Conectar o Microsoft Teams

Conecte o Microsoft Teams, e as pessoas da sua organização do Microsoft 365 escrevem para a sua equipe direto no Teams: em um chat privado com o app Deskwoot ou em um canal de uma equipe à qual o app foi adicionado. Cada chat privado e cada tópico de um canal vira uma conversa no Deskwoot. Sua equipe responde pelo Deskwoot, na web ou no app, e a resposta aparece no mesmo chat ou tópico no Teams. O Fynn pode responder primeiro.

Isso serve para um help desk de TI ou de RH que funciona no Teams, e para uma empresa cujos clientes trabalham com ela no Teams dela. Você conecta o Microsoft Teams em todos os planos. No plano Free ele ocupa a única caixa de entrada do plano; o chat ao vivo não conta para isso. O Fynn responde no Teams em todos os planos pagos, a partir do Startup, e o teste de 7 dias inclui isso.

Conectar a sua organização

Você precisa da conta Microsoft de um Administrador Global ou Administrador do Teams da sua organização e, no Deskwoot, da permissão para gerenciar caixas de entrada; os administradores têm essa permissão.

1. Vá para Configurações > Caixas de entrada, clique em Adicionar caixa de entrada e escolha Microsoft Teams.
2. Digite um nome em Nome da caixa de entrada e clique em Conectar com a Microsoft.
3. Entre com a conta Microsoft de um Administrador Global ou Administrador do Teams. O Deskwoot só lê quem entrou e se essa conta é de administrador. Ele não guarda nenhuma senha da Microsoft nem acesso à sua organização.

Depois você chega à nova caixa de entrada, na aba Microsoft Teams. Uma organização do Microsoft 365 só pode ser conectada a um workspace do Deskwoot.

Adicionar o app Deskwoot no Teams

O administrador do seu Microsoft 365 adiciona o app uma vez para toda a organização.

1. Na aba Microsoft Teams, em O app Deskwoot para o Teams, clique em Baixar o app e envie o arquivo para o seu administrador.
2. O administrador abre o Teams e vai para Apps > Manage your apps.
3. Lá ele escolhe Upload an app > Upload an app to your org's app catalog e seleciona o arquivo.

O Deskwoot aparece na hora: as pessoas o encontram no Teams em Apps > Built for your org. O administrador também pode enviar o arquivo no centro de administração do Teams, em Teams apps > Manage apps > Upload new app. Com as políticas de apps do Teams, o administrador decide quem pode usar o app. Quando alguém adiciona o app, ele cumprimenta uma vez e avisa que as mensagens vão para a sua equipe de suporte e que um assistente de IA pode responder primeiro.

Usar o Deskwoot em canais

Para usar o Deskwoot em um canal, um proprietário da equipe adiciona o app à equipe e permite que ele leia as mensagens dos canais da equipe. Em um canal compartilhado, adicione o app também a esse canal. O Deskwoot não funciona em canais privados nem em chats em grupo.

Os canais da equipe aparecem então na aba Microsoft Teams, em Canais. Para cada canal você escolhe:

• Se o Deskwoot guarda as publicações dele (Guardar publicações de cada canal). Desativado, o Deskwoot ignora o canal.
• Quais publicações iniciam uma conversa: Só publicações que mencionam o Deskwoot (o padrão) ou Toda nova publicação.

Uma publicação e as respostas no tópico dela são uma conversa. Respostas em um tópico que já tem uma conversa chegam a ela enquanto o canal estiver ativado, com ou sem menção. O Deskwoot guarda só as publicações de canais ativados e descarta todo o resto sem guardar.

Quem está escrevendo

Em Quem está escrevendo você escolhe a qual contato pertence uma mensagem do Teams:

• Usar o contato existente com o mesmo endereço de email (o padrão): quando a Microsoft confirma o endereço da pessoa e um contato já tem esse endereço, a mensagem vai para esse contato. A Microsoft confirma o endereço das pessoas da sua organização, nunca o de um convidado.
• Sempre criar um novo contato: cada pessoa no Teams recebe um contato próprio.

Convidados de outras organizações sempre recebem um contato próprio. Em um tópico, a conversa pertence a quem o começou, e cada resposta mostra quem a escreveu.

