Invitar agentes a tu equipo

Invitar a un agente

1. Ve a Configuración > Agentes.
2. Haz clic en Agregar agente.
3. Escribe el Nombre y el Correo de la persona.
4. Elige el Rol: Agente o Administrador. Si tu espacio de trabajo tiene roles personalizados, también puedes elegir uno para un agente en Rol personalizado (opcional).
5. Haz clic en Invitar agente.

La persona aparece ahora en Invitaciones pendientes, con los días que faltan para que venza el enlace. Recibe un correo con un enlace. Si es un usuario nuevo, crea ahí su contraseña. Si ya pertenece a otro espacio de trabajo de Deskwoot, confirma con su contraseña actual y sale de ese espacio de trabajo al aceptar. Cuando acepta, aparece en la lista de agentes.

No puedes invitar a tu propia dirección, a una dirección que ya es miembro de este espacio de trabajo ni a una dirección que ya tiene una invitación pendiente.

Invitaciones pendientes

• Reenviar envía el correo otra vez con un enlace nuevo, válido por otros 7 días.
• Revocar cancela la invitación. El enlace deja de funcionar y el puesto queda libre otra vez.
• Una invitación que no se acepta en 7 días vence. Envía una nueva si la persona todavía necesita acceso.

Puestos de agente

El recuadro Puestos de agente, arriba en Configuración > Agentes, muestra cuántos puestos están en uso. Cuentan tanto los miembros activos como las invitaciones pendientes. Cuando todos los puestos están ocupados, la página muestra Todos los puestos de agente están ocupados y el botón Agregar agente cambia a Agregar puesto de agente:

• Durante la prueba gratis tienes 30 puestos, incluido el tuyo, así que puedes invitar hasta 29 personas. Cuando estén todos ocupados, elige un plan con los puestos que necesitas. Después de la prueba, se aplican los puestos de tu plan. Una invitación enviada durante la prueba se puede aceptar más tarde, siempre que tu plan tenga un puesto libre para ella.
• En el plan Hacker, 1 puesto está incluido y es el tuyo. Para invitar a alguien, cambia a Startup, Business o Enterprise y elige cuántos puestos necesitas.
• En un plan de pago, Agregar puesto de agente abre tu suscripción, donde subes el número de puestos.

Los planes se cobran por agente cada mes, consulta Configuración > Facturación.

Roles

• Administrador: ve todas las conversaciones y puede cambiar toda la configuración, incluidos los agentes, las bandejas de entrada y la facturación.
• Agente: responde conversaciones, gestiona contactos y respuestas predefinidas, y no puede cambiar el resto de la configuración del espacio de trabajo. Un agente ve sus propias conversaciones, las que nadie ha tomado todavía y aquellas en las que lo mencionan o que le transfirieron.

En el plan Enterprise puedes crear roles personalizados con tu propio conjunto de permisos, consulta Roles y permisos personalizados. Para cambiar el rol personalizado de un agente, elígelo en la columna Rol.

Solo el propietario de la cuenta, marcado como Propietario, puede convertir a un agente en administrador o a un administrador de nuevo en agente, con Convertir en administrador y Convertir en agente. Nadie puede cambiar el rol del propietario. En la app para iPhone y Android, el propietario puede hacer lo mismo en Más > Equipo tocando a una persona (plan Business o superior).

En qué bandejas de entrada trabaja un agente

Invitar a alguien no le asigna bandejas de entrada. Para decidir quién recibe las conversaciones nuevas de una bandeja de entrada, ve a Configuración > Bandejas de entrada, haz clic en Configurar junto a la bandeja y agrega al agente en Agentes de esta bandeja de entrada, en la pestaña Colaboradores. Después, Round Robin reparte las conversaciones de esa bandeja entre las personas de la lista. Mientras la lista está vacía, participan todos los agentes. La lista no oculta la bandeja de entrada a nadie. Consulta Asignación automática y Round Robin.

En la columna Capacidad de Configuración > Agentes también puedes darle a cada agente dos límites personales, uno para Chat en vivo y otro para Correo, que fijan cuántas conversaciones abiertas y pendientes puede tener a la vez.

Quitar a un agente

Haz clic en Quitar en la fila del agente y confirma. Pierde el acceso al espacio de trabajo al instante, también en la app para iPhone y Android. Todas las conversaciones asignadas a esa persona quedan sin asignar y esperan en Sin asignar, y sale de sus equipos. Sus respuestas y notas anteriores se quedan en las conversaciones.

Cualquier administrador puede quitar agentes. Solo el propietario puede quitar a otro administrador, y al propietario no se le puede quitar nunca. Solo puedes quitar a alguien desde el panel web.

Cuando tu suscripción tiene menos puestos que miembros

No hay un botón para suspender a un agente. Deskwoot suspende agentes por su cuenta cuando tu suscripción queda con menos puestos que miembros, por ejemplo, después de bajar el número de puestos o cuando termina una prueba:

• Los administradores nunca se suspenden. Los agentes conservan su puesto según el orden en que se unieron, así que los más recientes se suspenden primero.
• Los agentes suspendidos aparecen en Agentes suspendidos y no pueden trabajar en el espacio de trabajo hasta que haya un puesto libre otra vez.
• Sus conversaciones abiertas y pendientes pasan al propietario de la cuenta. Sus conversaciones pospuestas y resueltas se quedan como están, y cuando uno de esos clientes vuelve a escribir, la conversación va a alguien del equipo que esté en línea.
• Haz clic en Agregar más puestos para recuperarlos. En cuanto la suscripción tiene suficientes puestos, vuelven a estar activos.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos agentes puedo invitar?

Tantos como puestos tengas. Durante la prueba gratis de 7 días tienes 30 puestos, incluido el tuyo. Después, el plan Hacker tiene 1 puesto, y en Startup, Business y Enterprise eliges el número de puestos y pagas por cada agente cada mes. Una invitación pendiente ocupa un puesto hasta que se acepta, se revoca o vence.

No llegó el correo de invitación. ¿Qué hago?

Pide a la persona que revise su carpeta de spam y asegúrate de que la dirección esté bien escrita. Luego haz clic en Reenviar en Invitaciones pendientes. Si la dirección estaba mal, haz clic en Revocar e invita a la correcta.

¿Cuánto tiempo es válida una invitación?

7 días. Después, el enlace ya no funciona. Reenviar envía un enlace nuevo, válido por otros 7 días.

¿Un agente puede invitar a otros agentes?

No. Solo los administradores pueden invitar y quitar agentes y cambiar sus límites.

¿Puedo invitar agentes desde la app para iPhone y Android?

No. La app muestra tu equipo en Más > Equipo en el plan Business o superior, pero invitar, quitar y asignar bandejas de entrada se hace en el panel web.

¿Cómo le quito el acceso a alguien por un tiempo?

No hay un botón para suspender. Quita al agente y vuelve a invitarlo más tarde. Sus respuestas anteriores se quedan en las conversaciones.

¿Qué pasa con las conversaciones de un agente que quito?

Quedan sin asignar y esperan en Sin asignar, donde tu equipo puede tomarlas. En un chat en vivo, el siguiente mensaje del cliente vuelve a activar la asignación automática, consulta Asignación automática y Round Robin.

¿Agregar a un agente a una bandeja de entrada limita lo que ve?

No. Agentes de esta bandeja de entrada decide a quién le entrega Round Robin las conversaciones de esa bandeja. Lo que ve un agente depende de su rol.