Configurer Deskwoot

La configuration s'ouvre pour la personne qui a créé l'espace de travail et s'adresse aux administrateurs. Les membres de l'équipe que vous invitez arrivent directement dans la boîte de réception.

Votre activité

• Choisissez votre type d'activité : Boutique en ligne, Cabinet, Artisans du bâtiment, Restaurant et café, Salon et beauté, Immobilier ou Autre chose. Avec Cabinet, les notifications push sur les téléphones de votre équipe n'affichent que le numéro de la conversation, sans le nom du patient ni le message (voir Notifications push sans contenu).
• Saisissez votre site web. Si vous vous êtes inscrit avec une adresse e-mail professionnelle, il est déjà rempli. Pas de site web ? Cochez Je n'ai pas de site web.
• Choisissez comment vos clients vous contactent aujourd'hui, par exemple par e-mail, WhatsApp ou le chat de votre site web. Fynn répond aux messages écrits, pas aux appels.

Vous voulez d'abord jeter un œil ? Sous le bouton, Je préfère explorer et tout configurer moi-même met fin à la configuration guidée et vous amène dans votre boîte de réception. Vous pouvez rouvrir la configuration à tout moment via Rechercher avec Ouvrir la configuration.

Fynn apprend à connaître votre activité

Apprendre. Fynn lit les pages publiques de votre site web. Sa première lecture rapide couvre jusqu'à 25 pages, celles sur lesquelles les clients posent d'abord des questions, comme le contact, la livraison, les retours et les horaires d'ouverture, puis il lit le reste du site en arrière-plan. Votre centre d'aide ou votre FAQ se trouve à une autre adresse, par exemple help.yourbusiness.com ou un centre d'aide chez Zendesk ou Freshdesk ? Ajoutez-le sous Centre d'aide ou FAQ à une autre adresse, et Fynn le lit en plus de votre site web. Vous pourrez importer plus tard des listes de prix, des manuels et d'autres fichiers (PDF, DOCX, CSV ou TXT) dans le Training Hub. Sous Ce que Fynn a lu, vous voyez les types de pages qu'il a trouvés. Ensuite, il rédige un court résumé de votre activité. Corrigez ce qui ne va pas et choisissez son ton : Amical, Formel ou Décontracté. Pour l'allemand, choisissez aussi entre du et Sie. Sans site web, vous écrivez à la place quelques phrases sur votre activité.

Vérifier. Fynn rédige des réponses aux questions que les clients de votre secteur posent le plus, à partir de votre site web et avec la page utilisée. Pour chacune, choisissez Conserver, Modifier ou Passer. Les questions auxquelles votre site web ne répond pas apparaissent sous Absent de votre site web : ajoutez celles qui comptent. Fynn utilise tout de suite les réponses enregistrées.

Tester. Discutez avec Fynn dans le vrai chat de votre site web, comme le ferait un client. Une suggestion place une question dans le chat, et c'est vous qui l'envoyez. Un nouveau chat ne demande pas d'e-mail au départ : Fynn répond d'abord, puis sous sa première réponse, il demande une seule fois une adresse e-mail. Le nom est facultatif. La dernière réponse de Fynn s'affiche à côté du chat. Cliquez sur C'est juste, ou sur La corriger et écrivez la bonne réponse : Fynn l'apprend aussitôt, et Redemander vous permet de la vérifier dans un nouveau chat. Le chat de test arrive dans votre boîte de réception et compte comme 1 conversation IA.

Vos canaux

L'ordre dépend de votre secteur, et vous ne voyez que les étapes qui vous concernent.

• E-mail. Choisissez Transfert (recommandé) ou Connexion directe (IMAP/SMTP). Avec le transfert, Deskwoot vous donne une adresse qui se termine par @mail.deskwoot.com, et vous transférez votre boîte mail vers celle-ci, avec de courts guides pour Gmail, Outlook et d'autres fournisseurs. Le code de confirmation de Gmail s'affiche directement dans la configuration. Avec une connexion directe, les réponses partent de votre propre adresse ; après l'essai gratuit, il faut le forfait Startup ou supérieur. Envoyez ensuite un e-mail de test depuis une autre adresse. Fynn répond aux e-mails reste désactivé jusqu'à ce que vous l'activiez.
• Boutique, pour les boutiques en ligne. Connectez Shopify avec un guide qui montre chaque étape avec une capture d'écran et les valeurs à copier, ou WooCommerce avec ses clés API. Choisissez ensuite ce que Fynn peut faire avec les commandes : consulter le statut de la commande et partager les liens de suivi. Les remboursements et les annulations restent désactivés.
• WhatsApp, si vous l'avez choisi. Meta vous guide pour la connexion dans une fenêtre à part.
• Telegram, si vous l'avez choisi. Créez un bot avec BotFather et collez son jeton.
• Chat sur votre site web. Copiez le code du chat et ajoutez-le à votre site, avec des guides pour HTML, WordPress, Shopify et d'autres créateurs de sites. Si quelqu'un d'autre s'occupe de votre site web, utilisez Écrire un e-mail avec le code sous Quelqu'un d'autre s'en occupe : un e-mail s'ouvre avec le code, et c'est vous qui l'envoyez. L'étape est terminée dès que le chat apparaît sur votre vrai site web. Sans site web, vous recevez à la place un lien de chat à partager.

