बातचीत लेना, संभालना और ट्रांसफ़र करना

बातचीत लें

कार्ड बताता है कि बातचीत किसके पास है और आप क्या कर सकते हैं:

• इस बातचीत को अभी तक किसी ने नहीं लिया है। लें पर क्लिक करें।
• Fynn इस बातचीत का जवाब दे रहा है। कार्ड पर आपके इनबॉक्स के AI बॉट का नाम दिखता है। Fynn से संभालें पर क्लिक करें (इसमें आपके बॉट का नाम होता है)। बॉट इस बातचीत में जवाब देना बंद कर देता है।
• Anna इस बातचीत को संभाल रहे हैं। इसे अपनी बनाने के लिए संभालें पर क्लिक करें।
• Anna के लिए आरक्षित, जगह होते ही अगली उनकी। यह बातचीत टीम के ऐसे साथी का इंतज़ार कर रही है जो अपनी सीमा पर है। संभालें से यह उनकी जगह आपकी हो जाती है।
• Anna ने यह बातचीत आपको सौंपी है। जैसे ही आपके पास जगह होगी, यह आपकी हो जाएगी। तुरंत शुरू करने के लिए अभी लें पर क्लिक करें।

इसके बाद जवाब बॉक्स खुल जाता है और कर्सर उसी में होता है। जो बातचीत पहले से आपको असाइन है, राउंड रॉबिन से भी, उसमें जवाब बॉक्स तुरंत दिखता है।

लेने और संभालने के लिए बातचीत प्रबंधित करने की अनुमति चाहिए, जो मानक एजेंट भूमिका में शामिल है। जिन एजेंटों की भूमिका सिर्फ़ उनकी अपनी बातचीत दिखाती है, वे दूसरी बातचीत नहीं ले सकते, लेकिन उन्हें ट्रांसफ़र की गई बातचीत पर वे अभी लें इस्तेमाल कर सकते हैं।

बातचीत लिए बिना नोट लिखें

कार्ड पर नोट लिखें पर क्लिक करें। कंपोज़र निजी नोट के रूप में खुलता है और बातचीत उसी के पास रहती है जिसके पास वह है। जब तक नोट खाली है, वापस से आप कार्ड पर लौट जाते हैं। ज़्यादा जानकारी के लिए आपकी टीम के लिए निजी नोट देखें।

टीम के किसी साथी या किसी टीम को ट्रांसफ़र करें

1. बातचीत खोलें और हेडर में ट्रांसफ़र करें पर क्लिक करें।
2. अगर आपके वर्कस्पेस में टीमें हैं, तो टीम के नीचे कोई टीम चुनें, या टीम न बदलें रहने दें। बातचीत अभी जिस टीम में है, उसके साथ (मौजूदा) लिखा होता है। टीम चुनते ही सूची में सिर्फ़ उसके सदस्य दिखते हैं, और सबसे ऊपर Support में कोई भी (आपकी टीम के नाम के साथ) आ जाता है।
3. टीम के किसी साथी को चुनें, या किसी व्यक्ति को चुने बिना बातचीत टीम को देने के लिए Support में कोई भी चुनें। सूची में हर व्यक्ति की स्थिति दिखती है, और यह भी कि उनकी सीमा के मुकाबले उनके पास कितनी बातचीत हैं, जैसे 2/5।
4. वैकल्पिक: नोट (वैकल्पिक) के नीचे एक नोट लिखें, 4000 अक्षरों तक। यह निजी नोट के रूप में सेव होता है, और जिसे बातचीत मिलती है उसे यह अपने जवाब बॉक्स के ऊपर आपके नाम और ने ट्रांसफ़र की के साथ दिखता है, जब तक वे जवाब न दें या इसे हटा न दें।
5. ट्रांसफ़र करें पर क्लिक करें।

जिस साथी के पास जगह है, उसे बातचीत तुरंत मिल जाती है। जिसके पास बातचीत है, वह उसे हमेशा ट्रांसफ़र कर सकता है, चाहे उसकी भूमिका कुछ भी हो। बाकी सबको बातचीत प्रबंधित करने की अनुमति चाहिए। अगर आपका AI बॉट इस बातचीत का जवाब दे रहा था, तो किसी साथी या टीम को ट्रांसफ़र करते ही वह जवाब देना बंद कर देता है।

