Conectar Microsoft Teams

Conecta Microsoft Teams y las personas de tu organización de Microsoft 365 podrán escribirle a tu equipo directamente en Teams: en un chat privado con la app de Deskwoot o en un canal de un equipo al que se agregó la app. Cada chat privado y cada hilo de un canal se convierte en una conversación en Deskwoot. Tu equipo responde desde Deskwoot, en la web o en la app, y la respuesta aparece en el mismo chat o hilo de Teams. Fynn puede responder primero.

Es ideal para una mesa de ayuda de TI o de RR. HH. que funciona en Teams, y para una empresa cuyos clientes trabajan con ella en su Teams. Puedes conectar Microsoft Teams en todos los planes. En el plan Free usa la única bandeja de entrada del plan; el chat en vivo no cuenta para ese límite. Fynn responde en Teams en todos los planes de pago, a partir de Startup, y la prueba gratis de 7 días lo incluye.

Conecta tu organización

Necesitas la cuenta de Microsoft de un administrador global o un administrador de Teams de tu organización, y el permiso para gestionar bandejas de entrada en Deskwoot; los administradores lo tienen.

1. Ve a Configuración > Bandejas de entrada, haz clic en Agregar bandeja de entrada y elige Microsoft Teams.
2. Escribe un Nombre de la bandeja de entrada y haz clic en Conectar con Microsoft.
3. Inicia sesión con la cuenta de Microsoft de un administrador global o un administrador de Teams. Deskwoot solo lee quién inició sesión y si esa cuenta es de administrador. No guarda ninguna contraseña de Microsoft ni tiene acceso a tu organización.

Llegas a la nueva bandeja de entrada, en su pestaña Microsoft Teams. Una organización de Microsoft 365 solo se puede conectar a un espacio de trabajo de Deskwoot.

Agrega la app de Deskwoot en Teams

El administrador de Microsoft 365 agrega la app una sola vez para toda la organización.

1. En la pestaña Microsoft Teams, en La app de Deskwoot para Teams, haz clic en Descargar la app y envíale el archivo a tu administrador.
2. Tu administrador abre Teams y va a Apps > Manage your apps.
3. Ahí elige Upload an app > Upload an app to your org's app catalog y selecciona el archivo.

Deskwoot aparece de inmediato: las personas lo encuentran en Teams en Apps > Built for your org. Tu administrador también puede subir el archivo en el centro de administración de Teams, en Teams apps > Manage apps > Upload new app. Con las directivas de apps de Teams, tu administrador decide quién puede usarla. Cuando alguien agrega la app, esta saluda una vez y le avisa que sus mensajes van a tu equipo de soporte y que un asistente de IA puede responder primero.

Usa Deskwoot en canales

Para usar Deskwoot en un canal, un propietario del equipo agrega la app al equipo y le permite leer los mensajes de los canales del equipo. En un canal compartido, agrega la app también a ese canal. Deskwoot no funciona en canales privados ni en chats grupales.

Después, los canales del equipo aparecen en la pestaña Microsoft Teams, en Canales. Para cada canal eliges:

• Si Deskwoot guarda sus publicaciones (Guardar publicaciones de ese canal). Si está desactivado, Deskwoot ignora el canal.
• Qué publicaciones inician una conversación: Solo publicaciones que mencionan a Deskwoot (la opción predeterminada) o Cada publicación nueva.

Una publicación y las respuestas de su hilo son una sola conversación. Las respuestas en un hilo que ya tiene una conversación llegan a ella mientras el canal esté activado, con o sin mención. Deskwoot solo guarda publicaciones de canales activados y descarta todo lo demás sin guardarlo.

Quién escribe

En Quién escribe eliges a qué contacto pertenece un mensaje de Teams:

• Usar el contacto existente con la misma dirección de correo (la opción predeterminada): cuando Microsoft confirma la dirección de la persona y un contacto ya la tiene, el mensaje va a ese contacto. Microsoft confirma la dirección de las personas de tu organización, nunca la de un invitado.
• Crear siempre un contacto nuevo: cada persona en Teams recibe su propio contacto.

Los invitados de otras organizaciones siempre reciben su propio contacto. En un hilo de un canal, la conversación pertenece a la persona que lo inició, y cada respuesta muestra quién la escribió.

