Importar desde Crisp

Qué se importa

• Conversaciones de todas tus bandejas de entrada de Crisp, con cada mensaje, los archivos adjuntos, el responsable y los segmentos como etiquetas. Los datos que tu sitio web guardó en una conversación pasan a ser atributos personalizados de la conversación. Las no resueltas quedan como Abierta, las pendientes siguen como Pendiente y las resueltas siguen como Resuelta.
• Contactos (personas) con sus datos, su foto de perfil y sus segmentos. Sus eventos de Crisp y las notas que tus operadores guardan sobre ellos pasan a ser notas del contacto, y los datos que tu sitio web guardó sobre ellos pasan a ser atributos personalizados.
• Operadores: se emparejan con tus compañeros de equipo por su correo (ver más abajo).
• Base de conocimiento en todos los idiomas, con sus categorías y secciones, en un nuevo centro de ayuda llamado “Crisp Help Center (Imported)”. Los artículos publicados siguen publicados, y los demás llegan como borradores.

Archivos e imágenes

La importación copia a Deskwoot todos los archivos que Crisp aloja: archivos, animaciones y audios enviados en las conversaciones, imágenes y enlaces a archivos dentro de los mensajes y de los artículos de la base de conocimiento, y las fotos de perfil de tus contactos. Nada queda como enlace a Crisp, así que tus archivos siguen funcionando cuando dejes Crisp. Si tu espacio de trabajo tiene contratado el Análisis antivirus, cada archivo se analiza antes de guardarse.

• Si un archivo no se puede copiar en este momento (Crisp no responde ni después de varios intentos, o no se puede llegar al antivirus o al almacenamiento de Deskwoot), la importación termina con Importado en parte. Vuelve a iniciar la importación para copiarlo. Cuando no llegan 3 archivos seguidos del mismo servidor, la importación salta los archivos de ese servidor durante 2 minutos y luego vuelve a probar con uno de ellos. Si ese archivo llega, sigue con los archivos del servidor. Si no, espera otros 2 minutos. Así, un servidor que no responde no puede frenar toda la importación, y la siguiente vez se vuelven a intentar los archivos saltados.
• Un archivo que ninguna importación logra copiar se deja fuera, y la importación termina igual. Esto incluye un archivo al que no se pudo llegar en 3 importaciones, para que un servidor que nunca responde no mantenga tu importación en Importado en parte. Solo cuentan las importaciones en las que no se pudo llegar al archivo, no las que fallaron porque el antivirus o el almacenamiento no funcionaban. La cuenta vuelve a cero cuando la última de esas importaciones fue hace más de 7 días, y eliminar cualquier importación de tu espacio de trabajo la borra. El Historial de importaciones muestra estos archivos en Archivos que no se pudieron importar con el motivo, por ejemplo: demasiado grande (más de 25 MB, o más de 2 MB en las fotos de perfil), un tipo de archivo no permitido, rechazado por el análisis antivirus o ya no disponible en Crisp.
• Las imágenes que un mensaje o un artículo carga desde otro sitio web, como el tuyo, se quedan como están.

Qué queda como interno

• Una carpeta oculta en Crisp pasa a ser una categoría interna, junto con todo lo que tiene dentro.
• Un artículo oculto dentro de una carpeta visible va a una categoría interna junto a esa carpeta, con el nombre de la carpeta y “(internal)” al final.

Las categorías internas y sus artículos solo los ve tu equipo en el panel. Nunca aparecen en el centro de ayuda público, en el mapa del sitio, en el widget de chat ni para Fynn, el bot de IA.

Antes de empezar

1. En Crisp, abre Settings > Workspace Settings > Advanced Configuration > API Token.
2. Haz clic en Generate (o en Reveal si ya existe un token). Obtienes un Identifier y una Key. Cuida la clave como si fuera una contraseña.
3. Copia tu Website ID: el ID largo que aparece en tu dirección de Crisp, app.crisp.chat/website/this-part/...
4. Invita a tus compañeros de equipo a Deskwoot con el mismo correo que usan en Crisp. También puedes hacerlo más tarde.

Cómo importar

1. En Deskwoot, ve a Configuración > Importación y migración. Solo los administradores pueden importar.
2. Elige Crisp.
3. Escribe el Website ID, el Identificador del token y la Clave del token.
4. En Qué importar, elige lo que quieres traer. Todo está activado de forma predeterminada. Para importar solo las conversaciones más recientes, elige un día en Solo conversaciones creadas a partir del.
5. Haz clic en Iniciar importación.