जिन एजेंटों की भूमिका सिर्फ़ उनकी अपनी बातचीत दिखाती है, वे भी अपनी बातचीत ट्रांसफ़र कर सकते हैं। उन्हें हेडर में वापस सौंपें भी मिलता है, जो बातचीत को उनकी कस्टम भूमिका में तय डिफ़ॉल्ट समीक्षक को (या उनके चुने हुए व्यक्ति को) एक छोटे आंतरिक नोट के साथ लौटा देता है।

आप दाएँ पैनल के विवरण टैब में असाइन किया गया के नीचे भी ओनर बदल सकते हैं, देखें बातचीत असाइन करना। वहाँ भी अपनी सीमा पर पहुँचे साथी के लिए बातचीत आरक्षित हो जाती है, बस नोट नहीं होता। iPhone और Android ऐप में भी ऐसा ही है: वहाँ ट्रांसफ़र करें बटन नहीं है, लेकिन विवरण टैब में सौंपा गया के नीचे किसी साथी को चुनने पर ट्रांसफ़र के वही नियम लागू होते हैं। अपनी सीमा पर पहुँचे साथी के लिए बातचीत आरक्षित हो जाती है, और नीचे की लाइन में Anna के लिए आरक्षित · अगली लिखा होता है। बातचीत अपने आप कैसे बाँटी जाती है, इसके लिए ऑटो असाइनमेंट और राउंड रॉबिन देखें।

किसी टीम को ट्रांसफ़र करें

टीम के नीचे टीम चुनने के बाद आपके पास दो विकल्प होते हैं:

• Support में कोई भी। बातचीत किसी तय व्यक्ति के बिना टीम के पास जाती है। राउंड रॉबिन इसे टीम के ऐसे सदस्य को देता है जो ऑनलाइन है, जिसका Deskwoot खुला है और जिसके पास अपनी सीमाओं के भीतर जगह है। इनमें से सबसे कम खुली बातचीत वाले सदस्य को यह मिलती है। यह कभी उस व्यक्ति के पास वापस नहीं जाती जिसके पास यह थी, और न ही उस एजेंट के पास जिसे इनबॉक्स के विशिष्ट एजेंट मोड के लिए चुना गया है। तब पुष्टि में लिखा आता है "Support को ट्रांसफ़र की गई। अब यह Ben के पास है।"
• Support का कोई साथी। उस साथी को बातचीत मिलती है, या अगर वे अपनी सीमा पर हैं तो बातचीत उनके लिए आरक्षित होकर इंतज़ार करती है (नीचे देखें), और बातचीत उस टीम में चली जाती है। अगर बातचीत पहले से उसी साथी के पास है, तो सिर्फ़ टीम बदलती है।

राउंड रॉबिन टीम की बातचीत तभी बाँटता है जब इनबॉक्स के सहयोगी टैब में ऑटो असाइनमेंट चालू करें चालू हो और मोड Manual न हो, और टीम की सेटिंग में बातचीत अपने आप टीम सदस्यों को असाइन करें चालू हो। अगर इनमें से कोई एक बंद है, या टीम का कोई भी सदस्य जगह के साथ ऑनलाइन नहीं है, तो बातचीत बिना असाइन हुए टीमें के नीचे टीम के फ़ोल्डर में और असाइन नहीं किया गया में इंतज़ार करती है, जहाँ से आपकी टीम उसे ले सकती है। तब पुष्टि में लिखा आता है "Support को ट्रांसफ़र की गई। यह टीम की कतार में इंतज़ार करती है।" अगर आपके इनबॉक्स या आपके साथियों के लिए बातचीत की सीमाएँ तय हैं, तो जिस बातचीत के लिए टीम में किसी के पास जगह नहीं है, वह कतार में इंतज़ार करती है, और टीम के जिस अगले सदस्य को जगह मिलती है, उसे वह मिल जाती है।

Support में कोई भी के साथ लिखा गया नोट उस व्यक्ति के लिए होता है जो टीम में बातचीत लेता है: यह उनके जवाब बॉक्स के ऊपर दिखता है, आपके ऊपर कभी नहीं।

जब साथी अपनी सीमा पर हो

जो साथी अपनी सीमा पर है, उसके साथ सूची में सीमा पर · अगली दिखता है। अगर आप फिर भी उन्हें चुनते हैं:

