टिकट से ग्राहक को जवाब दें

जवाब लिखें

1. टिकट खोलें। उसका जवाब बॉक्स आंतरिक टिप्पणी पर शुरू होता है।
2. उसके ठीक बगल में ग्राहक को जवाब दें पर क्लिक करें। बॉक्स के ऊपर एक पंक्ति बताती है कि जवाब कहाँ जाएगा, जैसे चैट #93 (ईमेल) में ग्राहक को जाएगा। ईमेल में To, CC और Subject फ़ील्ड और आपका सिग्नेचर वैसे ही होते हैं जैसे चैट में।
3. अपना जवाब लिखें, ज़रूरत हो तो फ़ाइलें जोड़ें, और भेजें पर क्लिक करें।

ग्राहक को जवाब दें तब दिखता है जब आपकी भूमिका के पास बातचीत प्रबंधित करें (सौंपें, हल करें, फिर से खोलें) हो और चैट अभी जवाब ले सकती हो। चैट तक खुद आपकी पहुँच होना ज़रूरी नहीं है।

भेजने के बाद टिकट में Ann ने ग्राहक को जवाब दिया जैसी एक पंक्ति दिखती है, जिसमें आपका टेक्स्ट, आपकी फ़ाइलों के नाम, चैट का नंबर और चैनल होते हैं, और उन लोगों के लिए चैट खोलें जो वह चैट खोल सकते हैं। चैट में आपका संदेश आपकी टीम के किसी भी दूसरे जवाब की तरह दिखता है, और ग्राहक को एक सामान्य जवाब दिखता है।

टिकट हल करना

जब टिकट की चैट जवाब ले सकती है, तो हल करें पूछता है कि ग्राहक को इसकी जानकारी कैसे मिले। स्थिति मेन्यू में हल चुनने पर भी यही सवाल आता है। यह तभी पूछता है जब नीचे के विकल्पों में से कम से कम दो मौजूद हों, नहीं तो टिकट तुरंत हल हो जाता है। शीर्षक के नीचे एक लाइन जुड़ी हुई चैट में ग्राहक से हुआ आखिरी संपर्क दिखाती है, चैट में सीधे लिखा गया जवाब भी, जैसे ग्राहक ने 2 घंटे पहले लिखा।

• ग्राहक को जवाब दें: जवाब बॉक्स ग्राहक को जवाब दें पर आ जाता है और उसका बटन भेजें और टिकट हल करें हो जाता है (संकरी विंडो में भेजें और हल करें)। भेजते ही टिकट हल हो जाता है।
• … को वापस सौंपें, यानी टिकट बनाने वाले व्यक्ति को (सिर्फ़ तब, जब वह कोई और हो और टिकट पहले से उसके पास न हो): टिकट ट्रांसफ़र करें उन्हें चुने हुए खुलता है। टिकट खुला रहता है और उनके पास चला जाता है, और आप वापस सूची पर आ जाते हैं। वे ग्राहक को बताते हैं।
• बिना जवाब के: सिर्फ़ टिकट हल करता है।

जो पहला विकल्प मौजूद हो, वह पहले से चुना रहता है। बिना जवाब के तब चुना रहता है जब टिकट से भेजे गए जवाब के बाद टिकट ग्राहक का इंतज़ार कर रहा हो (लंबित) और जवाब बॉक्स में कोई बिना भेजा जवाब न हो।

भेजें और इंतज़ार करें, भेजें और टिकट हल करें

भेजें के बगल वाला तीर (भेजने के और विकल्प) भेजने के दो और तरीके देता है:

