Configurer votre première boîte de réception

Q: Puis-je modifier l'apparence du widget après la configuration ?

Oui. Allez dans Paramètres > Boîtes de réception, choisissez la boîte de réception, puis modifiez la couleur de la marque, le message d'accueil ou la position du widget dans son onglet Widget, à tout moment.

Mis à jour le 4 nov. 20268 min de lecture

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Une boîte de réception est une source de messages de vos clients. Exemples : une adresse e-mail de support, un widget de chat en direct sur votre site web, un numéro WhatsApp Business, un bot Telegram. Configurer votre première boîte de réception prend 2-3 minutes : choisissez le canal, collez vos identifiants ou une adresse de transfert, et c'est terminé. À partir du forfait Startup, vous pouvez ajouter autant de boîtes de réception que vous le souhaitez ; avec le forfait Hacker, les boîtes de chat en direct et de transfert d'e-mails sont illimitées, avec en plus 1 boîte de réception sur un autre canal (WhatsApp, Telegram, LINE, SMS ou X).

Dans Deskwoot, une boîte de réception correspond à un canal de communication. Il peut s'agir d'un widget de chat en direct sur votre site web, d'une adresse e-mail, d'un numéro WhatsApp ou de tout autre canal pris en charge. Il vous faut au moins une boîte de réception pour commencer à recevoir des conversations. Ce guide vous explique comment créer votre première boîte de réception, attribuer des agents et éviter les erreurs de configuration les plus courantes, pour pouvoir aider vos clients tout de suite.

Créer une boîte de réception pour le chat du site web

Allez dans Paramètres > Boîtes de réception et cliquez sur Ajouter une boîte de réception.
Choisissez Chat en direct comme canal, puis Chat en direct du site web.
Cliquez sur Créer une boîte de réception. La nouvelle boîte de réception s'ouvre sur son onglet Widget avec le nom Chat en direct du site web, que vous pouvez modifier dans son onglet Général.
Personnalisez le widget dans Apparence du widget. Vous pouvez choisir la couleur de la marque, le message d'accueil et la position du widget pour qu'ils collent au style de votre site.
Dans Installation du widget, sur le même onglet, Deskwoot affiche l'extrait JavaScript pour votre site.
Copiez l'extrait et collez-le dans le code HTML de votre site web, juste avant la balise de fermeture </body>. Si vous utilisez un gestionnaire de balises, vous pouvez aussi l'ajouter là.

Une fois l'extrait en ligne, le widget de chat apparaît sur votre site et chaque message d'un visiteur crée une nouvelle conversation dans Deskwoot.

Créer une boîte de réception e-mail

Cliquez sur Ajouter une boîte de réception et choisissez E-mail comme type de canal.
Choisissez votre mode de connexion : connectez-vous avec IMAP / SMTP grâce aux identifiants de votre fournisseur de messagerie (à partir du forfait Startup), ou utilisez le Transfert d'e-mails pour envoyer les messages vers Deskwoot (tous les forfaits).
Si vous utilisez IMAP, saisissez les informations de votre serveur IMAP, le port et vos identifiants. Pour SMTP, indiquez aussi les informations du serveur sortant.
Cliquez sur Créer une boîte de réception. Avec le transfert, Deskwoot affiche votre adresse de transfert ; transférez vos e-mails vers cette adresse. Avec IMAP, Deskwoot récupère automatiquement les nouveaux messages. Dans les deux cas, les e-mails reçus deviennent des conversations.

Étapes suivantes

Une fois votre boîte de réception créée, ajoutez-y des agents pour que l'attribution automatique leur confie ses conversations. Vous pouvez gérer les agents de la boîte de réception dans son onglet Collaborateurs. Pensez à créer des boîtes de réception séparées pour vos différentes équipes ou différents services, par exemple Chat commercial et E-mail support, pour garder vos conversations bien rangées.

Dépannage et erreurs courantes

Le widget ne s'affiche pas : Vérifiez que l'extrait JavaScript est placé au bon endroit et qu'aucune extension du navigateur (comme un bloqueur de publicités) ne le masque. Rechargez complètement la page ou testez dans une fenêtre de navigation privée.
Les e-mails ne se synchronisent pas : Vérifiez bien vos identifiants IMAP/SMTP, l'adresse du serveur et le port. Certains fournisseurs vous demandent d'autoriser l'accès aux applications tierces ou de créer un mot de passe d'application.
Aucun agent attribué : Tant qu'aucun agent n'est ajouté à une boîte de réception, le Round Robin répartit ses conversations entre tous les agents de l'espace de travail. Ajoutez des agents dans l'onglet Collaborateurs si seuls certains d'entre eux doivent recevoir les conversations de cette boîte de réception.

Bonnes pratiques

Donnez à vos boîtes de réception des noms clairs et faciles à reconnaître, pour que les agents voient tout de suite de quel canal vient chaque message.
Rédigez un message d'accueil chaleureux pour le widget de votre site web. Il donne le ton de chaque échange avec vos clients.
Testez chaque nouvelle boîte de réception en vous envoyant un message avant la mise en ligne, pour vérifier que tout fonctionne du début à la fin.