• बातचीत उनके लिए आरक्षित हो जाती है और जैसे ही कोई जगह खाली होती है, उनकी अगली बातचीत बन जाती है। यह उनकी सीमा में गिनी जाती है, इसलिए राउंड रॉबिन उस जगह को किसी और बातचीत से नहीं भरता।
• उन्हें यह मेरे में अगली के निशान के साथ दिखती है (देखें इनबॉक्स फ़ोल्डर)। बाकी सबको सूची में आरक्षित: Anna दिखता है।
• अगर 15 मिनट में कोई जगह खाली नहीं होती, तो आरक्षण खत्म हो जाता है और बातचीत उसी तरह ऑटो असाइनमेंट से गुज़रती है जैसे कोई भी बातचीत जो किसी के पास नहीं है: राउंड रॉबिन किसी और को चुनता है, या वह कतार में या असाइन नहीं किया गया में इंतज़ार करती है। जिसने इसे ट्रांसफ़र किया था, उसे एक सूचना मिलती है।

ग्राहक को क्या दिखता है

लाइव चैट में ग्राहक को "Anna अब चैट में नहीं हैं" दिखता है, फिर "कुछ ही पलों में आपको टीम के अगले सदस्य से जोड़ा जाएगा", और जैसे ही अगला व्यक्ति बातचीत लेता है, खोलता है या जवाब देता है, "Ben अब चैट में हैं"। किसी तय व्यक्ति के बिना टीम को ट्रांसफ़र करने पर, Anna के चले जाने वाली लाइन तब आती है जब अगला व्यक्ति जुड़ता है। ईमेल और बाकी चैनलों पर ग्राहकों को इनमें से कोई भी लाइन नहीं दिखती।

जब तक ग्राहक अगले व्यक्ति का इंतज़ार करता है, आपके साथियों को बातचीत हेडर में ग्राहक टीम का इंतज़ार कर रहा है दिखता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

मुझे जवाब बॉक्स क्यों नहीं दिखता?

बातचीत अभी आपकी नहीं है। कार्ड पर लें, संभालें या अभी लें पर क्लिक करें। नोट लिखें से निजी नोट हमेशा लिखा जा सकता है।

क्या मैं किसी व्यक्ति को चुने बिना टीम को ट्रांसफ़र कर सकता हूँ?

हाँ। ट्रांसफ़र करें पर क्लिक करें, टीम के नीचे टीम चुनें और फिर Support में कोई भी (आपकी टीम के नाम के साथ) चुनें। राउंड रॉबिन बातचीत टीम के ऐसे सदस्य को देता है जो ऑनलाइन है और जिसके पास जगह है, उस व्यक्ति को कभी नहीं जिसके पास यह पहले थी। अगर अभी कोई इसे नहीं ले सकता, तो यह टीम के फ़ोल्डर में और असाइन नहीं किया गया में इंतज़ार करती है, या कतार में, अगर आपकी टीम सीमाओं के साथ काम करती है।

टीम को ट्रांसफ़र की गई बातचीत किसी के पास क्यों नहीं गई?

राउंड रॉबिन टीम का सदस्य तभी चुनता है जब इनबॉक्स में ऑटो असाइनमेंट चालू करें चालू हो (Manual के अलावा कोई भी मोड), टीम के लिए बातचीत अपने आप टीम सदस्यों को असाइन करें चालू हो, और कम से कम एक ऐसा सदस्य, जिसके पास बातचीत पहले नहीं थी, ऑनलाइन हो, उसका Deskwoot खुला हो और उसके पास जगह हो। अनुपस्थित, व्यस्त या ऑफ़लाइन सदस्य छोड़ दिए जाते हैं। जब तक कोई इसे न ले सके, बातचीत टीमें के नीचे टीम के फ़ोल्डर में इंतज़ार करती है।

टीम को ट्रांसफ़र करने पर मेरा नोट कौन देखता है?

वह व्यक्ति जो टीम में बातचीत लेता है, चाहे राउंड रॉबिन ने उन्हें चुना हो या उन्होंने खुद बातचीत ली हो। नोट उनके जवाब बॉक्स के ऊपर तब तक दिखता है जब तक वे जवाब न दें या उसे हटा न दें। हर ट्रांसफ़र नोट की तरह यह एक निजी नोट है, जिसे ग्राहक कभी नहीं देखता।

क्या फ़ोन ऐप भी ऐसे ही काम करता है?

