Zendesk से इंपोर्ट करना

क्या आता है

• टिकट बातचीत बन जाते हैं, हर कमेंट, निजी नोट, अटैचमेंट, स्टेटस और प्राथमिकता के साथ। आर्काइव किए गए टिकट (लगभग 120 दिन से बंद) भी आते हैं, जब आप किसी एडमिन का API टोकन इस्तेमाल करते हैं।
• टैग लेबल बन जाते हैं। Zendesk के सिस्टम टैग (जैसे ar_suggest_ या intent__) छोड़ दिए जाते हैं।
• संतुष्टि रेटिंग मिलती जुलती बातचीत पर CSAT रेटिंग बन जाती हैं।
• एंड यूज़र संपर्क बन जाते हैं, संगठन संगठन, और ग्रुप टीमें।
• एजेंट ईमेल से आपकी टीम के सदस्यों से मिलाए जाते हैं (नीचे देखें)।
• जवाब के टेक्स्ट वाले मैक्रो सेव किए गए जवाब बन जाते हैं। अगर Deskwoot में उसी शॉर्ट कोड वाला सेव किया गया जवाब पहले से है, तो इंपोर्ट वाला जवाब छोड़ दिया जाता है, और इंपोर्ट इतिहास दिखाता है कि कितने छोड़े गए। टिकट और यूज़र फ़ील्ड कस्टम विशेषताएं बन जाते हैं।
• सक्रिय ट्रिगर ऑटोमेशन नियम बन जाते हैं। वे बंद हालत में आते हैं, ताकि आपके जांचने से पहले कोई नियम आपके ग्राहकों को न लिखे। सक्रिय व्यू सेव किए गए फ़िल्टर बन जाते हैं।
• हेल्प सेंटर: श्रेणियां, सेक्शन और उनके अंदर के सेक्शन एक नए हेल्प सेंटर में आते हैं, जिसका नाम आपके वर्कस्पेस के नाम पर होता है और कोष्ठक में "Zendesk" और आपका सबडोमेन। प्रकाशित लेख प्रकाशित रहते हैं, ड्राफ़्ट ड्राफ़्ट रहते हैं।

फ़ाइलें और इमेज

इंपोर्ट Zendesk पर रखी हर फ़ाइल Deskwoot में कॉपी करता है: कमेंट के अटैचमेंट, कमेंट के अंदर की इमेज, हेल्प सेंटर लेखों की इमेज, फ़ाइलें और अटैचमेंट, मैक्रो और ट्रिगर की इमेज, और आपके संपर्कों की प्रोफ़ाइल फ़ोटो। कुछ भी Zendesk का लिंक बनकर नहीं रहता, इसलिए Zendesk छोड़ने के बाद भी आपकी फ़ाइलें काम करती रहती हैं। अगर आपके वर्कस्पेस ने वायरस स्कैन बुक किया है, तो हर फ़ाइल सेव होने से पहले स्कैन होती है।

• अगर कोई फ़ाइल अभी कॉपी नहीं हो पाती (Zendesk कई कोशिशों के बाद भी जवाब नहीं देता, या वायरस स्कैनर या Deskwoot का स्टोरेज उपलब्ध नहीं है), तो इंपोर्ट आंशिक रूप से इंपोर्ट हुआ पर खत्म होता है। उसे कॉपी करने के लिए इंपोर्ट फिर से शुरू करें। अगर एक ही सर्वर की 3 फ़ाइलें लगातार नहीं आतीं, तो रन 2 मिनट तक उस सर्वर की फ़ाइलें छोड़ देता है और फिर उनमें से एक को दोबारा आज़माता है। अगर वह फ़ाइल आ जाती है, तो रन उस सर्वर की फ़ाइलों के साथ आगे चलता है। अगर नहीं, तो वह 2 मिनट और इंतज़ार करता है। इस तरह जवाब न देने वाला सर्वर पूरे इंपोर्ट को नहीं रोक पाता, और अगला रन छोड़ी गई फ़ाइलों को फिर से आज़माता है।
• जो फ़ाइल कोई भी रन कॉपी नहीं कर सकता, वह छोड़ दी जाती है, और इंपोर्ट फिर भी पूरा होता है। इसमें वह फ़ाइल भी शामिल है जिस तक 3 रन में पहुंचा नहीं जा सका, ताकि कभी जवाब न देने वाला सर्वर आपके इंपोर्ट को हमेशा आंशिक रूप से इंपोर्ट हुआ पर न रखे। सिर्फ़ वे रन गिने जाते हैं जिनमें फ़ाइल तक पहुंचा नहीं जा सका, वे रन नहीं जिनमें वायरस स्कैनर या स्टोरेज बंद था। अगर इनमें से आखिरी रन 7 दिन से ज़्यादा पहले हुआ था, तो गिनती फिर से शुरू होती है, और आपके वर्कस्पेस का कोई भी इंपोर्ट हटाने पर गिनती मिट जाती है। इंपोर्ट इतिहास ऐसी फ़ाइलों को जो फ़ाइलें इंपोर्ट नहीं हो सकीं के नीचे वजह के साथ दिखाता है, जैसे बहुत बड़ी (25 MB से ज़्यादा, प्रोफ़ाइल फ़ोटो 2 MB से ज़्यादा), ऐसा फ़ाइल प्रकार जिसकी अनुमति नहीं है, वायरस स्कैन ने रोका, या Zendesk पर अब उपलब्ध नहीं।
• जो इमेज कोई मैसेज या लेख किसी दूसरी वेबसाइट से लोड करता है, जैसे आपकी अपनी वेबसाइट से, वे जैसी हैं वैसी रहती हैं।