Mientras se hace la importación

• La importación se hace en segundo plano, así que puedes cerrar la página. La página de importación muestra en qué paso va y cuántos registros están listos. Después de unos minutos de medición, también muestra la velocidad.
• Las actualizaciones de Deskwoot y los reinicios del servidor no la detienen. Sigue donde se quedó. Si una ejecución falla o se traba 3 veces seguidas sin avanzar, la importación se detiene y te lo indica. Vuelve a iniciarla para continuar.
• Solo puede haber una importación a la vez por espacio de trabajo. Inicia la siguiente cuando termine la actual.
• Para detener una importación, haz clic en Cancelar importación en la página de importación y confirma con Cancelar y eliminar. La importación se detiene y se elimina lo que había importado hasta ese momento. Una conversación en la que alguien escribió desde entonces conserva esos mensajes nuevos.
• Si Crisp deja de responder o rechaza una lista, la importación conserva lo que ya leyó, termina los demás pasos y acaba con Importado en parte y los pasos que se detuvieron antes de tiempo. Vuelve a iniciar la importación para continuar.

Las conversaciones y respuestas de tus operadores

Una conversación asignada a un operador de Crisp va al compañero de equipo con el mismo correo, y sus mensajes lo muestran como remitente. Si esa persona todavía no tiene cuenta en Deskwoot, la conversación llega sin asignar y sus mensajes muestran su nombre con (importado).

Cuando esa persona se une más tarde a tu espacio de trabajo con el mismo correo, Deskwoot le pasa su trabajo automáticamente: se le asignan sus conversaciones importadas sin asignar y pasa a ser el remitente de sus mensajes. Por las conversaciones abiertas, pendientes y pospuestas recibe una sola notificación para todas. Las resueltas se asignan sin avisar. Ningún estado cambia, y tus clientes no ven nada. Una conversación que alguien en Deskwoot ya tuvo a su cargo se queda como está.

Las conversaciones importadas no hacen ruido

Las conversaciones importadas son historial, así que no hacen ruido hasta que el cliente vuelve a escribir o alguien de tu equipo responde en Deskwoot. Hasta entonces, Deskwoot no le envía nada al cliente desde ellas (ni mensaje de despedida, ni encuesta de satisfacción), no inicia ningún reloj de SLA y no las resuelve automáticamente. Las conversaciones importadas nunca cuentan para el límite mensual de conversaciones de tu plan y nunca se bloquean por él, tampoco después de que el cliente vuelva a escribir. Resolver o reabrir una a mano no activa ningún webhook ni ninguna regla de automatización. Desde el primer mensaje nuevo, la conversación funciona como cualquier otra, salvo que Fynn, el bot de IA, nunca responde en una conversación importada.

Después de la importación

• Las conversaciones importadas todavía no tienen bandeja de entrada. Abre una y elige una bandeja de entrada en el aviso Esta conversación no tiene bandeja de entrada antes de responder.

Preguntas frecuentes

¿La importación cambia algo en Crisp?

No. Solo lee de Crisp, y tus clientes pueden seguir chateando en Crisp hasta que hagas el cambio. Cuando termina de leer todas las conversaciones, la importación vuelve a leer las que cambiaron mientras tanto, para que lleguen actualizadas. Lo nuevo que llegue a Crisp después de que termine la importación no estará en Deskwoot hasta que vuelvas a iniciar la importación.

¿Puedo volver a iniciar la importación?

Sí, sin riesgo. Una nueva importación encuentra lo que ya está en Deskwoot y lo salta, así que las conversaciones y los contactos no se duplican. Termina las conversaciones que solo se importaron en parte y trae lo nuevo. Los artículos del centro de ayuda que tu equipo editó en Deskwoot conservan su texto nuevo, y una nueva importación nunca publica un artículo que despublicaste o hiciste interno. Si Crisp ocultó un artículo desde entonces, una nueva importación también lo hace interno en Deskwoot, aunque tu equipo lo haya movido a otra categoría. Si Crisp despublicó un artículo desde entonces, una nueva importación también lo despublica en Deskwoot, pero solo si tu equipo no lo editó. Una nueva importación también despublica los artículos importados que Crisp ya no muestra, por ejemplo porque se eliminaron allí, aunque tu equipo los haya editado. Ten en cuenta que las conversaciones, los contactos y las notas que eliminaste o borraste en Deskwoot desde la última importación vuelven si Crisp todavía los tiene, y lo mismo pasa con los contactos que combinaste.

