Importando do Chatwoot

O que vem junto

• Conversas de todos os status (abertas, pendentes, resolvidas e adiadas) com as datas originais, todas as mensagens, notas privadas, anexos, etiquetas, responsável, time e prioridade.
• Contatos com seus dados, atributos customizados e notas.
• Times com seus membros, etiquetas, respostas prontas e as definições de atributos customizados. Se já existe no Deskwoot uma resposta pronta com o mesmo atalho, a importada fica de fora, e o Histórico de importações mostra quantas ficaram de fora.
• Agentes são associados aos membros da sua equipe pelo e-mail (veja abaixo).
• Regras de automação com condições e ações. Elas chegam desligadas, seja como for no Chatwoot, para que nenhuma regra escreva para os seus clientes antes de você revisá-la. Filtros salvos também vêm.
• Central de ajuda: cada portal com suas categorias, subcategorias e artigos. Artigos publicados, rascunhos e artigos arquivados mantêm o status.

Arquivos e imagens

A importação copia para o Deskwoot todos os arquivos que estão no Chatwoot: anexos das mensagens, imagens e links de arquivos dentro das mensagens, dos artigos da central de ajuda, das respostas prontas e das regras de automação, e as fotos de perfil dos seus contatos. Nada fica como link para o Chatwoot, então os seus arquivos continuam funcionando depois que você sair do Chatwoot. Se o seu workspace contratou a Verificação de vírus, cada arquivo é verificado antes de ser salvo.

• Se um arquivo não puder ser copiado agora (o Chatwoot não responde nem depois de várias tentativas, ou o verificador de vírus ou o armazenamento do Deskwoot não está acessível), a importação termina com Importada em parte. Inicie a importação novamente para copiá-lo. Quando 3 arquivos seguidos do mesmo servidor não chegam, a execução pula os arquivos desse servidor por 2 minutos e depois tenta um deles de novo. Se ele chegar, a execução continua com os arquivos do servidor. Se não, ela espera mais 2 minutos. Assim, um servidor que não responde não segura a importação inteira, e a próxima execução tenta de novo os arquivos pulados.
• Um arquivo que nenhuma execução consegue copiar fica de fora, e a importação termina mesmo assim. Isso vale também para um arquivo que não pôde ser acessado em 3 execuções, para que um servidor que nunca responde não deixe a sua importação para sempre em Importada em parte. Só contam as execuções em que o arquivo não pôde ser acessado, não as execuções em que o verificador de vírus ou o armazenamento estava fora do ar. A contagem recomeça quando a última dessas execuções foi há mais de 7 dias, e excluir qualquer importação do seu workspace zera a contagem. O Histórico de importações lista esses arquivos em Arquivos que não puderam ser importados com o motivo, por exemplo grande demais (mais de 25 MB, fotos de perfil com mais de 2 MB), um tipo de arquivo não permitido, recusado pela verificação de vírus ou não está mais disponível no Chatwoot.
• Imagens que uma mensagem ou um artigo carrega de outro site, como o seu, continuam como estão.

O que fica interno

Um portal arquivado está fora do ar no Chatwoot, então continua fora do ar no Deskwoot: ele chega despublicado e todas as categorias dele são internas. Os artigos dele sem categoria vão para uma categoria interna com o nome do portal e "articles (internal)" no fim. Categorias internas e seus artigos só aparecem para a sua equipe no painel. Eles nunca aparecem na central de ajuda pública, no sitemap, no widget de chat nem para o Fynn, o bot de IA.

Antes de começar

1. Copie o token de acesso de um administrador do Chatwoot nas configurações do perfil. O token de um agente lê só as conversas das próprias caixas de entrada, então a importação para com ele.
2. Anote o ID da sua conta: o número depois de /accounts/ no endereço do seu Chatwoot.
3. Crie antes as caixas de entrada de que você precisa no Deskwoot. Uma conversa importada vai direto para uma caixa de entrada do Deskwoot do mesmo canal, se existir uma. A exceção são as conversas de uma caixa de entrada do Twilio no Chatwoot: elas chegam sem caixa de entrada, e você escolhe uma.
4. Convide os membros da sua equipe para o Deskwoot com o mesmo e-mail que eles usam no Chatwoot. Você também pode fazer isso depois.