Respostas, avisos de status e arquivos

• Sua resposta vai para o mesmo chat privado ou tópico. Toda mensagem no Teams vem do app Deskwoot, por isso o seu nome aparece antes de cada resposta, por exemplo "Anna: Seu notebook está pronto."
• Com Avisar as pessoas no Teams quando a conversa for resolvida ou reaberta ativado (o padrão), o Deskwoot publica um aviso curto no chat ou no tópico, no idioma da pessoa, quando a sua equipe resolve ou reabre a conversa. Nada é enviado quando a própria mensagem da pessoa reabre a conversa.
• Se a caixa de entrada envia uma pesquisa de satisfação, um chat privado a recebe depois que a conversa é resolvida. Um tópico nunca recebe pesquisa, porque várias pessoas o leem.
• Um arquivo enviado em um chat privado e uma imagem colada em um chat chegam como anexos. Arquivos anexados a uma publicação em um canal não chegam ao Deskwoot; só o texto chega. Os arquivos da sua equipe saem como links de download.

O Fynn no Teams

Ative o Fynn na aba Configuração do bot da caixa de entrada, como em qualquer caixa de entrada.

• No chat privado o Fynn responde como em qualquer chat, e o Teams mostra que ele está digitando. A resposta dele começa com uma linha dizendo que ele é o assistente de IA da sua empresa: na primeira vez e de novo depois que a sua equipe escreveu no meio.
• Em um tópico ele responde à publicação que o começou, a toda mensagem que menciona o Deskwoot e às mensagens seguintes de quem começou o tópico, enquanto ele ainda cuida da conversa. As respostas de outras pessoas esperam pela sua equipe.
• Várias pessoas leem um tópico. Por isso, ali o Fynn nunca compartilha dados da conta, como pedidos ou pagamentos, e nunca faz uma alteração para ninguém: ele dá respostas gerais e passa essas perguntas para a sua equipe. No chat privado ele primeiro confirma a pessoa com um link enviado para o email dela, como em qualquer chat. Quando escreve um membro da sua organização (não um convidado) e o nome de usuário Microsoft dele é o email do contato, a pessoa conta como confirmada por 24 horas, sem link.
• Só as respostas do Fynn e o aviso de status vão para um tópico: nada de saudação, mensagem de ausência, mensagem de automação ou pesquisa.

Desconectar

Desconectar na aba Microsoft Teams exclui a caixa de entrada. As conversas dela ficam. Depois, remova o app Deskwoot no centro de administração do Teams. Quem escrever para o app depois disso recebe um aviso de que ele não está conectado.

Perguntas frequentes

De qual plano eu preciso?

O Microsoft Teams funciona em todos os planos, inclusive no plano Free, onde ocupa a única caixa de entrada do plano. O Fynn responde no Teams em todos os planos pagos, a partir do Startup, e o teste de 7 dias inclui isso. Conectar o Teams não custa nada a mais no Deskwoot.

O que o Deskwoot lê e guarda?

Para acompanhar as respostas em um tópico, o app pode ler as mensagens dos canais de uma equipe à qual foi adicionado. O Deskwoot guarda só as mensagens dos chats privados com o app e dos tópicos em canais que você ativou, e descarta todo o resto sem guardar. Ele não guarda nenhuma senha da Microsoft nem acesso à sua organização.

Só chegam publicações que mencionam o Deskwoot. Por quê?

Então o app não pode ler as mensagens do canal: o proprietário da equipe não permitiu ao adicionar o app, ou o administrador do seu Microsoft 365 desativou essa permissão para todos os apps. Respostas sem menção nunca chegam ao Deskwoot nesse caso. Peça ao proprietário que adicione o app de novo e permita, ou ao administrador que permita de novo.

Pessoas de outras organizações podem nos escrever?

Sim, em tópicos: convidados da sua organização nos canais dos quais fazem parte, e pessoas de outras organizações em um canal compartilhado ao qual o app foi adicionado. O Deskwoot nunca começa um chat sozinho: as pessoas escrevem primeiro.

Posso conectar mais de uma organização?

Sim, cada uma como a sua própria caixa de entrada do Microsoft Teams. O plano Free tem uma caixa de entrada, então ali é uma organização. Uma organização só pode ser conectada a um workspace do Deskwoot.