क्या आंतरिक रहता है

Zendesk में जो कुछ बिना लॉग इन वाले विज़िटर नहीं पढ़ सकते थे, Deskwoot उसे निजी रखता है:

• जो लेख Zendesk सिर्फ़ किसी यूज़र सेगमेंट को दिखाता है (लॉग इन यूज़र्स, एजेंट और एडमिन, या कुछ खास टैग या ग्रुप वाले यूज़र्स), वह अपने सेक्शन के बगल में एक आंतरिक श्रेणी में रखा जाता है, जिसका नाम सेक्शन का नाम और आखिर में "(internal)" होता है। जो प्रकाशित लेख बिना लॉग इन वाले विज़िटर किसी और वजह से नहीं देख सकते, वह भी वहीं जाता है।
• हेल्प सेंटर की जो भाषा बिना लॉग इन वाले विज़िटर नहीं पढ़ सकते, जैसे जब आपका Zendesk हेल्प सेंटर सबसे लॉग इन करवाता है, वह अपनी सभी श्रेणियों और सेक्शन के साथ आंतरिक होकर आती है। इंपोर्ट इतिहास दिखाता है कि कितनी भाषाएं इस तरह इंपोर्ट हुईं।

आंतरिक श्रेणियां और उनके लेख सिर्फ़ आपकी टीम को डैशबोर्ड में दिखते हैं। ये कभी भी सार्वजनिक हेल्प सेंटर, साइटमैप, चैट विजेट या AI बॉट Fynn को नहीं दिखते।

शुरू करने से पहले

1. Zendesk में Admin > Apps and integrations > APIs > API tokens में एक API टोकन बनाएं।
2. किसी Zendesk एडमिन का ईमेल इस्तेमाल करें। आर्काइव किए गए टिकट वाला पूरा टिकट एक्सपोर्ट सिर्फ़ एडमिन पढ़ सकता है, और हर ब्रांड भी सिर्फ़ एडमिन देख सकता है। किसी ब्रांड के अपने हेल्प सेंटर पते से फ़ाइलें कॉपी करने के लिए इंपोर्ट को इनकी ज़रूरत होती है।
3. अपनी टीम के सदस्यों को उसी ईमेल से Deskwoot में बुलाएं जो वे Zendesk में इस्तेमाल करते हैं। यह बाद में भी कर सकते हैं।

इंपोर्ट कैसे करें

1. Deskwoot में सेटिंग्स > आयात और माइग्रेशन पर जाएं। सिर्फ़ एडमिन इंपोर्ट कर सकते हैं।
2. Zendesk चुनें।
3. सबडोमेन (your-company.zendesk.com में से your-company), ईमेल और API टोकन डालें।
4. क्या इम्पोर्ट करना है में चुनें कि क्या आए। पहले से सब कुछ चुना होता है। सिर्फ़ नए टिकट इंपोर्ट करने के लिए सिर्फ़ इस दिन या उसके बाद बने टिकट में एक दिन चुनें।
5. इंपोर्ट शुरू करें पर क्लिक करें।

