Microsoft Teams verbinden

Verbinde Microsoft Teams, und die Leute deiner Microsoft 365 Organisation schreiben deinem Team direkt in Teams: in einem privaten Chat mit der Deskwoot App oder in einem Kanal eines Teams, dem die App hinzugefügt wurde. Jeder private Chat und jeder Thread in einem Kanal wird in Deskwoot eine Konversation. Dein Team antwortet aus Deskwoot, im Web oder in der App, und die Antwort erscheint im selben Chat oder Thread in Teams. Fynn kann zuerst antworten.

Das passt zu einem IT oder HR Helpdesk, der in Teams läuft, und zu einem Unternehmen, dessen Kunden in seinem Teams mitarbeiten. Microsoft Teams verbindest du in jedem Plan. Im Free Plan belegt es den einen Posteingang des Plans; der Live Chat zählt dabei nicht mit. Fynn antwortet in Teams in jedem bezahlten Plan ab Startup, auch in der Testphase von 7 Tagen.

Deine Organisation verbinden

Du brauchst das Microsoft Konto eines globalen Administrators oder eines Teams Administrators deiner Organisation und in Deskwoot die Berechtigung, Posteingänge zu verwalten; Administratoren haben sie.

1. Öffne Einstellungen > Posteingänge, klick auf Posteingang hinzufügen und wähle Microsoft Teams.
2. Gib unter Name des Posteingangs einen Namen ein und klick auf Mit Microsoft verbinden.
3. Melde dich mit dem Microsoft Konto eines globalen Administrators oder eines Teams Administrators an. Deskwoot liest nur, wer sich angemeldet hat und ob dieses Konto ein Administrator ist. Es behält kein Microsoft Passwort und keinen Zugriff auf deine Organisation.

Danach landest du im neuen Posteingang, im Tab Microsoft Teams. Eine Microsoft 365 Organisation lässt sich nur mit einem Deskwoot Workspace verbinden.

Die Deskwoot App in Teams hinzufügen

Dein Microsoft 365 Admin fügt die App einmal für die ganze Organisation hinzu.

1. Klick im Tab Microsoft Teams unter Die Deskwoot App für Teams auf App herunterladen und schick die Datei deinem Admin.
2. Dein Admin öffnet Teams und geht zu Apps > Manage your apps.
3. Dort wählt er Upload an app > Upload an app to your org's app catalog und wählt die Datei.

Deskwoot erscheint sofort: Die Leute finden es in Teams unter Apps > Built for your org. Dein Admin kann die Datei auch im Teams Admin Center unter Teams apps > Manage apps > Upload new app hochladen. Mit den App Richtlinien in Teams legt dein Admin fest, wer die App nutzen darf. Wenn jemand die App hinzufügt, grüßt sie einmal und sagt, dass Nachrichten an dein Supportteam gehen und ein KI Assistent zuerst antworten kann.

Deskwoot in Kanälen nutzen

Damit Deskwoot in einem Kanal antwortet, fügt ein Besitzer des Teams die App dem Team hinzu und erlaubt ihr, die Kanalnachrichten des Teams zu lesen. Bei einem geteilten Kanal fügst du die App auch diesem Kanal hinzu. In privaten Kanälen und Gruppenchats funktioniert Deskwoot nicht.

Die Kanäle des Teams erscheinen dann im Tab Microsoft Teams unter Kanäle. Für jeden Kanal legst du fest:

• Ob Deskwoot seine Beiträge speichert (Beiträge aus dem Kanal speichern). Ausgeschaltet beachtet Deskwoot den Kanal nicht.
• Welche Beiträge eine Konversation starten: Nur Beiträge, die Deskwoot erwähnen (die Voreinstellung) oder Jeder neue Beitrag.

Ein Beitrag und die Antworten in seinem Thread sind eine Konversation. Antworten in einem Thread, der schon eine Konversation hat, kommen dort an, solange der Kanal eingeschaltet ist, mit oder ohne Erwähnung. Deskwoot speichert nur Beiträge aus eingeschalteten Kanälen und verwirft alles andere, ohne es zu speichern.

Wer schreibt

Unter Wer schreibt legst du fest, zu welchem Kontakt eine Nachricht aus Teams gehört:

• Den vorhandenen Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse nutzen (die Voreinstellung): Wenn Microsoft die Adresse der Person bestätigt und ein Kontakt sie schon hat, geht die Nachricht an diesen Kontakt. Microsoft bestätigt die Adresse von Leuten deiner Organisation, nie die Adresse eines Gasts.
• Immer einen neuen Kontakt anlegen: Jede Person in Teams bekommt einen eigenen Kontakt.

Gäste aus anderen Organisationen bekommen immer einen eigenen Kontakt. In einem Thread gehört die Konversation der Person, die ihn begonnen hat, und jede Antwort zeigt, wer sie geschrieben hat.

