Freshdesk से इंपोर्ट करना

क्या आता है

• टिकट बातचीत बन जाते हैं, हर जवाब, निजी नोट, अटैचमेंट, स्टेटस और प्राथमिकता के साथ। आर्काइव किए गए टिकट भी आते हैं, जब तक आर्काइव किए गए टिकट भी शामिल करें चालू है (शुरुआती तारीख होने पर सिर्फ़ वे जो उस दिन या उसके बाद बने)। स्पैम या ट्रैश वाले टिकट नहीं आते।
• टैग बातचीत पर लेबल बन जाते हैं।
• आपके पूरे इतिहास की संतुष्टि रेटिंग, Freshdesk के दोनों तरह के सर्वे से, मिलती जुलती बातचीत पर CSAT रेटिंग बन जाती हैं।
• जुड़े हुए टिकट: टिकट का स्रोत (ईमेल, पोर्टल, फ़ोन, चैट वगैरह) और पैरेंट, चाइल्ड और ट्रैकर टिकट के लिंक हर बातचीत के साथ सेव होते हैं, ताकि वे खो न जाएं। ये अभी बातचीत में दिखाई नहीं देते।
• संपर्क अपनी जानकारी, विवरण, टैग और प्रोफ़ाइल फ़ोटो के साथ, और कंपनियां संगठन के रूप में।
• ग्रुप टीमें बन जाते हैं। एजेंट ईमेल से आपकी टीम के सदस्यों से मिलाए जाते हैं (नीचे देखें)।
• कैन्ड जवाब अपनी इमेज और अटैचमेंट के साथ सेव किए गए जवाब बन जाते हैं। निजी फ़ोल्डर नहीं आते, क्योंकि Deskwoot में सेव किए गए जवाब पूरी टीम के होते हैं। अगर Deskwoot में उसी शॉर्ट कोड वाला सेव किया गया जवाब पहले से है, तो इंपोर्ट वाला जवाब छोड़ दिया जाता है, और इंपोर्ट इतिहास दिखाता है कि कितने छोड़े गए। टिकट और संपर्क फ़ील्ड कस्टम विशेषताएं बन जाते हैं।
• ऑटोमेशन बंद हालत में आते हैं, ताकि आप पहले उन्हें जांच सकें।
• नॉलेज बेस: श्रेणियां, फ़ोल्डर और सब फ़ोल्डर अपनी बनावट के साथ एक नए हेल्प सेंटर में आते हैं, जिसका नाम "Freshdesk Knowledge Base" है और कोष्ठक में आपका डोमेन। प्रकाशित लेख प्रकाशित रहते हैं, ड्राफ़्ट ड्राफ़्ट रहते हैं।

फ़ाइलें और इमेज

इंपोर्ट Freshdesk पर रखी हर फ़ाइल Deskwoot में कॉपी करता है: टिकट और जवाबों के अटैचमेंट, मैसेज के अंदर की इमेज और फ़ाइलें, नॉलेज बेस लेखों और कैन्ड जवाबों की इमेज और अटैचमेंट, और आपके संपर्कों की प्रोफ़ाइल फ़ोटो। कुछ भी Freshdesk का लिंक बनकर नहीं रहता, इसलिए Freshdesk छोड़ने के बाद भी आपकी फ़ाइलें काम करती रहती हैं। आपके संपर्कों की प्रोफ़ाइल फ़ोटो टिकटों के बाद एक अलग चरण में कॉपी होती हैं। अगर आपके वर्कस्पेस ने वायरस स्कैन बुक किया है, तो हर फ़ाइल सेव होने से पहले स्कैन होती है।