¿Puedo importar solo una parte de mis datos?

Sí. En Qué importar, todo está activado de forma predeterminada, y puedes desactivar Conversaciones, Contactos y Base de conocimiento. Si eliges un día en Solo conversaciones creadas a partir del, solo llegan las conversaciones creadas ese día o después. Los operadores siempre se emparejan con tus compañeros de equipo, porque las conversaciones los necesitan. Si dejas fuera los contactos, cada conversación importada trae igual su propio contacto. El Historial de importaciones muestra debajo de cada importación lo que no se eligió y la fecha de inicio. Para traer el resto más tarde, inicia una importación con todo elegido: salta lo que ya está en Deskwoot y trae lo que había quedado fuera.

Mis contactos ya están en Deskwoot. ¿La importación los usa?

Sí. Antes de agregar un contacto, la importación busca a esa persona en Deskwoot: primero por el ID de Crisp y luego por la dirección de correo, esté escrita en mayúsculas o en minúsculas. Sus conversaciones van entonces al contacto que ya tienes, y su nombre, sus datos y sus campos se quedan como están. Para emparejar por ID, dale a cada contacto su ID de Crisp cuando lo agregues o lo actualices con la API, en el campo externalId: crisp:, tu Website ID en minúsculas, dos puntos y el ID de persona (people ID) del contacto en Crisp, por ejemplo crisp:e93e073a-1f69-4cbc-8934-f9e1611e65bb:2b8d5c3e-7a41-4f0e-9c6d-51a8e0f3b7d2. Si todos tus contactos ya están en Deskwoot, puedes desactivar Contactos: cada conversación va igual a su contacto, y uno que Deskwoot todavía no tiene llega con la conversación.

Mi base de conocimiento tiene varios idiomas. ¿Se importan todos?

Sí. La importación lee todos los idiomas de tu base de conocimiento de Crisp y mantiene cada artículo en su idioma.

¿Por qué una categoría aparece como interna?

La carpeta o el artículo estaba oculto en Crisp. Deskwoot lo guarda solo para tu equipo. Para publicar una carpeta, abre su categoría en el Centro de ayuda y desactiva Categoría interna. Para publicar un solo artículo, muévelo a una categoría pública en el editor de artículos.

¿Puedo importar dos sitios web de Crisp en un solo espacio de trabajo?

Sí, uno después del otro. Deskwoot recuerda de qué sitio web vino cada conversación y cada contacto, y los mantiene separados.

¿Se importan los atajos y las valoraciones?

No. La API de Crisp no da acceso a tus atajos ni a las valoraciones de conversaciones pasadas, así que la importación no puede leerlos. Agrega los atajos que necesites en Respuestas predefinidas en Deskwoot.

¿Deskwoot guarda mi token?

Solo mientras se hace la importación, guardado de forma cifrada, para poder continuar después de un reinicio. Se borra cuando termina la importación.

Faltan algunos archivos. ¿Por qué?

Abre el Historial de importaciones. Si la importación terminó con Importado en parte, todavía no se pudieron traer algunos archivos: vuelve a iniciar la importación para copiarlos. Los archivos que aparecen en Archivos que no se pudieron importar quedan fuera para siempre, cada uno con su motivo, por ejemplo: demasiado grande o ya no disponible en Crisp. Un archivo que Crisp no entregó en 3 importaciones también aparece ahí.

¿Cómo deshago una importación?

En el Historial de importaciones, haz clic en el ícono de la papelera junto a la importación. Así se eliminan las conversaciones y los contactos que creó, junto con los archivos que copió para ellos. Una conversación en la que alguien escribió desde entonces se queda con esos mensajes nuevos, sin los importados, y un contacto que todavía tiene una conversación también se queda. Los equipos, agentes, respuestas predefinidas, etiquetas, artículos del centro de ayuda y demás configuraciones se quedan. La eliminación continúa después de un reinicio, y puedes iniciar una nueva importación cuando termine. Mientras otra importación está en curso, no se puede eliminar una importación. Si importaste desde Crisp más de una vez, elimina las importaciones de la más reciente a la más antigua: mientras exista una importación de Crisp más reciente, Deskwoot te pide que elimines esa primero.