Respuestas, avisos de estado y archivos

• Tu respuesta va al mismo chat privado o hilo. Todos los mensajes en Teams vienen de la app de Deskwoot, así que tu nombre aparece delante de cada respuesta, por ejemplo “Anna: Tu laptop ya está lista.”
• Con Avisar a las personas en Teams cuando su conversación se resuelva o se reabra activado (la opción predeterminada), Deskwoot escribe un aviso corto en el chat o hilo, en el idioma de la persona, cuando tu equipo resuelve o reabre la conversación. No se envía nada cuando es el propio mensaje de la persona el que la vuelve a abrir.
• Si la bandeja de entrada envía una encuesta de satisfacción, un chat privado la recibe después de que se resuelve la conversación. Un hilo de un canal nunca recibe una encuesta, porque lo leen varias personas.
• Un archivo que alguien envía en un chat privado y una imagen pegada en un chat llegan como archivos adjuntos. Los archivos adjuntos a una publicación en un canal no llegan a Deskwoot; solo llega el texto. Los archivos que envía tu equipo salen como enlaces de descarga.

Fynn en Teams

Activa Fynn en la pestaña Configuración del bot de la bandeja de entrada, como en cualquier bandeja de entrada.

• En un chat privado, Fynn responde como en cualquier chat, y Teams muestra que está escribiendo. Su respuesta empieza con una línea que dice que es el asistente de IA de tu empresa: la primera vez, y otra vez después de que tu equipo haya escrito mientras tanto.
• En un hilo de un canal responde a la publicación que lo inició, a cada mensaje que menciona a Deskwoot y a los mensajes siguientes de la persona que lo inició mientras él todavía atiende la conversación. Las respuestas de otras personas esperan a tu equipo.
• Un hilo lo leen varias personas. Por eso, ahí Fynn nunca comparte datos de la cuenta, como pedidos o pagos, y nunca hace cambios para nadie: da respuestas generales y le pasa esas preguntas a tu equipo. En un chat privado, primero confirma a la persona con un enlace que le envía a su dirección de correo, como en cualquier chat. Cuando escribe un miembro de tu organización (no un invitado) y su nombre de usuario de Microsoft es la dirección de correo del contacto, eso cuenta como confirmado durante 24 horas, sin enlace.
• En un hilo solo aparecen las respuestas de Fynn y el aviso de estado: ningún saludo, mensaje de ausencia, mensaje de automatización ni encuesta.

Desconectar

Desconectar en la pestaña Microsoft Teams elimina la bandeja de entrada. Sus conversaciones se conservan. Después, quita la app de Deskwoot en el centro de administración de Teams. Quienes le escriban a la app después reciben un aviso de que no está conectada.

Preguntas frecuentes

¿Qué plan necesito?

Microsoft Teams funciona en todos los planes, también en el plan Free, donde usa la única bandeja de entrada del plan. Fynn responde en Teams en todos los planes de pago, a partir de Startup, y la prueba gratis de 7 días lo incluye. Conectar Teams no cuesta nada extra en Deskwoot.

¿Qué lee y guarda Deskwoot?

Para seguir las respuestas en un hilo, la app puede leer los mensajes de los canales de un equipo al que se agregó. Deskwoot solo guarda los mensajes de los chats privados con la app y de los hilos de los canales que activaste, y descarta todo lo demás sin guardarlo. No guarda ninguna contraseña de Microsoft ni tiene acceso a tu organización.

Solo llegan las publicaciones que mencionan a Deskwoot. ¿Por qué?

En ese caso, la app no puede leer los mensajes del canal: el propietario del equipo no lo permitió al agregar la app, o tu administrador de Microsoft 365 desactivó ese permiso para todas las apps. Entonces las respuestas sin mención nunca llegan a Deskwoot. Pídele al propietario que vuelva a agregar la app y lo permita, o a tu administrador que lo vuelva a permitir.

¿Pueden escribirnos personas de otras organizaciones?

Sí, en hilos de canales: los invitados de tu organización en los canales a los que pertenecen, y personas de otras organizaciones en un canal compartido al que se agregó la app. Deskwoot nunca inicia un chat por su cuenta: las personas escriben primero.

¿Puedo conectar más de una organización?

Sí, cada una como su propia bandeja de entrada de Microsoft Teams. El plan Free tiene una bandeja de entrada, así que ahí es una sola organización. Una organización solo se puede conectar a un espacio de trabajo de Deskwoot.