• अगर कोई फ़ाइल अभी कॉपी नहीं हो पाती (Freshdesk कई कोशिशों के बाद भी जवाब नहीं देता, या वायरस स्कैनर या Deskwoot का स्टोरेज उपलब्ध नहीं है), तो इंपोर्ट आंशिक रूप से इंपोर्ट हुआ पर खत्म होता है। उसे कॉपी करने के लिए इंपोर्ट फिर से शुरू करें। अगर एक ही सर्वर की 3 फ़ाइलें लगातार नहीं आतीं, तो रन 2 मिनट तक उस सर्वर की फ़ाइलें छोड़ देता है और फिर उनमें से एक को दोबारा आज़माता है। अगर वह फ़ाइल आ जाती है, तो रन उस सर्वर की फ़ाइलों के साथ आगे चलता है। अगर नहीं, तो वह 2 मिनट और इंतज़ार करता है। इस तरह जवाब न देने वाला सर्वर पूरे इंपोर्ट को नहीं रोक पाता, और अगला रन छोड़ी गई फ़ाइलों को फिर से आज़माता है।
• जो फ़ाइल कोई भी रन कॉपी नहीं कर सकता, वह छोड़ दी जाती है, और इंपोर्ट फिर भी पूरा होता है। इसमें वह फ़ाइल भी शामिल है जिस तक 3 रन में पहुंचा नहीं जा सका, ताकि कभी जवाब न देने वाला सर्वर आपके इंपोर्ट को हमेशा आंशिक रूप से इंपोर्ट हुआ पर न रखे। सिर्फ़ वे रन गिने जाते हैं जिनमें फ़ाइल तक पहुंचा नहीं जा सका, वे रन नहीं जिनमें वायरस स्कैनर या स्टोरेज बंद था। अगर इनमें से आखिरी रन 7 दिन से ज़्यादा पहले हुआ था, तो गिनती फिर से शुरू होती है, और आपके वर्कस्पेस का कोई भी इंपोर्ट हटाने पर गिनती मिट जाती है। इंपोर्ट इतिहास ऐसी फ़ाइलों को जो फ़ाइलें इंपोर्ट नहीं हो सकीं के नीचे वजह के साथ दिखाता है, जैसे बहुत बड़ी (25 MB से ज़्यादा, प्रोफ़ाइल फ़ोटो 2 MB से ज़्यादा), ऐसा फ़ाइल प्रकार जिसकी अनुमति नहीं है, वायरस स्कैन ने रोका, या Freshdesk पर अब उपलब्ध नहीं।
• जो इमेज कोई मैसेज या लेख किसी दूसरी वेबसाइट से लोड करता है, जैसे आपकी अपनी वेबसाइट से, वे जैसी हैं वैसी रहती हैं।

क्या आंतरिक रहता है

जो कुछ Freshdesk सभी यूज़र्स को नहीं दिखाता था, Deskwoot उसे निजी रखता है:

• ऐसा फ़ोल्डर जो सभी यूज़र्स को नहीं दिखता (जैसे सिर्फ़ लॉग इन यूज़र्स, एजेंट या चुनी हुई कंपनियों को), एक आंतरिक श्रेणी बन जाता है, उसके नीचे के हर फ़ोल्डर के साथ।
• Freshdesk की कोई श्रेणी तब भी आंतरिक बन जाती है जब कोई पोर्टल उसे नहीं दिखाता, या जब उसके सबसे ऊपरी स्तर का कोई भी फ़ोल्डर सभी यूज़र्स को नहीं दिखता।

आंतरिक श्रेणियां और उनके लेख सिर्फ़ आपकी टीम को डैशबोर्ड में दिखते हैं। ये कभी भी सार्वजनिक हेल्प सेंटर, साइटमैप, चैट विजेट या AI बॉट Fynn को नहीं दिखते।

शुरू करने से पहले

1. Freshdesk में अपनी प्रोफ़ाइल फ़ोटो पर क्लिक करें और Profile Settings खोलें। आपकी API की दाईं ओर है। Freshdesk एडमिन की की इस्तेमाल करें, ताकि इंपोर्ट आपके हेल्पडेस्क का हर हिस्सा पढ़ सके।
2. अपना Freshdesk डोमेन नोट करें: your-company.freshdesk.com में से your-company।
3. अपनी टीम के सदस्यों को उसी ईमेल से Deskwoot में बुलाएं जो वे Freshdesk में इस्तेमाल करते हैं। यह बाद में भी कर सकते हैं।