SMS, LINE et X demandent des identifiants d'accès du fournisseur. Si vous les avez choisis sur le premier écran, vous les trouvez sous Connectez aussi sur le dernier écran. Dans tous les cas, vous les configurez dans Paramètres > Boîtes de réception.

Votre équipe

Invitez les personnes qui répondent aux clients avec vous, en tant qu'Agent ou Admin. Pendant l'essai gratuit de 7 jours, vous avez 30 sièges, le vôtre compris. Cette étape est facultative. Voir Inviter des agents dans votre équipe.

Passer, mettre en pause et revenir

Vous pouvez passer n'importe quelle étape avec Passer cette étape. Une étape ne compte comme faite que lorsque Deskwoot la constate vraiment, par exemple quand votre premier e-mail est arrivé ou que le chat s'est chargé sur votre site web. Continuer plus tard vous amène dans votre boîte de réception. Tant que vous n'avez pas terminé la configuration ou que vous ne l'avez pas quittée avec Continuer plus tard, vous y revenez à chaque connexion, et Continuer la configuration dans la barre latérale indique combien d'étapes sont faites et rouvre la configuration.

Vous préférez configurer le reste vous-même ? Pointez sur Continuer la configuration dans la barre latérale, puis, dans la carte qui s'ouvre, cliquez sur Masquer, je configure le reste moi-même. La carte et Continuer la configuration dans la bannière de l'essai disparaissent. Pour rouvrir la configuration, utilisez Rechercher (Ctrl+K, ou ⌘K sur Mac) et choisissez Ouvrir la configuration ; tant qu'il reste des étapes, la carte revient.

Fynn est inclus dans votre essai gratuit de 7 jours. Ensuite, Fynn ne répond qu'avec un forfait payant, Startup ou supérieur. Votre chat et votre boîte de réception continuent de fonctionner, et votre équipe répond.

Questions fréquentes

Puis-je passer la configuration ?

Oui. Passez n'importe quelle étape avec Passer cette étape, ou cliquez sur Continuer plus tard. Les étapes non terminées restent sous Continuer la configuration, vous pouvez donc les finir à tout moment. Pour tout configurer vous-même, cliquez sur Je préfère explorer et tout configurer moi-même sur le premier écran, ou masquez la carte avec Masquer, je configure le reste moi-même.

J'ai créé mon espace de travail plus tôt. Est-ce que j'ai la configuration ?

Les espaces de travail créés avant la configuration guidée démarrent dans la boîte de réception comme avant, sans la configuration en plein écran. Tout ce que fait la configuration se trouve aussi dans les Paramètres.

Ai-je besoin d'un site web ?

Non. Sans site, vous présentez votre activité à Fynn en quelques phrases, vous écrivez vous-même ses réponses et vous partagez un lien de chat au lieu d'ajouter le chat à un site web.

Que lit Fynn sur mon site web ?

Seulement les pages publiques, et rien de ce que votre robots.txt exclut. Si votre créateur de site charge son texte plus tard, Fynn risque de trouver peu de choses : vous comblez alors les manques à l'étape Vérifier. Vous pouvez changer de site web plus tard dans le Training Hub.

Où vont mes réponses ?

Dans le Training Hub : une Exploration du site web au nom de votre site et une Liste de FAQ appelée Réponses de la configuration, avec jusqu'à 20 réponses que vous avez conservées ou corrigées. Un centre d'aide que vous avez ajouté devient une source Centre d'aide, au nom de son adresse.

Le chat de test coûte-t-il quelque chose ?

Il compte comme 1 conversation IA. L'essai gratuit en inclut 300. Vous trouvez le chat de test dans votre boîte de réception, dans le dossier Fynn.

Fynn répond-il tout de suite à mes e-mails ?

Non. Fynn répond aux e-mails est désactivé jusqu'à ce que vous l'activiez. Fynn répond alors à tous les e-mails de cette boîte de réception, sauf les newsletters et les expéditeurs automatiques, et chacun de ses e-mails se termine par une phrase qui indique qu'un assistant IA l'a écrit et qu'une réponse avec le mot « human » fait intervenir votre équipe.

Mes clients doivent-ils laisser leur e-mail avant de discuter ?

Pas dans un nouveau chat : ils écrivent tout de suite. Fynn répond d'abord, puis demande une seule fois dans le chat une adresse e-mail, pour que votre équipe puisse encore répondre par e-mail s'ils partent. Si vous voulez l'adresse avant le chat, activez Demander l'e-mail avant le chat dans les paramètres de la boîte de réception, voir Ajouter un widget de chat en direct à votre site web. Un chat que vous aviez avant la configuration garde le réglage que vous lui avez donné.

Dans quelle langue Fynn répond-il ?

Dans la langue dans laquelle le client écrit. En allemand, il suit le du ou le Sie du client, sinon la forme que vous avez choisie dans la configuration. Voir Configurer le bot IA de Deskwoot (Fynn).

Que se passe-t-il après l'essai gratuit ?

Fynn a besoin d'un forfait payant, Startup ou supérieur, et les sièges de votre forfait s'appliquent. Vos canaux, votre chat et votre boîte de réception continuent de fonctionner.