Importar desde Chatwoot

Qué se importa

• Conversaciones de todos los estados (abiertas, pendientes, resueltas y pospuestas) con sus fechas originales, cada mensaje, las notas privadas, los archivos adjuntos, las etiquetas, el responsable, el equipo y la prioridad.
• Contactos con sus datos, atributos personalizados y notas.
• Equipos con sus miembros, etiquetas, respuestas predefinidas y definiciones de atributos personalizados. Si en Deskwoot ya existe una respuesta predefinida con el mismo código corto, la importada se omite, y el Historial de importaciones muestra cuántas se omitieron.
• Los agentes se emparejan con los miembros de tu equipo por su correo (ver más abajo).
• Reglas de automatización con sus condiciones y acciones. Llegan desactivadas, sin importar cómo estaban en Chatwoot, para que ninguna regla escriba a tus clientes antes de que la revises. Los filtros guardados también se importan.
• Centro de ayuda: cada portal con sus categorías, subcategorías y artículos. Los artículos publicados, en borrador y archivados conservan su estado.

Archivos e imágenes

La importación copia a Deskwoot cada archivo que Chatwoot aloja: los archivos adjuntos de los mensajes, las imágenes y los enlaces a archivos dentro de los mensajes, de los artículos del centro de ayuda, de las respuestas predefinidas y de las reglas de automatización, y las fotos de perfil de tus contactos. Nada se queda como un enlace a Chatwoot, así que tus archivos siguen funcionando cuando dejes Chatwoot. Si tu espacio de trabajo contrató el Análisis antivirus, cada archivo se analiza antes de guardarse.

• Si un archivo no se puede copiar en este momento (Chatwoot no responde ni después de varios intentos, o no se puede llegar al antivirus o al almacenamiento de Deskwoot), la importación termina con Importado en parte. Vuelve a iniciar la importación para copiarlo. Cuando no llegan 3 archivos seguidos del mismo servidor, la ejecución se salta los archivos de ese servidor durante 2 minutos y luego vuelve a intentar con uno de ellos. Si ese archivo llega, la ejecución sigue con los archivos del servidor. Si no, espera otros 2 minutos. Así, un servidor que no responde no puede frenar toda la importación, y la siguiente ejecución vuelve a intentar con los archivos que se saltaron.
• Un archivo que ninguna ejecución puede copiar se omite, y la importación termina igual. Esto incluye un archivo al que no se pudo llegar en 3 ejecuciones, para que un servidor que nunca responde no mantenga tu importación en Importado en parte. Solo cuentan las ejecuciones en las que no se pudo llegar al archivo, no las ejecuciones en las que el antivirus o el almacenamiento no funcionaban. La cuenta vuelve a empezar cuando la última de esas ejecuciones fue hace más de 7 días, y eliminar cualquier importación de tu espacio de trabajo la borra. El Historial de importaciones muestra estos archivos en Archivos que no se pudieron importar con el motivo, por ejemplo demasiado grande (más de 25 MB, fotos de perfil de más de 2 MB), un tipo de archivo no permitido, rechazado por el análisis antivirus o ya no disponible en Chatwoot.
• Las imágenes que un mensaje o un artículo carga desde otro sitio web, como el tuyo, se quedan como están.

Lo que queda como interno

Un portal archivado está fuera de línea en Chatwoot, así que también queda fuera de línea en Deskwoot: llega sin publicar y todas sus categorías son internas. Sus artículos sin categoría van a una categoría interna con el nombre del portal y “articles (internal)” al final. Las categorías internas y sus artículos solo los ve tu equipo en el panel. Nunca aparecen en el centro de ayuda público, en el mapa del sitio, en el widget del chat ni para Fynn, el bot de IA.

Antes de empezar

1. Copia el token de acceso de un administrador de Chatwoot desde la configuración del perfil. El token de un agente solo lee las conversaciones de sus propias bandejas de entrada, así que la importación se detiene si usas uno.
2. Anota el ID de tu cuenta: el número que va después de /accounts/ en la dirección de tu Chatwoot.
3. Primero crea en Deskwoot las bandejas de entrada que necesites. Una conversación importada va directo a una bandeja de entrada de Deskwoot del mismo canal cuando existe. Las conversaciones de una bandeja de entrada de Twilio en Chatwoot son la excepción: llegan sin bandeja de entrada y tú eliges una.
4. Invita a los miembros de tu equipo a Deskwoot con el mismo correo que usan en Chatwoot. También puedes hacerlo más tarde.

