Connecter votre boîte de réception e-mail

Pour connecter une boîte de réception e-mail à Deskwoot, on utilise les protocoles standard IMAP et SMTP. Tous les fournisseurs (Gmail, Outlook, Zoho, un serveur mail personnalisé) se connectent donc de la même façon : vous collez les identifiants IMAP, vous collez les identifiants SMTP, puis vous envoyez un message de test. Que vous utilisiez Gmail, Outlook ou un serveur mail personnalisé, Deskwoot prend en charge les protocoles standard IMAP/SMTP pour récupérer les messages reçus et envoyer les réponses directement depuis la plateforme.

Étape 1 : configurer IMAP pour les e-mails entrants

Avec IMAP, Deskwoot vérifie régulièrement votre boîte mail pour trouver les nouveaux messages et crée automatiquement des conversations à partir de ceux-ci.

1. Allez dans Paramètres > Boîtes de réception > Ajouter une boîte de réception, sélectionnez E-mail et choisissez IMAP / SMTP comme mode de connexion (forfait Startup ou supérieur).
2. Saisissez l'adresse du serveur IMAP (par exemple imap.gmail.com pour Gmail ou outlook.office365.com pour Outlook).
3. Indiquez le port. En général, c'est 993 pour les connexions SSL.
4. Dans Adresse e-mail, saisissez votre adresse de support. Les réponses partent de cette adresse. Saisissez ensuite l'Identifiant et le Mot de passe de la boîte mail. L'identifiant est généralement l'adresse e-mail complète, par exemple support@yourcompany.com. Le mot de passe est celui de la boîte mail, ou un mot de passe d'application si votre fournisseur en demande un. Gmail et Google Workspace demandent toujours un mot de passe d'application, voir la section Gmail et Google Workspace plus bas.
5. Remplissez les paramètres SMTP de l'étape 2 dans le même formulaire. Tester la connexion vérifie ensuite les deux serveurs en même temps.

Étape 2 : configurer SMTP pour les e-mails sortants

Pour répondre aux e-mails depuis Deskwoot, vous devez aussi configurer SMTP afin que les messages envoyés partent de votre propre adresse e-mail.

1. Saisissez l'adresse du serveur SMTP (par exemple smtp.gmail.com).
2. Indiquez le port. En général, c'est 587 pour TLS.
3. Saisissez les identifiants de votre messagerie.
4. Cliquez sur Tester la connexion (cela essaie une vraie connexion aux deux serveurs sans rien enregistrer), puis sur Créer la boîte de réception. Ensuite, envoyez-vous un e-mail de test pour vérifier que les e-mails sortants fonctionnent.

Gmail et Google Workspace

Google n'accepte pas votre mot de passe Google habituel quand une autre application se connecte par IMAP et SMTP. Pour une boîte mail Gmail ou Google Workspace, Deskwoot a besoin d'un mot de passe d'application.

1. Activez la validation en deux étapes sur le compte Google de la boîte mail.
2. Créez un mot de passe d'application pour Deskwoot. Google explique comment faire dans son guide Se connecter avec des mots de passe d'application.
3. Dans Deskwoot, choisissez IMAP / SMTP. Serveur IMAP : imap.gmail.com, port 993. Serveur SMTP : smtp.gmail.com, port 587 (le port 465 fonctionne aussi).
4. Dans Identifiant, saisissez l'adresse e-mail complète, par exemple support@yourcompany.com. Dans Mot de passe, saisissez le mot de passe d'application. Faites-le pour IMAP et pour SMTP.
5. Cliquez sur Tester la connexion, puis sur Créer la boîte de réception.

Sur un compte Google Workspace, l'option de mot de passe d'application peut être absente. Dans ce cas, l'administrateur de votre Workspace doit autoriser la validation en deux étapes pour votre compte. Quand vous changez votre mot de passe Google, Google révoque vos mots de passe d'application. Créez-en un nouveau et saisissez-le dans l'onglet Configuration de la boîte de réception, sous IMAP et sous SMTP, puis cliquez sur Mettre à jour les paramètres IMAP et Mettre à jour les paramètres SMTP.

Fils d'e-mails

Deskwoot range automatiquement les réponses par e-mail dans les conversations existantes grâce aux en-têtes standard comme In-Reply-To et References. Quand un client répond à un e-mail précédent, sa réponse apparaît comme un nouveau message dans la même conversation, sans créer de doublon. Votre boîte de réception reste ainsi bien rangée et le contexte reste complet.

Résoudre les problèmes courants

• Échecs d'authentification : si vous utilisez Gmail ou un autre fournisseur avec l'authentification à deux facteurs activée, vous devrez sans doute générer un mot de passe d'application au lieu d'utiliser le mot de passe habituel de votre compte. Pour Gmail et Google Workspace, voir la section Gmail et Google Workspace plus haut.
• Délais de connexion dépassés : vérifiez que l'adresse du serveur et le port sont corrects. Assurez-vous que votre pare-feu ou votre hébergeur ne bloque pas les connexions sortantes sur les ports 993 ou 587.
• Les e-mails n'apparaissent pas : vérifiez que le dossier IMAP surveillé par Deskwoot (en général la boîte de réception) contient bien les messages attendus. Vérifiez aussi qu'aucune règle côté serveur ne déplace les e-mails vers un autre dossier avant que Deskwoot ne les récupère.

Bonnes pratiques

• Utilisez une adresse e-mail réservée au support (par exemple support@yourdomain.com) plutôt qu'une boîte de réception personnelle, pour séparer les conversations avec les clients.
• Après la configuration, testez toujours la connexion entrante et la connexion sortante : envoyez-vous un petit message et répondez-y depuis Deskwoot.
• Tenez à jour les identifiants de votre messagerie. Si vous changez vos mots de passe, pensez à les mettre à jour aussi dans Deskwoot pour éviter que la synchronisation ne s'interrompe.

Questions fréquentes