अपने संपर्कों को ईमेल कैंपेन भेजें

किन प्लान में कैंपेन शामिल हैं

कैंपेन Business और Enterprise प्लान का हिस्सा हैं। Hacker (मुफ़्त प्लान) और Startup पर बाईं ओर के मेनू में अभियान के साथ एक ताला दिखता है। पेज फिर भी खुलता है और बताता है कि आपको कौन सा प्लान चाहिए, और जब तक आप प्लान अपग्रेड करें से अपग्रेड नहीं करते, नया कैंपेन लॉक रहता है। पूरी जानकारी के लिए प्लान और कीमतें देखें।

एक बार वाले और चालू कैंपेन

पेज के ऊपर के दो कार्ड सूची को दोनों प्रकारों के बीच बदलते हैं, और हर कार्ड दिखाता है कि उसमें कितने कैंपेन हैं।

• एक बार: आपके दर्शकों को एक बार भेजा जाता है। घोषणाओं और प्रमोशन के लिए अच्छा। इसे अभी भेजें से भेजें या भेजने की तारीख और समय तय करें।
• चालू: जब तक इसका स्विच ऑन है, यह चलता रहता है। लगभग हर 5 मिनट में Deskwoot यह संदेश दर्शकों के हर उस संपर्क को भेजता है जिसे यह अभी तक नहीं मिला है। स्विच ऑन करते समय ये वे सभी संपर्क हैं जो उस पल मेल खाते हैं। उसके बाद यह दर्शकों में जुड़ने वाले हर नए संपर्क तक पहुँचता है।

किसी संपर्क को एक ही कैंपेन सिर्फ़ एक बार मिलता है, भले ही कोई चालू कैंपेन महीनों तक चलता रहे।

कैंपेन बनाएँ

1. बाईं ओर के मेनू में अभियान पर क्लिक करें, फिर नया कैंपेन पर। फ़ॉर्म उसी प्रकार के साथ खुलता है जिसका कार्ड आपने चुना हुआ है।
2. कैंपेन का शीर्षक डालें। आपकी टीम इसे सूची में देखती है।
3. कैंपेन का प्रकार चुनें: चालू या एक बार।
4. वह इनबॉक्स चुनें जिससे ईमेल भेजा जाएगा। सूची में सिर्फ़ ईमेल इनबॉक्स दिखते हैं। आप बिना इनबॉक्स के ड्राफ़्ट सेव कर सकते हैं, लेकिन इनबॉक्स जुड़ने तक उसे भेजा नहीं जा सकता।
5. वैकल्पिक: इनबॉक्स चुनते ही शीर्षक के नीचे ईमेल विषय फ़ील्ड दिखता है। इसे खाली छोड़ने पर कैंपेन का शीर्षक ही विषय बन जाता है।
6. संदेश लिखें। एडिटर में तीन व्यू हैं: फ़ॉर्मैट किए गए टेक्स्ट के लिए विज़ुअल, अपना HTML पेस्ट करने या बदलने के लिए HTML कोड, और ईमेल कैसा दिखेगा यह देखने के लिए प्रीव्यू। सेव करते समय Deskwoot स्क्रिप्ट और ऐसा दूसरा कोड हटा देता है जिसकी ईमेल में कोई जगह नहीं है।
7. वैकल्पिक: भेजने वाले का नाम डालें। इस कैंपेन के लिए यह इनबॉक्स के भेजने वाले नाम की जगह लेता है।
8. दर्शक चुनें (नीचे देखें)।
9. एक बार वाले कैंपेन के लिए शेड्यूल के नीचे भेजने की तारीख और समय सेट करें, या खुद भेजने के लिए इसे खाली छोड़ दें।
10. अगर कैंपेन को अपने आप चलना है, तो कैंपेन चालू करें का स्विच ऑन करें, फिर कैंपेन बनाएँ पर क्लिक करें। स्विच ऑन करने के लिए कैंपेन भेजने की अनुमति चाहिए, जिसके बारे में नीचे बताया गया है। यह अनुमति न होने पर आप कैंपेन को ड्राफ़्ट के रूप में सेव करते हैं और कोई एडमिन उसका स्विच ऑन करता है।