Como importar

1. No Deskwoot, vá em Configurações > Importação e migração. Só admins podem importar.
2. Escolha Chatwoot.
3. Informe a URL do Chatwoot. Mantenha https://app.chatwoot.com, a não ser que você rode o Chatwoot no seu próprio servidor; nesse caso, informe o endereço público dele. Ele precisa começar com https://, para que o seu token de acesso nunca seja enviado sem criptografia.
4. Informe o Token de acesso e o ID da conta.
5. Em O que importar, escolha o que deve vir. Por padrão, tudo vem marcado. Para importar só conversas mais recentes, escolha um dia em Somente conversas criadas a partir de.
6. Clique em Iniciar importação.

Enquanto a importação roda

• A importação roda em segundo plano, então você pode fechar a página. A página de importação mostra em que etapa ela está e quantos registros já foram processados. Depois de alguns minutos medindo, ela também mostra a velocidade.
• Atualizações do Deskwoot e reinicializações do servidor não a interrompem. Ela continua de onde parou. Se uma execução cair ou travar 3 vezes seguidas sem avançar, a importação para e avisa. Inicie a importação novamente para continuar.
• Só uma importação roda por workspace de cada vez. Inicie a próxima quando a atual terminar.
• Para parar uma importação, clique em Cancelar importação na página de importação e confirme com Cancelar e excluir. A importação para, e o que ela importou até agora é excluído. Uma conversa em que alguém escreveu desde então mantém essas mensagens novas.
• Se o Chatwoot parar de responder ou recusar uma lista, a importação mantém o que já leu, conclui as outras etapas e termina com Importada em parte e as etapas que pararam antes do fim. Inicie a importação novamente para continuar.

Conversas e respostas dos seus agentes

Uma conversa atribuída a um agente do Chatwoot vai para o membro da equipe com o mesmo e-mail, e as respostas dele aparecem com ele como remetente. Se essa pessoa ainda não tem conta no Deskwoot, a conversa chega sem atribuição e as respostas dela mostram o nome com (importado).

Quando ela entrar no seu workspace depois, com o mesmo e-mail, o Deskwoot passa o trabalho para ela automaticamente: as conversas importadas sem atribuição são atribuídas a ela, e ela vira a remetente das próprias respostas. Conversas abertas, pendentes e adiadas chegam com uma única notificação para todas. As resolvidas são atribuídas sem aviso. Nenhum status muda, e os seus clientes não percebem nada. Uma conversa que alguém no Deskwoot já teve continua como está.

Conversas importadas ficam em silêncio

Conversas importadas são histórico, por isso ficam em silêncio até o cliente escrever de novo ou alguém da sua equipe responder no Deskwoot. Até lá, o Deskwoot não envia nada ao cliente a partir delas (nem mensagem de despedida, nem pesquisa de satisfação), não inicia nenhum relógio de SLA e não as resolve automaticamente. Conversas importadas nunca contam no limite mensal de conversas do seu plano e nunca são bloqueadas por ele, nem depois que o cliente escreve de novo. Resolver ou reabrir uma delas manualmente não dispara nenhum webhook nem regra de automação. A partir da primeira mensagem nova, a conversa funciona como qualquer outra, só que o Fynn, o bot de IA, nunca responde em uma conversa importada.

Depois da importação

• Uma conversa sem caixa de entrada correspondente mostra Esta conversa não tem caixa de entrada. Escolha ali uma caixa de entrada antes de responder.
• As regras de automação importadas chegam desligadas. Revise as regras e ligue as que você quiser. O Histórico de importações leva até elas com Revisar e ativar. Agentes e times são associados aos seus no Deskwoot, e uma condição ou ação que não pode ser associada fica de fora.

Perguntas frequentes

A importação parou com uma mensagem sobre o Chatwoot. E agora?