• भेजें और टिकट हल करें जवाब भेजता है और टिकट हल करता है। चैट जैसी है वैसी रहती है। उसके बाद आप वापस सूची पर आ जाते हैं, और टिकट #12 हल हुआ जैसा संदेश फिर से खोलें देता है।
• भेजें और इंतज़ार करें जवाब भेजता है और टिकट को लंबित पर सेट करता है। जब ग्राहक चैट में जवाब देता है, तो टिकट वापस खुला हो जाता है, उसकी टाइमलाइन में ग्राहक ने जुड़ी हुई चैट में लिखा दिखता है, और वह अपठित होकर लौटता है: जिसके पास टिकट है उसके लिए, किसी के पास न हो तो उसकी टीम के लिए, नहीं तो टिकट बनाने वाले के लिए। टिकट बनाने वाले को भी सूचना मिलती है, जैसा उनकी सेटिंग्स > सूचनाएं में टिकट अपडेट हुआ के लिए अनुमति हो। पुश सूचना में लिखा होता है ग्राहक ने टिकट #12 पर जवाब दिया।

टिकट में भेजें और स्नूज़ करें नहीं होता। टिकट को स्नूज़ करने के लिए उसका स्थिति मेन्यू इस्तेमाल करें।

चैट का क्या होता है

• जवाब से चैट आपकी नहीं होती। किसी को असाइन नहीं किया जाता, ग्राहक को किसी के जुड़ने की पंक्ति नहीं जाती, और हल हुई चैट हल ही रहती है।
• अगर टिकट ग्राहक का इंतज़ार कर रहा है (लंबित, जैसे भेजें और इंतज़ार करें के बाद), तो ग्राहक का जवाब चैट में आता है, चैट हल ही रहती है, और सिर्फ़ टिकट जागता है। इंतज़ार करता टिकट न हो, तो जवाब चैट को हमेशा की तरह फिर से खोल देता है, देखें बातचीत का अवलोकन और स्थिति।
• कभी-कभी ग्राहक का जवाब हल हुई चैट तक नहीं पहुँच सकता: जब इनबॉक्स की फिर से खोलने की अवधि 0 दिन पर सेट हो (ईमेल को छोड़कर हर चैनल), या जब कोई लाइव चैट इनबॉक्स ग्राहकों को हल हुई बातचीत में लिखने नहीं देता। तब पंक्ति कहती है चैट हल ही रहेगी। ग्राहक का जवाब नई बातचीत शुरू करेगा।, और भेजें और इंतज़ार करें नहीं मिलता, क्योंकि इंतज़ार को कुछ भी खत्म नहीं करेगा।
• फिर भी चैट में यह आपकी टीम का जवाब गिना जाता है। यह वहाँ पहले जवाब का इंतज़ार खत्म करता है, और अगर कोई बॉट चैट का जवाब दे रहा था तो वह पीछे हट जाता है।

जब टीम का कोई साथी टिकट संभाल रहा हो

एक टिकट पर एक समय में एक ही व्यक्ति काम करता है। अगर कोई साथी टिकट संभाल रहा है और आप ग्राहक को जवाब दें पर जाते हैं, तो जवाब बॉक्स की जगह एक कार्ड दिखता है: Ann इस टिकट को संभाल रहे हैं। कार्ड पर संभालें टिकट को आपका बना देता है, अगर आपकी भूमिका के पास साथियों का काम दोबारा सौंपें और संभालें हो। आपका जवाब ड्राफ्ट सेव रहता है और टिकट आपका होते ही दिखता है। आंतरिक टिप्पणियाँ इससे नहीं रुकतीं: साथी के पास टिकट होने पर भी आप टिप्पणी लिख सकते हैं।

अगर टिकट किसी के पास नहीं है, तो आपका जवाब उसे आपका बना देता है। तब उसके इतिहास टैब में जवाब देकर लिया गया दिखता है।

