Connecter Microsoft Teams

Connectez Microsoft Teams, et les personnes de votre organisation Microsoft 365 écrivent à votre équipe directement dans Teams : dans un chat privé avec l'application Deskwoot, ou dans un canal d'une équipe à laquelle l'application a été ajoutée. Chaque chat privé et chaque fil de discussion d'un canal devient une conversation dans Deskwoot. Votre équipe répond depuis Deskwoot, sur le web ou dans l'application, et la réponse apparaît dans le même chat ou fil de discussion dans Teams. Fynn peut répondre en premier.

C'est idéal pour un service d'assistance informatique ou RH qui fonctionne dans Teams, et pour une entreprise dont les clients travaillent avec elle dans son Teams. Vous pouvez connecter Microsoft Teams avec tous les forfaits. Avec le forfait Free, il utilise l'unique boîte de réception du forfait ; le chat en direct n'est pas compté. Fynn répond dans Teams avec tous les forfaits payants, à partir de Startup, et un essai gratuit de 7 jours l'inclut.

Connecter votre organisation

Il vous faut le compte Microsoft d'un administrateur général ou d'un administrateur Teams de votre organisation, ainsi que l'autorisation de gérer les boîtes de réception dans Deskwoot ; les administrateurs l'ont.

1. Ouvrez Paramètres > Boîtes de réception, cliquez sur Ajouter une boîte de réception et choisissez Microsoft Teams.
2. Saisissez un Nom de la boîte de réception et cliquez sur Connecter avec Microsoft.
3. Connectez-vous avec le compte Microsoft d'un administrateur général ou d'un administrateur Teams. Deskwoot lit seulement qui s'est connecté et si ce compte est administrateur. Il ne conserve aucun mot de passe Microsoft ni aucun accès à votre organisation.

Vous arrivez sur la nouvelle boîte de réception, dans son onglet Microsoft Teams. Une organisation Microsoft 365 ne peut être connectée qu'à un seul espace de travail Deskwoot.

Ajouter l'application Deskwoot dans Teams

Votre administrateur Microsoft 365 ajoute l'application une seule fois pour toute l'organisation.

1. Dans l'onglet Microsoft Teams, sous L'application Deskwoot pour Teams, cliquez sur Télécharger l'application et envoyez le fichier à votre administrateur.
2. Votre administrateur ouvre Teams et va dans Apps > Manage your apps.
3. Là, il choisit Upload an app > Upload an app to your org's app catalog et sélectionne le fichier.

Deskwoot apparaît tout de suite : les personnes le trouvent dans Teams sous Apps > Built for your org. Votre administrateur peut aussi importer le fichier dans le centre d'administration Teams, sous Teams apps > Manage apps > Upload new app. Avec les stratégies d'applications de Teams, votre administrateur décide qui peut l'utiliser. Quand quelqu'un ajoute l'application, elle dit bonjour une fois et explique que ses messages vont à votre équipe support et qu'un assistant IA peut répondre en premier.

Utiliser Deskwoot dans les canaux

Pour utiliser Deskwoot dans un canal, un propriétaire de l'équipe ajoute l'application à l'équipe et l'autorise à lire les messages des canaux de l'équipe. Pour un canal partagé, ajoutez aussi l'application à ce canal. Deskwoot ne fonctionne pas dans les canaux privés ni dans les discussions de groupe.

Les canaux de l'équipe apparaissent ensuite dans l'onglet Microsoft Teams, sous Canaux. Pour chaque canal, vous choisissez :

• Si Deskwoot enregistre ses publications (Enregistrer les publications de ce canal). Si l'option est désactivée, Deskwoot ignore le canal.
• Quelles publications démarrent une conversation : Seulement les publications qui mentionnent Deskwoot (par défaut) ou Chaque nouvelle publication.

Une publication et les réponses de son fil de discussion forment une seule conversation. Les réponses dans un fil qui a déjà une conversation y arrivent tant que le canal est activé, avec ou sans mention. Deskwoot enregistre seulement les publications des canaux activés et écarte tout le reste sans l'enregistrer.

Qui écrit

Sous Qui écrit, vous choisissez à quel contact appartient un message venant de Teams :

• Utiliser le contact existant avec la même adresse e-mail (par défaut) : quand Microsoft confirme l'adresse de la personne et qu'un contact l'a déjà, le message va à ce contact. Microsoft confirme l'adresse des personnes de votre organisation, jamais celle d'un invité.
• Toujours créer un nouveau contact : chaque personne dans Teams a son propre contact.

Les invités d'autres organisations ont toujours leur propre contact. Dans un fil de discussion d'un canal, la conversation appartient à la personne qui l'a commencé, et chaque réponse montre qui l'a écrite.