दर्शक चुनें

• सभी संपर्क: आपके खाते का हर संपर्क।
• इस इनबॉक्स के संपर्क: वे सभी जिनकी कैंपेन के इनबॉक्स में कोई बातचीत है।
• सेगमेंट: पहले से तय सेगमेंट में से एक (पिछले 7 दिनों में सक्रिय, पिछले 30 दिनों में सक्रिय, नए संपर्क (पिछले 7 दिन), ईमेल पता है, फ़ोन नंबर है) या संपर्क पेज पर बना आपका अपना कोई सेगमेंट। स्मार्ट सेगमेंट देखें।
• चुने हुए संपर्क: नाम या ईमेल से खोजें (कम से कम 2 अक्षर) और संपर्कों को एक-एक करके जोड़ें। किसी संपर्क को हटाने के लिए उसकी चिप पर x दबाएँ।

सेगमेंट में सूची से एक सेगमेंट चुनें। चुने हुए संपर्क में कम से कम एक संपर्क जोड़ें। खाली विकल्प सेव नहीं होता: फ़ॉर्म दर्शकों के नीचे एक सेगमेंट चुनें। या कम से कम एक संपर्क जोड़ें। दिखाता है। अगर आपके चुने हुए कुछ संपर्क इस बीच हटा दिए गए हैं, तो सेव करते समय वे छोड़ दिए जाते हैं और आपको बताया जाता है कि कितने छोड़े गए।

हर दर्शक में सिर्फ़ वे संपर्क शामिल होते हैं जिन तक कैंपेन सच में पहुँच सकता है। ईमेल इनबॉक्स के लिए इसका मतलब है ईमेल पते वाले संपर्क। बिना पते वाले संपर्कों को न कोई संदेश मिलता है, न कोई नई बातचीत बनती है, और वे भेजे गए में नहीं गिने जाते। इसके अलावा Deskwoot इन्हें हमेशा छोड़ देता है:

• ब्लॉक किए गए संपर्क,
• वे संपर्क जिन्होंने आपके कैंपेन की सदस्यता छोड़ दी है,
• वे संपर्क जिनका ईमेल पता बाउंस हुआ है।

आखिरी दो के बारे में नीचे सदस्यता छोड़ने के लिंक और बाउंस हुए ईमेल वाले हिस्से में बताया गया है।

जो कैंपेन बिना दर्शकों के सेव किया गया था, वह सूची में कोई दर्शक नहीं चुना गया दिखाता है। उसे खोलें और दर्शक चुनें। इस इनबॉक्स के संपर्क उन्हीं लोगों तक पहुँचता है जिन तक ऐसा कैंपेन पहले पहुँचता था। अगर किसी चल रहे कैंपेन के पास अब इस्तेमाल लायक दर्शक नहीं हैं (उदाहरण के लिए क्योंकि उसका अपना सेगमेंट हटा दिया गया), तो Deskwoot भेजने के बजाय उसका स्विच ऑफ़ कर देता है, वह ड्राफ़्ट बन जाता है, और ऑडिट लॉग में कैंपेन रोका गया: कोई मान्य दर्शक नहीं दिखता है।

एक बार वाला कैंपेन शेड्यूल करें

भेजने की तारीख और समय में दिन और समय चुनें। समय आपका अपना स्थानीय समय है (वह टाइम ज़ोन जो आपके कंप्यूटर में सेट है), 15 मिनट के अंतराल में, और यह भविष्य का होना चाहिए। कैंपेन चालू करें भी ऑन करें: उस समय सिर्फ़ वही कैंपेन भेजा जाता है जिसका स्विच ऑन हो और जिसका भेजने का समय तय हो।

सूची का शेड्यूल कॉलम तय समय दिखाता है। समय तय न होने पर वहाँ मैन्युअल दिखता है, शेड्यूल किया गया कैंपेन भेजे जाने के बाद भेजा गया दिखता है, और अगर समय बीत गया और कैंपेन नहीं भेजा गया (उदाहरण के लिए क्योंकि उसका स्विच ऑफ़ था), तो समय निकल गया दिखता है।

स्थिति, स्विच और कार्रवाइयाँ

हर कैंपेन इन तीन में से एक स्थिति दिखाता है:

• सक्रिय: यह भेजा जाएगा। चालू कैंपेन तब तक सक्रिय रहता है जब तक उसका स्विच ऑन है। एक बार वाला कैंपेन तब सक्रिय होता है जब उसका स्विच ऑन हो और उसका भेजने का समय तय हो।
• ड्राफ़्ट: यह अपने आप नहीं भेजा जाएगा। किसी कैंपेन का स्विच ऑफ़ करने पर वह हमेशा फिर से ड्राफ़्ट बन जाता है।
• पूरा हुआ: एक बार वाला कैंपेन जो भेजा जा चुका है।