इंपोर्ट कैसे करें

1. Deskwoot में सेटिंग्स > आयात और माइग्रेशन पर जाएं। सिर्फ़ एडमिन इंपोर्ट कर सकते हैं।
2. Freshdesk चुनें।
3. डोमेन और API की डालें।
4. क्या इम्पोर्ट करना है में चुनें कि क्या आए। पहले से सब कुछ चुना होता है। सिर्फ़ नए टिकट इंपोर्ट करने के लिए सिर्फ़ इस दिन या उसके बाद बने टिकट में एक दिन चुनें।
5. इंपोर्ट शुरू करें पर क्लिक करें।

इंपोर्ट चलते समय

• इंपोर्ट बैकग्राउंड में चलता है, इसलिए आप पेज बंद कर सकते हैं। इंपोर्ट पेज दिखाता है कि वह किस चरण पर है और कितने रिकॉर्ड हो चुके हैं। कुछ मिनट मापने के बाद यह स्पीड भी दिखाता है, और जब आपके टिकट इंपोर्ट हो रहे होते हैं, तब लगभग कितना समय बाकी है। आर्काइव किए गए टिकटों की खोज के दौरान यह इसकी जगह दिखाता है कि कितने टिकट नंबर अभी जांचने बाकी हैं। यह यह भी दिखाता है कि आपका Freshdesk अकाउंट हर मिनट कितनी API कॉल की अनुमति देता है (पुराने अकाउंट पर हर घंटे, जिन्हें Freshdesk ने अभी तक प्रति मिनट की लिमिट पर नहीं बदला है) और इंपोर्ट उनमें से ज़्यादा से ज़्यादा कितनी इस्तेमाल करता है।
• Deskwoot के अपडेट और सर्वर रीस्टार्ट इसे नहीं रोकते। यह वहीं से आगे चलता है जहां रुका था। अगर कोई रन बिना आगे बढ़े लगातार 3 बार क्रैश हो जाए या अटक जाए, तो इंपोर्ट रुक जाता है और यह बताता है। जारी रखने के लिए इंपोर्ट फिर से शुरू करें।
• एक वर्कस्पेस में एक समय पर एक ही इंपोर्ट चलता है। मौजूदा इंपोर्ट पूरा होने के बाद अगला शुरू करें।
• इंपोर्ट रोकने के लिए इंपोर्ट पेज पर इंपोर्ट रद्द करें पर क्लिक करें और रद्द करें और हटाएँ से पुष्टि करें। इंपोर्ट रुक जाता है और अब तक इंपोर्ट हुआ डेटा हट जाता है। जिस बातचीत में तब से किसी ने लिखा है, उसमें वे नए संदेश बने रहते हैं।
• Freshdesk की API लिमिट पूरी होने पर इंपोर्ट इंतज़ार करता है और फिर आगे चलता है। अगर Freshdesk जवाब देना बंद कर दे या कोई सूची देने से मना कर दे, तो इंपोर्ट जो पढ़ चुका है उसे रखता है, बाकी चरण पूरे करता है और आंशिक रूप से इंपोर्ट हुआ के साथ उन चरणों के नाम दिखाकर खत्म होता है जो समय से पहले रुक गए। जारी रखने के लिए इंपोर्ट फिर से शुरू करें।

इंपोर्ट में कितना समय लगता है

Freshdesk आपके Freshdesk प्लान के हिसाब से तय करता है कि आपका हेल्पडेस्क हर मिनट कितनी API कॉल कर सकता है, और आपके अकाउंट की सभी कॉल एक साथ गिनता है, आपके अपने ऐप और इंटीग्रेशन की कॉल भी। इंपोर्ट इस सीमा का ज़्यादा से ज़्यादा लगभग 60% इस्तेमाल करता है, ताकि इंपोर्ट चलते समय आपकी टीम के बाकी ऐप काम करते रहें। हर टिकट के लिए लगभग 2 कॉल लगती हैं, इसलिए बड़े हेल्पडेस्क में घंटों लगते हैं। संपर्कों के बिना लगभग 3 कॉल लगती हैं, क्योंकि तब यह हर अनुरोधकर्ता को अलग से पढ़ता है। सब कुछ चुने होने पर मोटे अनुमान:

• ट्रायल (हर मिनट 50 कॉल): 1,000 टिकट के लिए लगभग 75 मिनट, 10,000 के लिए 11 घंटे और 50,000 के लिए 2 दिन।
• Growth (हर मिनट 100): लगभग 40 मिनट, 5.5 घंटे और 28 घंटे।
• Pro (हर मिनट 400): लगभग 9 मिनट, 85 मिनट और 7 घंटे।
• Enterprise (हर मिनट 700): लगभग 5 मिनट, 50 मिनट और 4 घंटे।

बहुत सारी फ़ाइलों या बहुत लंबी बातचीत वाले टिकट में ज़्यादा समय लगता है। Freshdesk के Free प्लान में API की सुविधा नहीं है, इसलिए इंपोर्ट के लिए पेड प्लान या ट्रायल चाहिए। Deskwoot में Freshdesk फ़ॉर्म शुरू करने से पहले यही जानकारी दिखाता है, उसी के हिसाब से जो आपने चुना है।

आपके एजेंट के टिकट और जवाब

किसी Freshdesk एजेंट को असाइन टिकट उसी ईमेल वाले टीम सदस्य के पास जाता है, और उसके जवाबों में वही भेजने वाले के रूप में दिखता है। अगर उस व्यक्ति का अभी Deskwoot खाता नहीं है, तो टिकट बिना असाइनमेंट के आता है और उसके जवाबों में उसका नाम (आयातित) के साथ दिखता है।

जब वह बाद में उसी ईमेल से आपके वर्कस्पेस में जुड़ता है, तो Deskwoot उसका काम अपने आप उसे सौंप देता है: उसकी बिना असाइनमेंट वाली आयातित बातचीत उसे असाइन हो जाती हैं और वह अपने जवाबों का भेजने वाला बन जाता है। खुली, लंबित और स्नूज़ की गई बातचीत के लिए सबकी एक ही सूचना आती है। हल हुई बातचीत चुपचाप असाइन होती हैं। कोई स्टेटस नहीं बदलता, और आपके ग्राहकों को कुछ पता नहीं चलता। जो बातचीत Deskwoot में पहले से किसी के पास रह चुकी है, वह वैसी ही रहती है।

आयातित बातचीत शांत रहती हैं

आयातित बातचीत इतिहास है, इसलिए वे तब तक शांत रहती हैं जब तक ग्राहक फिर से नहीं लिखता या आपकी टीम का कोई सदस्य Deskwoot में जवाब नहीं देता। तब तक Deskwoot उनसे ग्राहक को कुछ नहीं भेजता (न विदाई संदेश, न संतुष्टि सर्वे), कोई SLA घड़ी शुरू नहीं करता और उन्हें अपने आप हल नहीं करता। आयातित बातचीत आपके प्लान की मासिक बातचीत सीमा में कभी नहीं गिनी जातीं और उस सीमा के कारण कभी लॉक नहीं होतीं, ग्राहक के फिर से लिखने के बाद भी। किसी बातचीत को हाथ से हल करने या फिर से खोलने पर न कोई वेबहुक चलता है, न कोई ऑटोमेशन नियम। पहले नए मैसेज के बाद बातचीत किसी भी दूसरी बातचीत की तरह काम करती है, बस AI बॉट Fynn किसी आयातित बातचीत में कभी जवाब नहीं देता।

इंपोर्ट के बाद

• आयातित बातचीत का अभी कोई इनबॉक्स नहीं होता। जवाब देने से पहले कोई बातचीत खोलें और इस बातचीत का कोई इनबॉक्स नहीं है वाली सूचना में एक इनबॉक्स चुनें।
• ऑटोमेशन जांचें और जो चाहिए उन्हें चालू करें। इंपोर्ट इतिहास में जाँचें और चालू करें लिंक आपको वहां ले जाता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

क्या इंपोर्ट Freshdesk में कुछ बदलता है?

नहीं। यह Freshdesk से सिर्फ़ पढ़ता है।

क्या पुराने टिकट भी इंपोर्ट होते हैं?