जब जवाब नहीं जा सकता

• 24 घंटे बाद WhatsApp: WhatsApp फ़्री टेक्स्ट केवल ग्राहक के आखिरी संदेश के 24 घंटे के भीतर पहुँचाता है। उसके बाद जवाब बॉक्स में 24 घंटे की विंडो बंद है दिखता है। WhatsApp Cloud API इनबॉक्स में आप उसकी जगह कोई स्वीकृत टेम्पलेट भेज सकते हैं, बिल्कुल चैट की तरह। तब टिकट हल करें में ग्राहक को जवाब दें चुनने पर टेम्पलेट तुरंत खुलता है, और उसे भेजते ही टिकट हल हो जाता है। देखें WhatsApp Business सेट अप करना।
• सिर्फ़ आंतरिक टिप्पणी मिलती है: चैट जवाब नहीं ले सकती। ऐसा तब होता है जब चैट हटा दी गई हो या स्पैम में हो, जब ग्राहक ब्लॉक हो, जब चैट इस महीने आपके प्लान की बातचीत सीमा से ऊपर हो या प्लान की इतिहास अवधि से बाहर हो, या जब चैट का कोई इनबॉक्स न हो।
• ट्रैकर: इसका अपना कोई ग्राहक नहीं होता। इसकी जगह जुड़े ग्राहकों को अपडेट करें इस्तेमाल करें, देखें सभी प्रभावित ग्राहकों को एक साथ अपडेट करें।
• डिलीवरी नहीं हुई: टिकट की पंक्ति में कारण के साथ डिलीवरी नहीं हो पाई। लिखा होता है। अगर टेक्स्ट पहुँच गया पर कुछ फ़ाइलें नहीं, तो उसमें छूटी हुई फ़ाइलें चैट से फिर से भेजी जा सकती हैं। भी जुड़ता है। देखें जब जवाब डिलीवर न हो।

टिकट Enterprise प्लान का हिस्सा हैं। अगर आपका workspace Enterprise छोड़ देता है, तो आपके मौजूदा टिकट ग्राहक को जवाब भेजते रहते हैं। सिर्फ़ नए टिकट बनना रुकता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या ग्राहक देखता है कि जवाब टिकट से आया है?

नहीं। उसे उसी चैट में, उसी चैनल पर एक सामान्य जवाब मिलता है जहाँ उसने लिखा था। ईमेल उसी थ्रेड में जाता है।

क्या जवाब देने के लिए मुझे चैट तक पहुँच चाहिए?

नहीं। जो टिकट बदल सकता है, वह उससे जवाब भी दे सकता है। चैट के अपने पहुँच नियम वैसे ही रहते हैं, इसलिए चैट खोलें सिर्फ़ उन लोगों को दिखता है जो उसे खोल सकते हैं।

मेरे टिकट में ग्राहक को जवाब दें क्यों नहीं है?

या तो आपकी भूमिका के पास बातचीत प्रबंधित करें (सौंपें, हल करें, फिर से खोलें) नहीं है, या चैट जवाब नहीं ले सकती: वह हटा दी गई है, स्पैम में है, ग्राहक ब्लॉक है, आपके प्लान ने चैट लॉक कर रखी है, या उसका कोई इनबॉक्स नहीं है। ट्रैकर में यह कभी नहीं होता।

भेजें और इंतज़ार करें क्यों नहीं दिख रहा?

चैट हल है और ग्राहक का जवाब एक नई बातचीत शुरू करेगा, जिसके बारे में टिकट को कभी पता नहीं चलेगा। ऐसा तब होता है जब इनबॉक्स की फिर से खोलने की अवधि 0 दिन हो, या जब कोई लाइव चैट इनबॉक्स हल हुई बातचीत में संदेश नहीं लेता।

क्या मेरा जवाब हल हुई चैट को फिर से खोलता है?

नहीं। चैट तब तक हल रहती है जब तक ग्राहक फिर से न लिखे। अगर आपका टिकट ग्राहक का इंतज़ार कर रहा है, तो ग्राहक का जवाब भी चैट को हल ही रहने देता है और सिर्फ़ टिकट को जगाता है।

क्या मैं टिकट से फ़ाइलें भेज सकता हूँ?

हाँ, वही फ़ाइलें जो आप चैट में भेज सकते हैं। टिकट की पंक्ति में उनके नाम दिखते हैं।

भेजें और टिकट हल करें चैट के साथ क्या करता है?

कुछ नहीं। यह सिर्फ़ टिकट हल करता है। चैट की अपनी स्थिति वैसी ही रहती है।