Cómo importar

1. En Deskwoot, ve a Configuración > Importación y migración. Solo los administradores pueden importar.
2. Elige Chatwoot.
3. Escribe la URL de Chatwoot. Deja https://app.chatwoot.com, salvo que tengas Chatwoot en tu propio servidor; en ese caso, escribe su dirección pública. Debe empezar con https://, para que tu token de acceso nunca se envíe sin cifrar.
4. Escribe el Token de acceso y el ID de cuenta.
5. En Qué importar, elige lo que se importa. Todo está activado por defecto. Para importar solo las conversaciones más recientes, elige un día en Solo conversaciones creadas a partir del.
6. Haz clic en Iniciar importación.

Mientras se ejecuta la importación

• La importación se ejecuta en segundo plano, así que puedes cerrar la página. La página de importación muestra el paso en el que va y cuántos registros están listos. Después de medir unos minutos, también muestra la velocidad.
• Las actualizaciones de Deskwoot y los reinicios del servidor no la detienen. Sigue desde donde se quedó. Si una ejecución falla o se atasca 3 veces seguidas sin avanzar, la importación se detiene y te lo indica. Vuelve a iniciarla para continuar.
• Solo se ejecuta una importación a la vez por espacio de trabajo. Inicia la siguiente cuando termine la actual.
• Para detener una importación, haz clic en Cancelar importación en la página de importación y confirma con Cancelar y eliminar. La importación se detiene y se elimina lo que importó hasta ese momento. Una conversación en la que alguien escribió desde entonces conserva esos mensajes nuevos.
• Si Chatwoot deja de responder o rechaza una lista, la importación conserva lo que ya leyó, termina los demás pasos y acaba con Importado en parte y los pasos que se detuvieron antes de tiempo. Vuelve a iniciar la importación para continuar.

Las conversaciones y respuestas de tus agentes

Una conversación asignada a un agente de Chatwoot va al miembro de tu equipo con el mismo correo, y sus respuestas lo muestran como remitente. Si esa persona todavía no tiene cuenta en Deskwoot, la conversación llega sin asignar y sus respuestas muestran su nombre con (importado).

Cuando más tarde se una a tu espacio de trabajo con el mismo correo, Deskwoot le entrega su trabajo automáticamente: sus conversaciones importadas sin asignar se le asignan y pasa a ser el remitente de sus respuestas. Por las conversaciones abiertas, pendientes y pospuestas recibe una sola notificación para todas. Las resueltas se le asignan sin aviso. Ningún estado cambia y tus clientes no ven nada. Una conversación que alguien en Deskwoot ya tuvo a su cargo se queda como está.

Las conversaciones importadas se quedan en silencio

Las conversaciones importadas son historial, así que se quedan en silencio hasta que el cliente vuelve a escribir o alguien de tu equipo responde en Deskwoot. Hasta entonces, Deskwoot no le envía nada al cliente desde ellas (ni mensaje de despedida ni encuesta de satisfacción), no pone en marcha ningún reloj de SLA y no las resuelve automáticamente. Las conversaciones importadas nunca cuentan para el límite mensual de conversaciones de tu plan y nunca quedan bloqueadas por él, tampoco después de que el cliente vuelva a escribir. Resolver o reabrir una a mano no dispara ningún webhook ni ninguna regla de automatización. Desde el primer mensaje nuevo, la conversación funciona como cualquier otra, salvo que Fynn, el bot de IA, nunca responde en una conversación importada.

Después de la importación

• Una conversación sin una bandeja de entrada que coincida muestra Esta conversación no tiene bandeja de entrada. Elige ahí una bandeja de entrada antes de responder.
• Las reglas de automatización importadas llegan desactivadas. Revísalas y luego activa las que quieras. El Historial de importaciones te lleva a ellas con Revisarlas y activarlas. Los agentes y equipos se emparejan con los tuyos en Deskwoot, y una condición o acción que no se puede emparejar se omite.

Preguntas frecuentes

La importación se detuvo con un mensaje sobre Chatwoot. ¿Qué hago?

Deskwoot solo se conecta a una dirección pública que empiece con https://, para que tu token de acceso nunca se envíe sin cifrar. Si Chatwoot respondió con una redirección, escribe la dirección a la que redirige (por ejemplo, con https). Si Chatwoot rechazó el token de acceso, revisa el token. Si el token no es de un administrador, usa el token de acceso de un administrador de la cuenta de Chatwoot, porque Chatwoot solo le muestra a un agente las conversaciones de sus propias bandejas de entrada. Luego vuelve a iniciar la importación. Si no se pudo llegar a Chatwoot, simplemente vuelve a iniciar la importación: sigue desde donde se quedó.

¿También se importan las conversaciones resueltas?

Sí. La importación lee las conversaciones de todos los estados, no solo las abiertas, y conserva la fecha en que empezó cada una.

¿La importación cambia algo en Chatwoot?

No. Solo lee de Chatwoot.

