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Deinen E-Mail-Posteingang verbinden

Aktualisiert am 20.10.20266 Min. Lesezeit
Deutsch
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Ein E-Mail-Posteingang ist der häufigste Weg, auf dem Kunden dich erreichen. Es gibt zwei Wege: Weiterleitung (Gmail, Outlook oder deine eigene Domain leitet an Deskwoot weiter) oder IMAP/SMTP (Deskwoot verbindet sich direkt mit deinem Mailserver). Die Weiterleitung ist einfacher und reicht für die meisten Teams. IMAP/SMTP brauchst du, wenn Antworten von deiner eigenen Domain aus verschickt werden sollen. Weiterleitungs-Posteingänge sind in jedem Tarif unbegrenzt, IMAP/SMTP gibt es ab dem Startup-Tarif.

Das Verbinden eines E-Mail-Posteingangs mit Deskwoot läuft über die Standardprotokolle IMAP und SMTP, sodass jeder Anbieter (Gmail, Outlook, Zoho, ein eigener Mailserver) mit demselben Ablauf angebunden wird: IMAP-Zugangsdaten einfügen, SMTP-Zugangsdaten einfügen, eine Testnachricht senden. Egal ob du Gmail, Outlook oder einen eigenen Mailserver nutzt, Deskwoot unterstützt die Standardprotokolle IMAP und SMTP, um eingehende Nachrichten abzurufen und Antworten direkt aus der Plattform zu versenden.

Schritt 1: IMAP für eingehende Mails konfigurieren

IMAP erlaubt es Deskwoot, dein Postfach regelmäßig auf neue Nachrichten zu prüfen und daraus automatisch Konversationen zu erstellen.

  1. Gehe zu Einstellungen > Posteingänge > Posteingang hinzufügen, wähle E-Mail und als Verbindungsart IMAP / SMTP (ab dem Startup-Tarif).
  2. Gib deine IMAP-Serveradresse ein (z. B. imap.gmail.com für Gmail oder outlook.office365.com für Outlook).
  3. Lege den Port fest, üblicherweise 993 für SSL-Verbindungen.
  4. Gib deine E-Mail-Zugangsdaten ein (E-Mail-Adresse und Passwort oder ein App-Passwort).
  5. Trag im selben Formular die SMTP-Einstellungen aus Schritt 2 ein. Verbindung testen prüft danach beide Server auf einmal.

Schritt 2: SMTP für ausgehende Mails konfigurieren

Um E-Mails über Deskwoot zu beantworten, musst du außerdem SMTP einrichten, damit ausgehende Nachrichten von deiner eigenen E-Mail-Adresse versendet werden.

  1. Gib deine SMTP-Serveradresse ein (z. B. smtp.gmail.com).
  2. Lege den Port fest, meist 587 für TLS.
  3. Gib deine E-Mail-Zugangsdaten an.
  4. Klicke auf Verbindung testen (Deskwoot probiert eine echte Anmeldung an beiden Servern, ohne etwas zu speichern) und dann auf Posteingang erstellen. Schick dir danach eine Test-E-Mail, um zu prüfen, ob ausgehende Mails ankommen.

E-Mail-Verkettung

Deskwoot ordnet E-Mail-Antworten automatisch bestehenden Konversationen zu, und zwar mithilfe von Standard-E-Mail-Headern wie In-Reply-To und References. Wenn ein Kunde auf eine frühere E-Mail antwortet, erscheint sie als neue Nachricht in derselben Konversation, statt ein Duplikat zu erzeugen. So bleibt dein Posteingang aufgeräumt und der Kontext erhalten.