इंपोर्ट चलते समय

• इंपोर्ट बैकग्राउंड में चलता है, इसलिए आप पेज बंद कर सकते हैं। इंपोर्ट पेज दिखाता है कि वह किस चरण पर है और कितने रिकॉर्ड हो चुके हैं। कुछ मिनट मापने के बाद यह स्पीड भी दिखाता है।
• Deskwoot के अपडेट और सर्वर रीस्टार्ट इसे नहीं रोकते। यह वहीं से आगे चलता है जहां रुका था। अगर कोई रन बिना आगे बढ़े लगातार 3 बार क्रैश हो जाए या अटक जाए, तो इंपोर्ट रुक जाता है और यह बताता है। जारी रखने के लिए इंपोर्ट फिर से शुरू करें।
• एक वर्कस्पेस में एक समय पर एक ही इंपोर्ट चलता है। मौजूदा इंपोर्ट पूरा होने के बाद अगला शुरू करें।
• इंपोर्ट रोकने के लिए इंपोर्ट पेज पर इंपोर्ट रद्द करें पर क्लिक करें और रद्द करें और हटाएँ से पुष्टि करें। इंपोर्ट रुक जाता है और अब तक इंपोर्ट हुआ डेटा हट जाता है। जिस बातचीत में तब से किसी ने लिखा है, उसमें वे नए संदेश बने रहते हैं।
• Zendesk की API लिमिट पूरी होने पर इंपोर्ट इंतज़ार करता है और फिर आगे चलता है। Zendesk फ़ॉर्म शुरू करने से पहले हर Zendesk प्लान की लिमिट दिखाता है। अगर Zendesk जवाब देना बंद कर दे या कोई सूची देने से मना कर दे, तो इंपोर्ट जो पढ़ चुका है उसे रखता है, बाकी चरण पूरे करता है और आंशिक रूप से इंपोर्ट हुआ के साथ उन चरणों के नाम दिखाकर खत्म होता है जो समय से पहले रुक गए। जारी रखने के लिए इंपोर्ट फिर से शुरू करें।

आपके एजेंट के टिकट और कमेंट

किसी Zendesk एजेंट को असाइन टिकट उसी ईमेल वाले टीम सदस्य के पास जाता है, और उसके कमेंट में वही भेजने वाले के रूप में दिखता है। अगर उस व्यक्ति का अभी Deskwoot खाता नहीं है, तो टिकट बिना असाइनमेंट के आता है और उसके कमेंट में उसका नाम (आयातित) के साथ दिखता है।

जब वह बाद में उसी ईमेल से आपके वर्कस्पेस में जुड़ता है, तो Deskwoot उसका काम अपने आप उसे सौंप देता है: उसकी बिना असाइनमेंट वाली आयातित बातचीत उसे असाइन हो जाती हैं और वह अपने कमेंट का भेजने वाला बन जाता है। खुली, लंबित और स्नूज़ की गई बातचीत के लिए सबकी एक ही सूचना आती है। हल हुई बातचीत चुपचाप असाइन होती हैं। कोई स्टेटस नहीं बदलता, और आपके ग्राहकों को कुछ पता नहीं चलता। जो बातचीत Deskwoot में पहले से किसी के पास रह चुकी है, वह वैसी ही रहती है।

आयातित बातचीत शांत रहती हैं

आयातित बातचीत इतिहास है, इसलिए वे तब तक शांत रहती हैं जब तक ग्राहक फिर से नहीं लिखता या आपकी टीम का कोई सदस्य Deskwoot में जवाब नहीं देता। तब तक Deskwoot उनसे ग्राहक को कुछ नहीं भेजता (न विदाई संदेश, न संतुष्टि सर्वे), कोई SLA घड़ी शुरू नहीं करता और उन्हें अपने आप हल नहीं करता। आयातित बातचीत आपके प्लान की मासिक बातचीत सीमा में कभी नहीं गिनी जातीं और उस सीमा के कारण कभी लॉक नहीं होतीं, ग्राहक के फिर से लिखने के बाद भी। किसी बातचीत को हाथ से हल करने या फिर से खोलने पर न कोई वेबहुक चलता है, न कोई ऑटोमेशन नियम। पहले नए मैसेज के बाद बातचीत किसी भी दूसरी बातचीत की तरह काम करती है, बस AI बॉट Fynn किसी आयातित बातचीत में कभी जवाब नहीं देता।