Questions fréquentes

Combien de boîtes de réception puis-je créer ?

À partir du forfait Startup, il n'y a aucune limite : ajoutez-en autant que votre façon de travailler l'exige. Avec le forfait Hacker, les boîtes de chat en direct et de transfert d'e-mails sont illimitées, avec en plus 1 boîte de réception sur un autre canal (WhatsApp, Telegram, LINE, SMS ou X).

Puis-je modifier l'apparence du widget après la configuration ?

Oui. Allez dans Paramètres > Boîtes de réception, choisissez la boîte de réception, puis modifiez la couleur de la marque, le message d'accueil ou la position du widget dans son onglet Widget, à tout moment.

Dois-je réintégrer l'extrait si je modifie les paramètres de la boîte de réception ?

Non. Les changements de configuration s'appliquent côté serveur et apparaissent automatiquement sur votre site web, sans toucher à l'extrait JavaScript intégré.

Quel canal configurer en premier ?

Celui que vos clients utilisent déjà le plus. Si vous partez de zéro, le widget de chat en direct est le plus rapide : copiez un court extrait sur votre site et c'est en ligne.

Quelle est la différence entre le transfert d'e-mails et IMAP/SMTP ?

Avec le transfert, vous obtenez une adresse de transfert Deskwoot : vous y transférez vos e-mails, et les réponses partent de cette adresse avec votre nom d'expéditeur. C'est simple à configurer et cela fonctionne avec tous les forfaits. IMAP/SMTP se connecte directement à votre propre serveur de messagerie et vous permet d'envoyer les réponses depuis votre propre adresse, à partir du forfait Startup.

Puis-je avoir plusieurs boîtes de réception e-mail ?

Oui. La plupart des équipes ont des boîtes de réception séparées pour support@, sales@, billing@, etc. Chacune a ses propres paramètres, ses agents, ses heures d'ouverture et son nom d'expéditeur.

Comment personnaliser le widget de chat ?

Paramètres → Boîtes de réception → Configurer sur votre boîte de réception de chat en direct. L'onglet Widget contient l'Apparence du widget (couleur de la marque, position, textes d'accueil) et les fonctions du widget ; l'onglet Formulaire avant le chat contient le formulaire avant le chat (à partir du forfait Startup). Les changements s'appliquent à votre site en ligne en quelques secondes, sans nouvelle intégration.

Ai-je besoin d'un domaine vérifié pour le canal e-mail ?

Non. Deskwoot ne vous demande pas de vérifier un domaine. Avec le transfert, les réponses partent de votre adresse de transfert Deskwoot avec votre nom d'expéditeur. Pour envoyer depuis votre propre domaine, connectez votre boîte mail avec IMAP / SMTP (à partir du forfait Startup), ce qui demande les identifiants de votre propre serveur de messagerie.

Puis-je supprimer une boîte de réception plus tard ?

Oui, avec Supprimer la boîte de réception dans la Zone de danger de l'onglet Général de la boîte de réception. La suppression retire définitivement la boîte de réception et déconnecte le canal. Ses conversations ne sont pas supprimées.

Que deviennent les conversations quand leur boîte de réception est supprimée ?

Elles ne sont pas supprimées : les conversations et leur historique restent dans Deskwoot. Comme le canal est déconnecté, vous ne pouvez plus répondre par ce canal.

Des agents différents peuvent-ils avoir accès à des boîtes de réception différentes ?

Pas boîte par boîte. Les agents que vous ajoutez dans l'onglet Collaborateurs d'une boîte de réception déterminent qui reçoit ses conversations par attribution automatique. Ce qu'un agent voit dépend de son rôle : les administrateurs voient toutes les conversations, les agents voient celles qui leur sont attribuées, celles qui ne sont pas attribuées, celles qui leur ont été transférées et celles où ils sont mentionnés. Avec le forfait Enterprise, un rôle personnalisé peut limiter un agent aux conversations qui lui sont attribuées.

En combien de temps une nouvelle boîte de réception reçoit-elle son premier message ?

Widget de chat en direct : dès l'intégration. E-mail : dès qu'un message arrive à l'adresse de transfert ; avec IMAP, en général en quelques secondes grâce à une connexion IDLE (plus une vérification toutes les 5 minutes). WhatsApp / Telegram : après la vérification du webhook, en général en moins de 5 minutes.

Puis-je tester une boîte de réception avant la mise en ligne ?

Oui. Pour l'e-mail : envoyez un test depuis votre propre adresse vers l'adresse de transfert. Pour le chat en direct : ouvrez votre site en navigation privée et lancez un chat. Le message apparaît dans votre tableau de bord en quelques secondes.

Chaque boîte de réception compte-t-elle à part dans mon quota de conversations ?

Non. Les quotas s'appliquent par compte, pas par boîte de réception. Vous pouvez répartir votre équipe sur autant de boîtes de réception que vous le souhaitez sans faire grimper le nombre de conversations.

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