स्थिति स्विच के हिसाब से बदलती है। चालू सूची में सक्रिय कॉलम में हर कैंपेन को रोकने और फिर से शुरू करने के लिए एक स्विच है। किसी पंक्ति पर माउस ले जाने से उसकी कार्रवाइयाँ दिखती हैं:

• अभी भेजें पुष्टि के बाद कैंपेन को तुरंत उसके दर्शकों को भेज देता है। चालू कैंपेन का स्विच भी इससे ऑन हो जाता है।
• सक्रिय करें ड्राफ़्ट पर दिखता है और कैंपेन का स्विच ऑन करता है। जिस एक बार वाले कैंपेन का भेजने का समय तय नहीं है या बीत चुका है, वह तब लगभग एक मिनट के अंदर भेज दिया जाता है। बिना भेजने के समय वाले एक बार वाले कैंपेन के लिए Deskwoot पहले पुष्टि माँगता है, ठीक अभी भेजें की तरह।
• और कार्रवाइयाँ मेनू में संपादित करें और हटाएं हैं। पूरा हो चुका एक बार वाला कैंपेन अब संपादित नहीं किया जा सकता।

अभी भेजें, सक्रिय करें और कैंपेन का स्विच ऑन करने के लिए कैंपेन भेजने की अनुमति चाहिए। यह अनुमति न होने पर इन पर ताला दिखता है।

ऊपर के आंकड़े कुल कैंपेन, कितने सक्रिय हैं, भेजे गए संदेश और चालू व एक बार वाले कैंपेन का बँटवारा दिखाते हैं। भेजे गए संदेश और भेजे गए कॉलम सिर्फ़ उन संदेशों को गिनते हैं जो डिलीवर हुए। जिस संदेश को मेल सर्वर ने ठुकरा दिया, वह नहीं गिना जाता, और जो संदेश बाद में बाउंस होता है, उसे फिर से घटा दिया जाता है।

कैंपेन कौन भेज और सक्रिय कर सकता है

कैंपेन एक साथ पूरे दर्शकों को ईमेल भेजता है, इसलिए उसे भेजने के लिए कैंपेन भेजें और सक्रिय करें अनुमति चाहिए। एडमिन के पास यह हमेशा होती है। सामान्य एजेंट भूमिका के पास यह नहीं होती। Enterprise प्लान पर कोई एडमिन यह अनुमति दूसरे सदस्यों को कस्टम रोल से दे सकता है: यह अनुमति कैंपेन समूह में है।

यह अनुमति इनके लिए चाहिए:

• अभी भेजें, डैशबोर्ड में भी और फ़ोन ऐप में भी,
• सक्रिय करें,
• कैंपेन चालू करें या सक्रिय कॉलम का स्विच ऑन करना,
• स्विच ऑन वाले कैंपेन का शीर्षक, विषय, संदेश, भेजने वाले का नाम, इनबॉक्स, दर्शक, प्रकार या भेजने का समय बदलना।

जिन सदस्यों के पास यह अनुमति नहीं है, उन्हें ये कंट्रोल लॉक दिखते हैं, साथ में यह संदेश: कैंपेन भेजने की अनुमति के लिए अपने वर्कस्पेस के किसी एडमिनिस्ट्रेटर से कहें। वे फिर भी कैंपेन बना सकते हैं, स्विच ऑफ़ वाले ड्राफ़्ट संपादित कर सकते हैं, कैंपेन हटा सकते हैं और चल रहे कैंपेन को रोक सकते हैं या उसका स्विच ऑफ़ कर सकते हैं। फिर कोई एडमिन ड्राफ़्ट जाँचकर उसका स्विच ऑन करता है।

सदस्यता छोड़ने के लिंक और बाउंस हुए ईमेल

हर कैंपेन ईमेल के आखिर में एक छोटी लाइन होती है जो बताती है कि संपर्क को यह ईमेल क्यों मिल रहा है, और उसके बाद सदस्यता छोड़ें लिंक होता है। यह लाइन संपर्क की भाषा में होती है, अगर Deskwoot उसे जानता है, वरना आपके वर्कस्पेस की भाषा में। ईमेल में वे हेडर भी होते हैं जिन्हें Gmail जैसे मेल ऐप पढ़ते हैं, ताकि संपर्क ऐप के अपने बटन से एक क्लिक में सदस्यता छोड़ सके।