O Deskwoot só se conecta a um endereço público que começa com https://, para que o seu token de acesso nunca seja enviado sem criptografia. Se o Chatwoot respondeu com um redirecionamento, informe o endereço para onde ele redireciona (por exemplo com https). Se o Chatwoot recusou o token de acesso, confira o token. Se o token não é de um administrador, use o token de acesso de um administrador da conta do Chatwoot, porque o Chatwoot mostra a um agente só as conversas das próprias caixas de entrada. Depois, inicie a importação novamente. Se não foi possível acessar o Chatwoot, basta iniciar a importação novamente: ela continua de onde parou.

As conversas resolvidas também são importadas?

Sim. A importação lê conversas de todos os status, não só as abertas, e mantém a data em que cada uma começou.

A importação muda alguma coisa no Chatwoot?

Não. Ela só lê do Chatwoot.

Posso iniciar a importação de novo?

Sim, com segurança. Uma nova execução encontra o que já está no Deskwoot e pula, então conversas, contatos, regras e filtros não são duplicados. Ela completa as conversas que foram importadas só em parte e traz o que é novo. Artigos da central de ajuda que a sua equipe editou no Deskwoot mantêm o texto novo, e uma nova execução nunca publica um artigo que você despublicou ou tornou interno. Se o Chatwoot ocultou um artigo desde então, uma nova execução também o deixa interno no Deskwoot, mesmo que a sua equipe o tenha movido para outra categoria. Se um artigo deixou de ser publicado no Chatwoot, uma nova execução também o despublica no Deskwoot, mas só se a sua equipe não o editou. Lembre-se: conversas, contatos e notas que você excluiu ou apagou no Deskwoot desde a última importação voltam se o Chatwoot ainda os tiver. O mesmo vale para contatos que você mesclou.

Posso importar só uma parte dos meus dados?

Sim. Em O que importar, tudo vem marcado por padrão, e você pode desmarcar Conversas, Contatos, Base de conhecimento (a central de ajuda) e Respostas prontas. Com um dia em Somente conversas criadas a partir de, só vêm as conversas criadas nesse dia ou depois. Times, agentes, etiquetas, atributos customizados, regras de automação e filtros salvos sempre vêm. Se você deixar os contatos de fora, cada conversa importada ainda traz o próprio contato. O Histórico de importações mostra em cada importação o que não foi selecionado e a data de início. Para trazer o resto depois, inicie uma importação com tudo selecionado: ela pula o que já está no Deskwoot e traz o que ficou de fora.

Posso importar duas contas do Chatwoot para um workspace?

Sim, uma depois da outra. O Deskwoot guarda de qual servidor e conta do Chatwoot veio cada conversa, então a conversa 57 de uma conta nunca se mistura com a conversa 57 da outra.

O Deskwoot guarda o meu token de acesso?

Só enquanto a importação roda, criptografado, para que ela possa continuar depois de uma reinicialização. O token é apagado quando a importação termina.

Alguns arquivos estão faltando. Por quê?

Abra o Histórico de importações. Se a importação terminou com Importada em parte, alguns arquivos ainda não puderam ser buscados: inicie a importação novamente para copiá-los. Os arquivos listados em Arquivos que não puderam ser importados ficaram de fora de vez, cada um com o motivo, por exemplo grande demais ou não está mais disponível no Chatwoot. Um arquivo que o Chatwoot não entregou em 3 execuções também aparece lá.

Como desfaço uma importação?

No Histórico de importações, clique no ícone de lixeira ao lado da importação. Isso apaga as conversas e os contatos que ela criou, junto com os arquivos que ela copiou para eles. Uma conversa em que alguém escreveu desde então continua com essas mensagens novas, sem as importadas, e um contato que ainda tem uma conversa também continua. Times, agentes, respostas prontas, etiquetas, artigos da central de ajuda e outras configurações continuam. A exclusão continua depois de uma reinicialização, e você pode iniciar uma nova importação quando ela terminar. Enquanto outra importação estiver em andamento, não é possível excluir uma importação. Se você importou do Chatwoot mais de uma vez, exclua as importações da mais recente para a mais antiga: enquanto existir uma importação mais recente do Chatwoot, o Deskwoot pede que você exclua essa primeiro.