इंपोर्ट के बाद

• आयातित बातचीत आपके पहले ईमेल इनबॉक्स में जाती हैं, ताकि आप तुरंत जवाब दे सकें। अगर कोई ईमेल इनबॉक्स नहीं है, तो जवाब देने से पहले बातचीत खोलें और इस बातचीत का कोई इनबॉक्स नहीं है वाली सूचना में एक इनबॉक्स चुनें।
• आयातित ऑटोमेशन नियम बंद हालत में आते हैं। उन्हें और सेव किए गए फ़िल्टर जांचें (Zendesk की शर्तें Deskwoot के फ़िल्टर से ज़्यादा बारीक हो सकती हैं), फिर जो नियम चाहिए उन्हें चालू करें। इंपोर्ट इतिहास में जाँचें और चालू करें लिंक आपको वहां ले जाता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

इंपोर्ट कहता है कि आर्काइव किए गए टिकट नहीं हैं। क्यों?

Zendesk ने पूरा टिकट एक्सपोर्ट देने से मना कर दिया, क्योंकि ईमेल किसी एजेंट का है, एडमिन का नहीं। तब इंपोर्ट सामान्य टिकट सूची पढ़ता है, जिसमें आर्काइव किए गए टिकट नहीं होते, और आंशिक रूप से इंपोर्ट हुआ पर खत्म होता है। आर्काइव किए गए टिकट जोड़ने के लिए किसी एडमिन के ईमेल और API टोकन के साथ इंपोर्ट फिर से शुरू करें।

क्या इंपोर्ट Zendesk में कुछ बदलता है?

नहीं। यह Zendesk से सिर्फ़ पढ़ता है।

क्या मैं इंपोर्ट फिर से शुरू कर सकता हूं?

हां, यह सुरक्षित है। नया रन देखता है कि Deskwoot में क्या पहले से है और उसे छोड़ देता है, इसलिए टिकट और संपर्क दोहराए नहीं जाते। यह वह लाता है जो नया है या छूट गया था। पहले इंपोर्ट के बाद आपने जो नियम और फ़िल्टर बदले, वे वैसे ही रहते हैं। जिन हेल्प सेंटर लेखों को आपकी टीम ने Deskwoot में बदला है, उनका नया टेक्स्ट बना रहता है, और नया रन कभी ऐसा लेख प्रकाशित नहीं करता जिसे आपने अप्रकाशित या आंतरिक किया हो। अगर Zendesk ने तब से कोई लेख छिपा दिया है, तो नया रन उसे Deskwoot में भी आंतरिक कर देता है, भले ही आपकी टीम ने उसे किसी दूसरी श्रेणी में ले जाया हो। अगर Zendesk पर कोई लेख अब प्रकाशित नहीं है, तो नया रन उसे Deskwoot में भी अप्रकाशित कर देता है, लेकिन सिर्फ़ तब जब आपकी टीम ने उसे बदला नहीं है। ध्यान रखें: पिछले इंपोर्ट के बाद आपने Deskwoot में जिन बातचीत, संपर्कों और नोट्स को डिलीट किया या मिटाया है, वे वापस आ जाते हैं अगर Zendesk में वे अब भी हैं। मर्ज किए गए संपर्कों पर भी यही लागू होता है।

क्या मैं अपने डेटा का सिर्फ़ एक हिस्सा इंपोर्ट कर सकता हूं?

हां। क्या इम्पोर्ट करना है में पहले से सब कुछ चुना होता है, और आप टिकट, संपर्क और संगठन, नॉलेज बेस (हेल्प सेंटर), तैयार जवाब (आपके मैक्रो से) और संतुष्टि रेटिंग को बंद कर सकते हैं। सिर्फ़ इस दिन या उसके बाद बने टिकट में कोई दिन चुनने पर सिर्फ़ उस दिन या उसके बाद बने टिकट आते हैं। रेटिंग सिर्फ़ उन टिकटों के साथ आती हैं जिन्हें वे रेट करती हैं, इसलिए टिकटों के बिना यह विकल्प चुना नहीं जा सकता। टीमें, एजेंट, फ़ील्ड, ऑटोमेशन नियम और सेव किए गए फ़िल्टर हमेशा आते हैं। अगर आप संपर्क छोड़ देते हैं, तब भी हर इंपोर्ट किया गया टिकट अपना संपर्क साथ लाता है। इंपोर्ट इतिहास हर इंपोर्ट के नीचे दिखाता है कि क्या नहीं चुना गया था और शुरुआती तारीख क्या थी। बाकी डेटा बाद में लाने के लिए सब कुछ चुनकर नया इंपोर्ट शुरू करें: यह Deskwoot में पहले से मौजूद चीज़ों को छोड़ देता है और जो छूट गया था उसे ले आता है, उन संपर्कों के संगठन और फ़ील्ड भी जिन्हें आपके टिकट साथ लाए थे।