Häufige Probleme beheben

  • Authentifizierung schlägt fehl: Wenn du Gmail oder einen anderen Anbieter mit aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzt, musst du wahrscheinlich ein App-Passwort erzeugen, statt dein normales Kontopasswort zu verwenden.
  • Zeitüberschreitung der Verbindung: Prüfe noch einmal, ob Serveradresse und Port stimmen. Stelle sicher, dass deine Firewall oder dein Hosting-Anbieter ausgehende Verbindungen über die Ports 993 oder 587 nicht blockiert.
  • E-Mails erscheinen nicht: Prüfe, ob der IMAP-Ordner, den Deskwoot überwacht (der Posteingang deines Postfachs), die erwarteten Nachrichten enthält. Vergewissere dich außerdem, dass keine serverseitige Regel Mails in einen anderen Ordner verschiebt, bevor Deskwoot sie abruft.

Tipps aus der Praxis

  • Verwende eine eigene Support-E-Mail-Adresse (z. B. support@deinedomain.com) statt eines persönlichen Postfachs, damit Kundenanfragen getrennt bleiben.
  • Teste nach der Einrichtung immer sowohl eingehende als auch ausgehende Verbindungen, indem du dir selbst eine kurze Nachricht schickst und über Deskwoot darauf antwortest.
  • Halte deine E-Mail-Zugangsdaten aktuell. Wenn du ein Passwort änderst, trag es auch in Deskwoot neu ein, damit die Synchronisierung nicht abbricht.