पूरी तरह नहीं। फ़ोन ऐप में जवाब बॉक्स हमेशा दिखता है। असाइन नहीं की गई बातचीत में उसके ऊपर लें दिखता है, किसी साथी की बातचीत में संभालें, और जिस बातचीत को किसी ने नहीं लिया है उस पर आपका पहला जवाब उसे आपकी बना देता है। वहाँ ट्रांसफ़र करें बटन और ट्रांसफ़र नोट नहीं है, इसलिए किसी टीम में कोई भी को ट्रांसफ़र करने के लिए वेब डैशबोर्ड चाहिए। बातचीत टीम के किसी साथी को देने के लिए विवरण टैब में सौंपा गया के नीचे उन्हें चुनें: वही नियम लागू होते हैं, इसलिए अपनी सीमा पर पहुँचे साथी के लिए बातचीत आरक्षित हो जाती है। देखें Deskwoot iPhone और Android ऐप।

क्या ग्राहक को मेरा ट्रांसफ़र नोट दिखता है?

नहीं। नोट निजी नोट के रूप में सेव होता है, जिसे सिर्फ़ आपकी टीम देखती है।

अगर मेरा साथी अनुपस्थित या ऑफ़लाइन हो तो क्या होता है?

डायलॉग आपको बता देता है, जैसे "Anna अभी अनुपस्थित हैं। बातचीत फिर भी उन्हीं को जाएगी।" बातचीत Anna को ही जाती है। लेकिन अगर Anna के अब भी अनुपस्थित या ऑफ़लाइन रहते ग्राहक फिर से लिखता है, या 5 मिनट से उनके किसी डिवाइस पर Deskwoot खुला नहीं है, तो बातचीत किसी ऑनलाइन साथी के पास चली जाती है (या तब तक इंतज़ार करती है जब तक कोई उसे ले न सके), साथ में एक निजी नोट होता है कि वह किसके पास थी। सिर्फ़ व्यस्त होने से कुछ आगे नहीं जाता। अगर ग्राहक को जल्दी जवाब मिलना चाहिए, तो किसी ऐसे साथी को चुनें जो ऑनलाइन हो। देखें ऑटो असाइनमेंट और राउंड रॉबिन।

15 मिनट बाद क्या होता है, जब किसी के पास जगह नहीं थी?

आरक्षण खत्म हो जाता है और बातचीत राउंड रॉबिन के पास जाती है, या अगर कोई और उसे नहीं ले सकता तो कतार में या असाइन नहीं किया गया में इंतज़ार करती है। यह कभी सीधे उस व्यक्ति के पास वापस नहीं जाती जिसके पास यह ट्रांसफ़र से पहले थी। जिसने इसे ट्रांसफ़र किया, उसे सूचना मिलती है "Anna के पास खाली जगह नहीं थी, #1234 कतार में चली गई"।

क्या ट्रांसफ़र करने के बाद भी मैं बातचीत खोल सकता हूँ?

सिर्फ़ तब, जब आप हर बातचीत देख सकते हैं: एडमिनिस्ट्रेटर और, Enterprise पर, वे एजेंट जिन्हें दूसरे एजेंटों की बातचीत देखने की अनुमति है (टीम के साथी)। जवाब बॉक्स फिर से कार्ड बन जाता है, और निजी नोट अब भी लिखा जा सकता है। बाकी एजेंट बातचीत साथी के पास जाते ही उसे नहीं देख पाते, जब तक कोई उसमें उन्हें @ से उल्लेख न करे।

मुझे ट्रांसफ़र की गई बातचीत कहाँ दिखती हैं?

आपके मेरे फ़ोल्डर में और सूचना घंटी में: "Anna ने #1234 आपको ट्रांसफ़र की", अगर बातचीत आपका इंतज़ार कर रही है तो साथ में "जगह होते ही अगली आपकी", और उसके नीचे नोट। जब कोई आरक्षित बातचीत आपकी हो जाती है, तो घंटी में लिखा आता है "ट्रांसफ़र की गई एक बातचीत अब आपकी है · #1234"।

क्या ग्राहक को हर बार "अब चैट में नहीं हैं" दिखता है?

सिर्फ़ लाइव चैट में, और सिर्फ़ तब जब उन्होंने पहले एजेंट को जुड़ते या जवाब देते देख लिया हो। जो चैट राउंड रॉबिन ने किसी ऐसे व्यक्ति को दी जिसने उसे कभी खोला ही नहीं, वह बस अगले व्यक्ति का इंतज़ार करती है।