¿Puedo volver a iniciar la importación?

Sí, no hay ningún riesgo. Una nueva ejecución encuentra lo que ya está en Deskwoot y se lo salta, así que las conversaciones, los contactos, las reglas y los filtros no se duplican. Termina las conversaciones que solo se importaron en parte y trae lo nuevo. Los artículos del centro de ayuda que tu equipo editó en Deskwoot conservan su texto nuevo, y una nueva ejecución nunca publica un artículo que despublicaste o hiciste interno. Si desde entonces Chatwoot ocultó un artículo, una nueva ejecución también lo hace interno en Deskwoot, aunque tu equipo lo haya movido a otra categoría. Si desde entonces Chatwoot despublicó un artículo, una nueva ejecución también lo despublica en Deskwoot, pero solo si tu equipo no lo editó. Ten en cuenta que las conversaciones, los contactos y las notas que eliminaste o borraste en Deskwoot desde la última importación vuelven si Chatwoot todavía los tiene, y lo mismo pasa con los contactos que combinaste.

¿Puedo importar solo una parte de mis datos?

Sí. En Qué importar, todo está activado por defecto, y puedes desactivar Conversaciones, Contactos, Base de conocimiento (el centro de ayuda) y Respuestas predefinidas. Si eliges un día en Solo conversaciones creadas a partir del, solo se importan las conversaciones creadas ese día o después. Los equipos, los agentes, las etiquetas, los atributos personalizados, las reglas de automatización y los filtros guardados siempre se importan. Si dejas fuera los contactos, cada conversación importada igual trae su propio contacto. El Historial de importaciones muestra debajo de cada importación lo que no se seleccionó y la fecha de inicio. Para traer el resto más tarde, inicia una importación con todo seleccionado: se salta lo que ya está en Deskwoot y trae lo que quedó fuera.

Mis contactos ya están en Deskwoot. ¿La importación los usa?

Sí. Antes de agregar un contacto, la importación busca a esa persona en Deskwoot: primero por el ID de Chatwoot y luego por la dirección de correo, esté escrita en mayúsculas o en minúsculas. Sus conversaciones van entonces al contacto que ya tienes, y su nombre, datos, atributos personalizados y notas se quedan como están. Para emparejar por ID, dale a cada contacto su ID de Chatwoot cuando lo agregues o lo actualices con la API, en el campo externalId: chatwoot:, el nombre de tu servidor de Chatwoot en minúsculas sin https:// ni puerto, una barra, el ID de tu cuenta, dos puntos y el ID del contacto en Chatwoot, por ejemplo chatwoot:app.chatwoot.com/7:4711 para el contacto 4711 de la cuenta 7 en app.chatwoot.com. Si todos tus contactos ya están en Deskwoot, puedes desactivar Contactos: cada conversación igual va a su contacto, y uno que Deskwoot todavía no tiene llega con la conversación.

¿Puedo importar dos cuentas de Chatwoot en un mismo espacio de trabajo?

Sí, una después de la otra. Deskwoot recuerda de qué servidor y de qué cuenta de Chatwoot vino cada conversación, así que la conversación 57 de una cuenta nunca se mezcla con la conversación 57 de la otra.

¿Deskwoot guarda mi token de acceso?

Solo mientras se ejecuta la importación, guardado y cifrado, para poder continuar después de un reinicio. Se elimina cuando termina la importación.

Faltan algunos archivos. ¿Por qué?

Abre el Historial de importaciones. Si la importación terminó con Importado en parte, algunos archivos todavía no se pudieron traer: vuelve a iniciar la importación para copiarlos. Los archivos que aparecen en Archivos que no se pudieron importar quedan fuera para siempre, cada uno con su motivo, por ejemplo demasiado grande o ya no disponible en Chatwoot. Un archivo que Chatwoot no entregó en 3 ejecuciones también aparece ahí.

¿Cómo deshago una importación?

En el Historial de importaciones, haz clic en el ícono de la papelera junto a la importación. Esto elimina las conversaciones y los contactos que creó, junto con los archivos que copió para ellos. Una conversación en la que alguien escribió desde entonces se queda con esos mensajes nuevos, sin los importados, y un contacto que todavía tiene una conversación también se queda. Los equipos, los agentes, las respuestas predefinidas, las etiquetas, los artículos del centro de ayuda y las demás configuraciones se quedan. La eliminación continúa después de un reinicio, y puedes iniciar una nueva importación cuando termine. Mientras se ejecuta otra importación, no se puede eliminar una importación. Si importaste desde Chatwoot más de una vez, elimina las importaciones de la más reciente a la más antigua: mientras exista una importación de Chatwoot más reciente, Deskwoot te pide que elimines esa primero.