Ein Postfach von Outlook oder Microsoft 365 verbinden

Ab dem Startup-Plan verbindest du ein Outlook-Postfach mit deinem Microsoft-Konto mit Deskwoot. Das klappt für Geschäfts- und Schulpostfächer in Microsoft 365 und für private Postfächer bei Outlook.com, Hotmail und Live. Dein Passwort sieht Deskwoot nie, und du brauchst weder IMAP- und SMTP-Einstellungen noch ein App-Passwort.

Postfach verbinden

1. Öffne Einstellungen → Posteingänge, klicke auf Posteingang hinzufügen und wähle E-Mail.
2. Wähle unter Verbindungsart Outlook / Microsoft 365. Gib dem Posteingang einen Namen oder lass das Feld leer, dann heißt er wie die Adresse des Postfachs.
3. Klicke auf Mit Microsoft verbinden und melde dich mit dem Konto des Postfachs an, das du nutzen willst, zum Beispiel support@deinefirma.de.
4. Microsoft zeigt die Berechtigungen, die Deskwoot anfragt. Prüfe sie und klicke auf Akzeptieren.
5. Du landest im neuen Posteingang. Deskwoot übernimmt die Mails der letzten 30 Tage, neue Mails erscheinen, sobald sie ankommen.

Was Deskwoot mit dem Postfach macht

• Es liest neue Mails im Ordner Posteingang und macht daraus Konversationen, mit Threads wie bei jeder anderen E-Mail.
• Es markiert jede gespeicherte Mail in Outlook als gelesen.
• Antworten, die du in Deskwoot schreibst, gehen aus dem Postfach selbst über Microsoft raus, mit deiner eigenen Adresse. Outlook zeigt sie unter Gesendete Elemente.
• Antworten, die du direkt in Outlook schickst, erscheinen auch in der passenden Konversation.

Microsoft fragt, ob Deskwoot deine E-Mails lesen und schreiben, in deinem Namen E-Mails senden, dich anmelden und dein Profil lesen und den gewährten Zugriff behalten darf. Mehr fragt Deskwoot nicht an.

"Administratorgenehmigung erforderlich"

Viele Firmen lassen nur ihre Admins neue Apps freigeben. Wenn Microsoft eine Administratorgenehmigung verlangt oder Deskwoot meldet, dass ein Admin zustimmen muss, kann dein Microsoft-365-Admin Deskwoot einmal für die ganze Organisation freigeben. Deskwoot zeigt dafür in der Fehlermeldung einen Link: Der Admin öffnet ihn, meldet sich an und stimmt zu. Danach verbindest du das Postfach erneut.

Wenn die Verbindung abbricht

Beendet Microsoft den Zugriff von Deskwoot, zum Beispiel nach einer Passwortänderung oder wenn ein Admin die App entfernt, zeigt der Posteingang ein rotes Banner mit dem Grund. Antworten aus diesem Posteingang gehen erst wieder raus, wenn du auf Erneut mit Microsoft verbinden klickst und dich mit demselben Konto anmeldest. Mails, die in der Zwischenzeit angekommen sind, holt Deskwoot danach nach.

Ein Postfach trennen

Öffne den Posteingang, geh zum Tab Konfiguration und klicke auf Trennen. Deskwoot liest und sendet dann keine Mails mehr für dieses Postfach, die Konversationen bleiben. Um den Zugriff auch bei Microsoft zu entfernen, nimm Deskwoot aus den App-Berechtigungen deines Microsoft-Kontos. Das Postfach bleibt diesem Posteingang zugeordnet: Um es mit einem anderen Posteingang zu verbinden, lösch zuerst diesen.

Gut zu wissen

• Ein Postfach versorgt immer nur einen Deskwoot-Posteingang.
• Ein freigegebenes Postfach hat keine eigene Anmeldung, verbinde es deshalb per Weiterleitung.
• Ein Postfach auf einem eigenen Exchange-Server (nicht Exchange Online) lässt sich so nicht verbinden. Nutze IMAP und SMTP oder eine Weiterleitung.
• Du nutzt Gmail? Verbinde es per IMAP und SMTP mit einem App-Passwort oder richte eine Weiterleitung ein.
• Der kostenlose Hacker-Plan empfängt E-Mails nur per Weiterleitung.