Réponses, notes de statut et fichiers

• Votre réponse arrive dans le même chat privé ou fil de discussion. Dans Teams, tous les messages viennent de l'application Deskwoot, donc votre nom apparaît devant chaque réponse, par exemple « Anna : Votre ordinateur portable est prêt. »
• Quand Prévenir les personnes dans Teams quand leur conversation est résolue ou rouverte est activé (par défaut), Deskwoot écrit une courte note dans le chat ou le fil de discussion, dans la langue de la personne, quand votre équipe résout ou rouvre la conversation. Rien n'est envoyé quand c'est le message de la personne elle-même qui la rouvre.
• Si la boîte de réception envoie une enquête de satisfaction, un chat privé la reçoit une fois la conversation résolue. Un fil de discussion de canal ne reçoit jamais d'enquête, car plusieurs personnes le lisent.
• Un fichier envoyé dans un chat privé et une image collée dans un chat arrivent en pièces jointes. Les fichiers joints à une publication dans un canal n'arrivent pas dans Deskwoot ; seul le texte arrive. Les fichiers envoyés par votre équipe partent sous forme de liens de téléchargement.

Fynn dans Teams

Activez Fynn dans l'onglet Configuration du bot de la boîte de réception, comme pour toute boîte de réception.

• Dans un chat privé, Fynn répond comme dans n'importe quel chat, et Teams montre qu'il écrit. Sa réponse commence par une ligne qui dit qu'il est l'assistant IA de votre entreprise : la première fois, puis de nouveau quand votre équipe a écrit entre-temps.
• Dans un fil de discussion de canal, il répond à la publication qui l'a commencé, à chaque message qui mentionne Deskwoot et aux messages suivants de la personne qui l'a commencé tant qu'il gère encore la conversation. Les réponses des autres personnes attendent votre équipe.
• Un fil de discussion est lu par plusieurs personnes. Fynn n'y partage donc jamais de données de compte, comme des commandes ou des paiements, et n'y fait jamais de modification pour personne : il donne des réponses générales et transmet ces questions à votre équipe. Dans un chat privé, il confirme d'abord la personne avec un lien envoyé à son adresse e-mail, comme dans n'importe quel chat. Quand un membre de votre organisation (pas un invité) écrit et que son nom d'utilisateur Microsoft est l'adresse e-mail du contact, cela compte comme une confirmation pendant 24 heures, sans lien.
• Seules les réponses de Fynn et la note de statut vont dans un fil de discussion : pas de message d'accueil, de message d'absence, de message d'automatisation ni d'enquête.

Déconnecter

Déconnecter dans l'onglet Microsoft Teams supprime la boîte de réception. Ses conversations sont conservées. Retirez ensuite l'application Deskwoot dans le centre d'administration Teams. Les personnes qui écrivent ensuite à l'application reçoivent une note indiquant qu'elle n'est pas connectée.

Questions fréquentes

De quel forfait ai-je besoin ?

Microsoft Teams fonctionne avec tous les forfaits, y compris le forfait Free, où il utilise l'unique boîte de réception du forfait. Fynn répond dans Teams avec tous les forfaits payants, à partir de Startup, et un essai gratuit de 7 jours l'inclut. Connecter Teams ne coûte rien de plus dans Deskwoot.

Que lit et que garde Deskwoot ?

Pour suivre les réponses dans un fil de discussion, l'application peut lire les messages des canaux d'une équipe à laquelle elle a été ajoutée. Deskwoot garde seulement les messages des chats privés avec l'application et des fils de discussion des canaux que vous avez activés, et écarte tout le reste sans l'enregistrer. Il ne conserve aucun mot de passe Microsoft ni aucun accès à votre organisation.

Seules les publications qui mentionnent Deskwoot arrivent. Pourquoi ?

Dans ce cas, l'application ne peut pas lire les messages du canal : le propriétaire de l'équipe ne l'a pas autorisé en ajoutant l'application, ou votre administrateur Microsoft 365 a désactivé cette autorisation pour toutes les applications. Les réponses sans mention n'arrivent alors jamais dans Deskwoot. Demandez au propriétaire d'ajouter à nouveau l'application et de l'autoriser, ou à votre administrateur de l'autoriser à nouveau.

Des personnes d'autres organisations peuvent-elles nous écrire ?

Oui, dans les fils de discussion des canaux : les invités de votre organisation dans les canaux dont ils font partie, et les personnes d'autres organisations dans un canal partagé auquel l'application a été ajoutée. Deskwoot ne lance jamais un chat de lui-même : ce sont les personnes qui écrivent en premier.

Puis-je connecter plus d'une organisation ?

Oui, chacune dans sa propre boîte de réception Microsoft Teams. Le forfait Free a une seule boîte de réception, donc une seule organisation. Une organisation ne peut être connectée qu'à un seul espace de travail Deskwoot.