Importverlauf verlinkt sie mit Prüfen und einschalten. Agenten und Teams werden deinen Agenten und Teams in Deskwoot zugeordnet, und eine Bedingung oder Aktion, die sich nicht zuordnen lässt, fällt weg.

Häufige Fragen

Der Import hat mit einer Meldung zu Chatwoot gestoppt. Was nun?

Deskwoot verbindet sich nur mit einer öffentlichen Adresse, die mit https:// beginnt, damit dein Access Token nie unverschlüsselt gesendet wird. Hat Chatwoot mit einer Weiterleitung geantwortet, gib die Adresse ein, auf die es weiterleitet (zum Beispiel mit https). Hat Chatwoot den Access Token abgelehnt, prüf den Token. Gehört der Token keinem Administrator, nimm den Access Token eines Administrators des Chatwoot-Kontos, denn Chatwoot zeigt einem Agenten nur die Konversationen seiner eigenen Posteingänge. Starte den Import dann erneut. War Chatwoot nicht erreichbar, starte den Import einfach erneut: Er macht dort weiter, wo er stand.

Werden auch gelöste Konversationen importiert?

Ja. Der Import liest Konversationen mit jedem Status, nicht nur die offenen, und behält das Datum, an dem jede begonnen hat.

Ändert der Import etwas in Chatwoot?

Nein. Er liest nur aus Chatwoot.

Kann ich den Import erneut starten?

Ja, das ist sicher. Ein neuer Lauf findet, was schon in Deskwoot ist, und überspringt es. Konversationen, Kontakte, Regeln und Filter werden also nicht doppelt angelegt. Er vervollständigt Konversationen, die nur teilweise importiert wurden, und holt, was neu ist. Hilfecenter-Artikel, die du oder dein Team in Deskwoot bearbeitet habt, behalten ihren neuen Text, und ein neuer Lauf veröffentlicht nie einen Artikel, den du zurückgezogen oder intern gemacht hast. Hat Chatwoot einen Artikel inzwischen verborgen, macht ein neuer Lauf ihn auch in Deskwoot intern, selbst wenn dein Team ihn in eine andere Kategorie verschoben hat. Ist ein Artikel bei Chatwoot inzwischen nicht mehr veröffentlicht, zieht ein neuer Lauf ihn auch in Deskwoot zurück, aber nur, wenn dein Team ihn nicht bearbeitet hat. Denk daran: Konversationen, Kontakte und Notizen, die du seit dem letzten Import in Deskwoot gelöscht oder entfernt hast, kommen zurück, wenn Chatwoot sie noch hat. Das gilt auch für zusammengeführte Kontakte.

Kann ich nur einen Teil meiner Daten importieren?

Ja. Unter Was importiert wird ist standardmäßig alles an, und du kannst Konversationen, Kontakte, Wissensdatenbank (das Help Center) und Textvorlagen ausschalten. Wählst du unter Nur Konversationen, die ab diesem Tag erstellt wurden einen Tag, kommen nur Konversationen, die an diesem Tag oder später erstellt wurden. Teams, Agenten, Labels, benutzerdefinierte Attribute, Automatisierungsregeln und gespeicherte Filter kommen immer mit. Lässt du die Kontakte weg, bringt jede importierte Konversation trotzdem ihren eigenen Kontakt mit. Der Importverlauf zeigt bei jedem Import, was nicht ausgewählt war, und das Startdatum. Willst du den Rest später holen, starte einen Import, bei dem alles ausgewählt ist: Er überspringt, was schon in Deskwoot ist, und holt, was gefehlt hat.

Kann ich zwei Chatwoot-Konten in einen Workspace importieren?

Ja, nacheinander. Deskwoot merkt sich, von welchem Chatwoot-Server und Konto jede Konversation kommt. Konversation 57 des einen Kontos vermischt sich also nie mit Konversation 57 des anderen.

Speichert Deskwoot meinen Access Token?

Nur solange der Import läuft, verschlüsselt, damit er nach einem Neustart weitermachen kann. Wenn der Import endet, wird er gelöscht.

Einige Dateien fehlen. Warum?

Öffne den Importverlauf. Endete der Import mit Teilweise importiert, ließen sich einige Dateien noch nicht holen: Starte den Import erneut, um sie zu kopieren. Dateien unter Dateien, die nicht importiert werden konnten fehlen endgültig, jeweils mit dem Grund, zum Beispiel zu groß oder bei Chatwoot nicht mehr verfügbar. Eine Datei, die Chatwoot in 3 Läufen nicht geliefert hat, steht dort auch.

Wie mache ich einen Import rückgängig?

Klick im Importverlauf auf das Papierkorbsymbol neben dem Import. Das löscht die Konversationen und Kontakte, die er angelegt hat, zusammen mit den Dateien, die er für sie kopiert hat. Eine Konversation, in der seitdem jemand geschrieben hat, bleibt mit diesen neuen Nachrichten erhalten, ohne die importierten, und ein Kontakt, der noch eine Konversation hat, bleibt auch. Teams, Agenten, Textvorlagen, Labels, Hilfecenter-Artikel und andere Einstellungen bleiben. Das Löschen läuft nach einem Neustart weiter, und sobald es fertig ist, kannst du einen neuen Import starten. Solange ein anderer Import läuft, lässt sich ein Import nicht löschen. Hast du mehrmals aus Chatwoot importiert, lösche die Importe vom neuesten zum ältesten: Solange es einen neueren Import aus Chatwoot gibt, bittet Deskwoot dich, zuerst diesen zu löschen.