जब कोई संपर्क सदस्यता छोड़ता है, तो संपर्क पेज और उसकी बातचीतों का विवरण टैब तारीख के साथ कैंपेन से अनसब्सक्राइब किया दिखाते हैं। उसके बाद आपके वर्कस्पेस का हर कैंपेन इस संपर्क को छोड़ देता है। आपकी टीम इसे वापस नहीं बदल सकती। संपर्क की बातचीतों में सामान्य जवाब उस तक पहुँचते रहते हैं, क्योंकि सदस्यता छोड़ने से सिर्फ़ कैंपेन रुकते हैं।

जब संपर्क का मेल सर्वर बताता है कि पता मौजूद नहीं है या अब ईमेल नहीं लेता, तो संपर्क पर तारीख के साथ ईमेल बाउंस हुआ दिखता है, और कैंपेन उसे छोड़ देते हैं। कोई अस्थायी समस्या, या आपकी अपनी मेल सेटिंग्स की वजह से हुआ इनकार, बाउंस नहीं गिना जाता। अगर पता फिर से काम करने लगे, तो संपर्क खोलें, ईमेल को डिलीवर करने योग्य चिह्नित करें पर क्लिक करें और पुष्टि करें। यह एडमिन कर सकते हैं, और वे सभी भी जिनकी भूमिका में संपर्क प्रबंधित करें (बनाएँ, संपादित करें) शामिल है। संपर्क का ईमेल पता बदलने से भी बाउंस हट जाता है। अगर पता फिर से बाउंस होता है, तो अगला कैंपेन ईमेल उसे फिर से चिह्नित कर देता है।

संदेश और जवाब कहाँ जाते हैं

हर ईमेल चुने हुए इनबॉक्स में उस संपर्क की बातचीत में जुड़ता है। अगर वहाँ उस संपर्क की अभी कोई बातचीत नहीं है, तो Deskwoot एक नई खुली बातचीत शुरू करता है, इसलिए कई नए संपर्कों को भेजा गया कैंपेन उस इनबॉक्स में कई बातचीतें जोड़ देता है। ये आपको अपनी बातचीत सूची में मिलती हैं, थ्रेड में कैंपेन संदेश के साथ। जब ग्राहक ईमेल का जवाब देता है, तो जवाब उसी बातचीत में आता है और आपकी टीम उसे किसी भी दूसरे ईमेल की तरह संभालती है।

जब आपका प्लान बदलता है

अगर आपके प्लान में कैंपेन शामिल नहीं रहते (डाउनग्रेड, ट्रायल खत्म होने या बिना भुगतान वाले सब्सक्रिप्शन की वजह से), तो हर चल रहा कैंपेन रोक दिया जाता है और ड्राफ़्ट बन जाता है, और हर एडमिन को एक ईमेल मिलता है। कैंपेन पेज खुला रहता है, इसलिए आप कैंपेन को अब भी संपादित कर सकते हैं, हटा सकते हैं या उनका स्विच ऑफ़ कर सकते हैं। जब तक आपके प्लान में फिर से कैंपेन शामिल नहीं होते, नया बनाना, सक्रिय करना, भेजना और स्विच ऑन करना लॉक रहता है, और अपग्रेड के बाद कुछ भी अपने आप फिर से शुरू नहीं होता। ज़्यादा जानकारी डाउनग्रेड के बाद रुके हुए कैंपेन और ऑटोमेशन नियम में है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या WhatsApp, SMS या लाइव चैट से कैंपेन भेजा जा सकता है?

नहीं। कैंपेन सिर्फ़ ईमेल से भेजे जाते हैं, इसलिए इनबॉक्स फ़ील्ड में आपके ईमेल इनबॉक्स दिखते हैं।

क्या भेजे जाने के बाद कैंपेन संपादित किया जा सकता है?

पूरा हो चुका एक बार वाला कैंपेन संपादित नहीं किया जा सकता, और भेजे जा चुके ईमेल वैसे ही रहते हैं। आप उसे हटाकर नया कैंपेन बना सकते हैं। चालू कैंपेन को कभी भी संपादित किया जा सकता है, और बदलाव उन संपर्कों पर लागू होता है जिन तक यह उसके बाद पहुँचता है। जब तक इसका स्विच ऑन है, यह जो भेजता है उसे बदलने के लिए कैंपेन भेजें और सक्रिय करें अनुमति चाहिए।

क्या किसी संपर्क को एक ही कैंपेन दो बार मिलेगा?