Antworten, Statusnotizen und Dateien

• Deine Antwort geht in denselben privaten Chat oder Thread. Jede Nachricht in Teams kommt von der Deskwoot App, deshalb steht dein Name vor jeder Antwort, zum Beispiel "Anna: Dein Laptop ist fertig."
• Ist Leute in Teams informieren, wenn ihre Konversation gelöst oder wieder geöffnet wird eingeschaltet (die Voreinstellung), schreibt Deskwoot eine kurze Notiz in den Chat oder Thread, in der Sprache der Person, wenn dein Team die Konversation löst oder wieder öffnet. Öffnet die Person sie selbst mit einer neuen Nachricht, geht nichts raus.
• Schickt der Posteingang eine Zufriedenheitsumfrage, bekommt ein privater Chat sie, nachdem die Konversation gelöst ist. Ein Thread bekommt nie eine Umfrage, weil ihn mehrere Leute lesen.
• Eine Datei, die jemand in einem privaten Chat schickt, und ein Bild, das in einen Chat eingefügt wird, kommen als Anhang an. Dateien, die an einen Beitrag in einem Kanal angehängt sind, erreichen Deskwoot nicht; nur der Text kommt an. Dateien deines Teams gehen als Download Links raus.

Fynn in Teams

Schalte Fynn im Tab Bot-Konfiguration des Posteingangs ein, wie bei jedem Posteingang.

• Im privaten Chat antwortet Fynn wie in jedem Chat, und Teams zeigt, dass er schreibt. Seine Antwort beginnt mit einer Zeile, die sagt, dass er der KI Assistent deines Unternehmens ist: beim ersten Mal und wieder, nachdem dein Team dazwischen geschrieben hat.
• In einem Thread antwortet er auf den Beitrag, der ihn begonnen hat, auf jede Nachricht, die Deskwoot erwähnt, und auf spätere Nachrichten der Person, die ihn begonnen hat, solange er die Konversation betreut. Antworten anderer Leute warten auf dein Team.
• Einen Thread lesen mehrere Leute. Deshalb teilt Fynn dort nie Kontodaten wie Bestellungen oder Zahlungen und ändert nie etwas für jemanden: Er antwortet allgemein und gibt solche Fragen an dein Team. Im privaten Chat bestätigt er die Person zuerst mit einem Link an ihre E-Mail-Adresse, wie in jedem Chat. Schreibt ein Mitglied deiner Organisation (kein Gast) und ist sein Microsoft Benutzername die E-Mail-Adresse des Kontakts, gilt die Person 24 Stunden lang als bestätigt, ohne Link.
• In einen Thread gehen nur Fynns Antworten und die Statusnotiz: keine Begrüßung, keine Abwesenheitsnachricht, keine Nachricht einer Automatisierung und keine Umfrage.

Trennen

Trennen im Tab Microsoft Teams löscht den Posteingang. Seine Konversationen bleiben erhalten. Entferne danach die Deskwoot App im Teams Admin Center. Wer der App danach schreibt, bekommt einen Hinweis, dass sie nicht verbunden ist.

Häufige Fragen

Welchen Plan brauche ich?

Microsoft Teams funktioniert in jedem Plan, auch im Free Plan, wo es den einen Posteingang des Plans belegt. Fynn antwortet in Teams in jedem bezahlten Plan ab Startup, auch in der Testphase von 7 Tagen. Das Verbinden von Teams kostet in Deskwoot nichts extra.

Was liest und behält Deskwoot?

Um den Antworten in einem Thread zu folgen, darf die App die Nachrichten der Kanäle in einem Team lesen, dem sie hinzugefügt wurde. Deskwoot behält nur die Nachrichten aus privaten Chats mit der App und aus Threads in Kanälen, die du eingeschaltet hast, und verwirft alles andere, ohne es zu speichern. Es behält kein Microsoft Passwort und keinen Zugriff auf deine Organisation.

Es kommen nur Beiträge an, die Deskwoot erwähnen. Warum?

Dann darf die App die Kanalnachrichten nicht lesen: Der Besitzer des Teams hat es beim Hinzufügen nicht erlaubt, oder dein Microsoft 365 Admin hat diese Berechtigung für alle Apps ausgeschaltet. Antworten ohne Erwähnung erreichen Deskwoot dann nie. Bitte den Besitzer, die App neu hinzuzufügen und es zu erlauben, oder deinen Admin, es wieder zu erlauben.

Können uns Leute aus anderen Organisationen schreiben?

Ja, in Threads: Gäste deiner Organisation in den Kanälen, zu denen sie gehören, und Leute aus anderen Organisationen in einem geteilten Kanal, dem die App hinzugefügt wurde. Deskwoot beginnt nie selbst einen Chat: Die Leute schreiben zuerst.

Kann ich mehr als eine Organisation verbinden?

Ja, jede als eigenen Microsoft Teams Posteingang. Der Free Plan hat einen Posteingang, dort ist es also eine Organisation. Eine Organisation lässt sich nur mit einem Deskwoot Workspace verbinden.