टिकट के स्टेटस कैसे बदलते हैं?

New और Open खुला बनते हैं, Pending लंबित, On hold स्नूज़, और Solved और Closed हल बनते हैं।

क्या मैं दो Zendesk खाते एक वर्कस्पेस में इंपोर्ट कर सकता हूं?

हां, एक के बाद एक। Deskwoot याद रखता है कि हर टिकट और संपर्क किस Zendesk से आया, इसलिए एक खाते का टिकट 57 दूसरे खाते के टिकट 57 से कभी नहीं मिलता।

कोई लेख ऐसी श्रेणी में क्यों है जिसके नाम के आखिर में "(internal)" है?

Zendesk वह लेख सिर्फ़ किसी यूज़र सेगमेंट को दिखाता था, या बिना लॉग इन वाले विज़िटर उसे नहीं देख सकते थे। Deskwoot दिखने की सेटिंग श्रेणी के हिसाब से तय करता है, इसलिए वह लेख को उसके सेक्शन के बगल में एक आंतरिक श्रेणी में रखता है। उसे प्रकाशित करने के लिए लेख एडिटर में उसे किसी सार्वजनिक श्रेणी में ले जाएं।

क्या Deskwoot मेरा API टोकन रखता है?

सिर्फ़ इंपोर्ट चलने तक, एन्क्रिप्ट करके, ताकि रीस्टार्ट के बाद इंपोर्ट आगे चल सके। इंपोर्ट खत्म होते ही उसे हटा दिया जाता है।

कुछ फ़ाइलें नहीं दिख रहीं। क्यों?

इंपोर्ट इतिहास खोलें। अगर इंपोर्ट आंशिक रूप से इंपोर्ट हुआ पर खत्म हुआ, तो कुछ फ़ाइलें अभी लाई नहीं जा सकीं: उन्हें कॉपी करने के लिए इंपोर्ट फिर से शुरू करें। जो फ़ाइलें इंपोर्ट नहीं हो सकीं के नीचे दिखी फ़ाइलें हमेशा के लिए छोड़ दी गई हैं, हर एक अपनी वजह के साथ, जैसे बहुत बड़ी या Zendesk पर अब उपलब्ध नहीं। जो फ़ाइल Zendesk ने 3 रन में नहीं दी, वह भी वहीं दिखती है।

इंपोर्ट को वापस कैसे लूं?

इंपोर्ट इतिहास में इंपोर्ट के बगल वाले कूड़ेदान आइकन पर क्लिक करें। इससे उसकी बनाई बातचीत और संपर्क हट जाते हैं, साथ में वे फ़ाइलें भी जो उसने उनके लिए कॉपी की थीं। जिस बातचीत में तब से किसी ने लिखा है, वह उन नए संदेशों के साथ बनी रहती है, इंपोर्ट किए गए संदेशों के बिना, और जिस संपर्क की कोई बातचीत बाकी है, वह भी बना रहता है। टीमें, एजेंट, सेव किए गए जवाब, लेबल, हेल्प सेंटर लेख और बाकी सेटिंग्स भी बनी रहती हैं। हटाना रीस्टार्ट के बाद भी जारी रहता है, और इसके पूरा होने पर आप नया इंपोर्ट शुरू कर सकते हैं। जब कोई दूसरा इंपोर्ट चल रहा हो, तब कोई इंपोर्ट हटाया नहीं जा सकता। अगर आपने Zendesk से एक से ज़्यादा बार इंपोर्ट किया है, तो इंपोर्ट सबसे नए से सबसे पुराने की ओर हटाएं: जब तक Zendesk का कोई नया इंपोर्ट मौजूद है, Deskwoot आपसे पहले उसे हटाने को कहता है।