Häufige Fragen

Kann ich mehr als eine E-Mail-Adresse verbinden?
Ja. Wiederhole die Einrichtung unter Einstellungen > Posteingänge > Posteingang hinzufügen, zum Beispiel für sales@, support@ und billing@. Jede Adresse erscheint als eigener Posteingang mit eigener Konfiguration. Weiterleitungs-Posteingänge sind in jedem Tarif unbegrenzt, IMAP/SMTP-Posteingänge gibt es ab dem Startup-Tarif, ebenfalls ohne Limit.
Werden bei der Verbindung mit Deskwoot E-Mails von meinem Mailserver entfernt?
Nein. Deskwoot nutzt IMAP und übernimmt eine Kopie deiner Nachrichten. Die ursprünglichen E-Mails bleiben auf deinem Mailserver, solange du sie dort nicht löschst.
Muss ich für Gmail „weniger sichere Apps“ zulassen?
Nein, Google hat diese Option abgeschafft. Aktiviere stattdessen die Bestätigung in zwei Schritten in deinem Google-Konto und erstelle ein App-Passwort nur für Deskwoot.
Welche Verbindungsart ist besser?
Für die meisten Teams die Weiterleitung: Sie ist einfacher, du musst keinen Server einrichten, und sie funktioniert in jedem Tarif. Antworten gehen dann von deiner Deskwoot-Weiterleitungsadresse aus, mit deinem Absendernamen. IMAP/SMTP brauchst du, wenn Antworten von deiner eigenen Domain aus verschickt werden müssen (zum Beispiel aus Compliance-Gründen oder wegen der Absender-Authentifizierung). Das gibt es ab dem Startup-Tarif.
Brauche ich eine eigene Domain?
Nein. Bei der Weiterleitung nutzt du deine bestehende E-Mail-Adresse (z. B. support@deinefirma.de über Gmail). Im IMAP/SMTP-Modus trägst du die SMTP-Zugangsdaten deines Mailanbieters ein.
Können Kunden weiterhin an meine bisherige Adresse schreiben?
Ja. Kunden schreiben weiter an support@deinefirma.de, und die Weiterleitung bei deinem Mailanbieter schickt die Mails an Deskwoot. Antworten im Weiterleitungsmodus kommen von deiner Deskwoot-Weiterleitungsadresse (…@mail.deskwoot.com) mit deinem Absendernamen, mit IMAP/SMTP von deiner eigenen Adresse.
Wie richte ich die Weiterleitung in Gmail ein?
Kopiere die Weiterleitungsadresse aus Einstellungen > Posteingänge (dein Posteingang). Öffne in Gmail die Einstellungen, dort „Weiterleitung und POP/IMAP“, und füge die Adresse als Weiterleitungsadresse hinzu. Gmail schickt einen Bestätigungscode, der in Deskwoot ankommt. Trag den Code in Gmail ein und aktiviere die Weiterleitung für alle Mails.
Funktioniert das mit Outlook und Microsoft 365?
Ja. Bei geschäftlichen Microsoft-365-Konten muss eventuell deine IT die externe Weiterleitung erlauben. Die Details stehen im Artikel zur Weiterleitung aus Outlook.
Sind meine IMAP-Zugangsdaten sicher gespeichert?
Ja, sie werden verschlüsselt gespeichert und nur für die IMAP-Verbindung und den SMTP-Versand entschlüsselt. Im Weiterleitungsmodus braucht Deskwoot dein Passwort gar nicht.
Wie schnell kommen neue E-Mails an?
Bei IMAP hält Deskwoot eine IDLE-Verbindung offen, neue Mails erscheinen deshalb meist nach wenigen Sekunden. Zur Sicherheit prüft Deskwoot das Postfach zusätzlich alle 5 Minuten. Weiterleitungen kommen an, sobald dein Mailanbieter sie verschickt, in der Regel in weniger als einer Minute.
Was passiert mit Spam?
Dein Mailanbieter filtert zuerst: Was Gmail als Spam einstuft, landet nicht in Deskwoot. In Deskwoot sortiert der Spam-Filter (Einstellungen > Spam-Filter) zusätzlich Mails mit blockierten Wörtern oder von blockierten Absendern aus, die du selbst festlegst.
Können Kunden Anhänge schicken?
Ja, bis 25 MB pro Datei. Größere Dateien werden nicht übernommen. Bilder im Text einer E-Mail stehen dort, wo der Absender sie hingesetzt hat, und die E-Mail behält ihre Formatierung.
Kann ich Bilder in den Text meiner Antwort setzen?
Ja. Füge ein PNG, JPEG oder GIF in eine E-Mail-Antwort ein, zieh es hinein oder nutze Bild einfügen, dann steht das Bild im Text an der Stelle, an die du es gesetzt hast. Andere Dateien gehen als Anhang raus. Jede Datei darf bis zu 10 MB groß sein, und eine Antwort trägt bis zu 10 Dateien und zusammen 20 MB.
Was passiert, wenn eine Antwort nicht gesendet werden kann?
Unter der Antwort steht Zustellung fehlgeschlagen. mit dem Grund, zum Beispiel wenn der Kontakt keine E-Mail-Adresse hat oder dein Mailserver die Nachricht abgelehnt hat. Behebe die Ursache und sende die Antwort noch einmal, siehe Wenn eine Antwort nicht zugestellt wird.
Was passiert, wenn sich meine E-Mail-Adresse ändert?
Trag die neue Adresse bzw. die neuen Zugangsdaten im Tab Konfiguration des Posteingangs ein und richte die Weiterleitung bei deinem Mailanbieter neu ein. Bestehende Konversationen bleiben unverändert. Unser Tipp: Lass die alte Adresse für etwa einen Monat parallel weiterlaufen.
Kann Fynn meine E-Mails beantworten?
Ja, in den Tarifen mit Fynn (ab dem Startup-Tarif). Schalte ihn im Tab Bot-Konfiguration des Posteingangs ein, oder in der geführten Einrichtung mit Fynn beantwortet E-Mails. Dort bleibt der Schalter aus, bis du ihn einschaltest. Fynn beantwortet dann jede E-Mail in diesem Posteingang, außer Newslettern und Mails von automatischen Absendern wie noreply-Adressen. Die landen trotzdem bei deinem Team. Jede seiner E-Mails endet mit einem Satz, dass der KI-Assistent deines Workspaces sie geschrieben hat, und im Modus Support-Bot damit, dass eine Antwort mit dem Wort „Mitarbeiter“ dein Team dazuholt.

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