नहीं। हर संपर्क को कोई कैंपेन सिर्फ़ एक बार मिलता है, भले ही चालू कैंपेन चलता रहे या आप उस पर फिर से अभी भेजें पर क्लिक करें।

भेजने का समय किस टाइम ज़ोन में होता है?

आपके अपने स्थानीय समय में, यानी उस टाइम ज़ोन में जो आपके कंप्यूटर में सेट है। सूची भी तय समय इसी तरह दिखाती है।

मेरा शेड्यूल किया गया कैंपेन क्यों नहीं भेजा गया?

यह तभी भेजा जाता है जब कैंपेन चालू करें ऑन हो और उसमें इनबॉक्स और दर्शक चुने गए हों। जिस शेड्यूल किए गए कैंपेन का स्विच ऑफ़ है, वह ड्राफ़्ट रहता है, और समय बीतने पर सूची में समय निकल गया दिखता है। इसे लगभग एक मिनट में भेजने के लिए सक्रिय करें पर क्लिक करें, या अभी भेजें इस्तेमाल करें। दोनों के लिए कैंपेन भेजें और सक्रिय करें अनुमति चाहिए।

कैंपेन को तुरंत कौन भेज सकता है?

एडमिन, और Enterprise प्लान पर वे सभी जिनके कस्टम रोल में कैंपेन भेजें और सक्रिय करें शामिल है। यह डैशबोर्ड के अभी भेजें और फ़ोन ऐप के अभियान भेजें पर लागू होता है। बाकी सभी को बटन लॉक दिखता है।

मेरा कैंपेन दर्शकों में मौजूद संख्या से कम संपर्कों तक क्यों पहुँचा?

Deskwoot बिना ईमेल पते वाले संपर्कों, ब्लॉक किए गए संपर्कों, सदस्यता छोड़ चुके संपर्कों और उन संपर्कों को छोड़ देता है जिनका ईमेल बाउंस हुआ है। भेजे गए संदेश उन संदेशों को भी नहीं गिनता जो डिलीवर नहीं हो सके।

क्या सदस्यता छोड़ चुके संपर्क को फिर से कैंपेन मिल सकते हैं?

आपकी टीम के ज़रिए नहीं। कैंपेन से अनसब्सक्राइब किया संपर्क का अपना फ़ैसला है, और आपके वर्कस्पेस में कोई इसे हटा नहीं सकता। उसकी बातचीतों में सामान्य जवाब उस तक पहुँचते रहते हैं।

क्या संदेश में संपर्क का नाम जोड़कर उसे पर्सनलाइज़ किया जा सकता है?

अभी नहीं। हर संपर्क को एक जैसा टेक्स्ट मिलता है।

कैंपेन हटाने पर क्या होता है?

कैंपेन हमेशा के लिए हट जाता है और भेजना बंद कर देता है। जो ईमेल पहले ही भेजे जा चुके हैं, वे अपनी बातचीतों में बने रहते हैं।

क्या फ़ोन ऐप में कैंपेन दिखते हैं?

हाँ। जिन प्लान में कैंपेन शामिल हैं, उनमें और > अभियान में कैंपेन उनकी स्थिति के साथ दिखते हैं। किसी कैंपेन पर टैप करके उसका संदेश देखें। कैंपेन भेजें और सक्रिय करें अनुमति वाले सदस्य अभी तक न भेजे गए कैंपेन पर अभियान भेजें टैप कर सकते हैं। बाकी सभी को बटन लॉक दिखता है, साथ में किसी एडमिन से पूछने का संकेत। कैंपेन बनाना और संपादित करना वेब डैशबोर्ड में होता है। Deskwoot iPhone और Android ऐप देखें।

डाउनग्रेड के बाद मेरे कैंपेन का क्या होता है?

चल रहे कैंपेन रोक दिए जाते हैं, एडमिन को एक ईमेल मिलता है, और कुछ भी अपने आप फिर से शुरू नहीं होता। डाउनग्रेड के बाद रुके हुए कैंपेन और ऑटोमेशन नियम देखें।