हां। इंपोर्ट आपके हेल्पडेस्क का हर टिकट पढ़ता है, सिर्फ़ पिछले 30 दिनों के नहीं जो Freshdesk अपने आप दिखाता है। आर्काइव किए गए टिकट भी आते हैं: सामान्य सूची में जो टिकट नंबर नहीं होते, इंपोर्ट उन्हें एक-एक करके Freshdesk के आर्काइव से मांगता है। अगर यह खोज रुक जाए, जैसे Freshdesk की API लिमिट पर, तो अगला रन वहीं से आगे चलता है जहां वह रुकी थी, और उसी हेल्पडेस्क का नया इंपोर्ट भी वहीं से शुरू करता है। अगर Freshdesk आपकी API की को आर्काइव नहीं देता, तो इंपोर्ट उनके बिना आगे चलता है। अगर आपको आर्काइव किए गए टिकट नहीं चाहिए, तो आर्काइव किए गए टिकट भी शामिल करें बंद कर दें: तब इंपोर्ट आर्काइव को छोड़ देता है और जल्दी पूरा होता है।

क्या मैं इंपोर्ट फिर से शुरू कर सकता हूं?

हां, यह सुरक्षित है। नया रन देखता है कि Deskwoot में क्या पहले से है और उसे छोड़ देता है, इसलिए टिकट, संपर्क और लेख दोहराए नहीं जाते। यह वह लाता है जो नया है या छूट गया था, जैसे किसी ऐसे रन के बाद जो आंशिक रूप से इंपोर्ट हुआ पर खत्म हुआ। जिन हेल्प सेंटर लेखों को आपकी टीम ने Deskwoot में बदला है, उनका नया टेक्स्ट बना रहता है, और नया रन कभी ऐसा लेख प्रकाशित नहीं करता जिसे आपने अप्रकाशित या आंतरिक किया हो। अगर Freshdesk ने तब से कोई लेख छिपा दिया है, तो नया रन उसे Deskwoot में भी आंतरिक कर देता है, भले ही आपकी टीम ने उसे किसी दूसरी श्रेणी में ले जाया हो। अगर Freshdesk पर कोई लेख अब प्रकाशित नहीं है, तो नया रन उसे Deskwoot में भी अप्रकाशित कर देता है, लेकिन सिर्फ़ तब जब आपकी टीम ने उसे बदला नहीं है। ध्यान रखें: पिछले इंपोर्ट के बाद आपने Deskwoot में जिन बातचीत, संपर्कों और नोट्स को डिलीट किया या मिटाया है, वे वापस आ जाते हैं अगर Freshdesk में वे अब भी हैं। मर्ज किए गए संपर्कों पर भी यही लागू होता है।

क्या मैं अपने डेटा का सिर्फ़ एक हिस्सा इंपोर्ट कर सकता हूं?

हां। क्या इम्पोर्ट करना है में पहले से सब कुछ चुना होता है, और आप टिकट, आर्काइव किए गए टिकट भी शामिल करें, संपर्क और संगठन, नॉलेज बेस, तैयार जवाब और संतुष्टि रेटिंग को बंद कर सकते हैं। सिर्फ़ इस दिन या उसके बाद बने टिकट में कोई दिन चुनने पर सिर्फ़ उस दिन या उसके बाद बने टिकट आते हैं। रेटिंग सिर्फ़ उन टिकटों के साथ आती हैं जिन्हें वे रेट करती हैं, इसलिए टिकटों के बिना यह विकल्प चुना नहीं जा सकता। टीमें, एजेंट, फ़ील्ड और ऑटोमेशन हमेशा आते हैं, क्योंकि टिकटों को उनकी ज़रूरत होती है। अगर आप संपर्क छोड़ देते हैं, तब भी हर इंपोर्ट किया गया टिकट अपना संपर्क साथ लाता है। इंपोर्ट इतिहास हर इंपोर्ट के नीचे दिखाता है कि क्या नहीं चुना गया था और शुरुआती तारीख क्या थी। बाकी डेटा बाद में लाने के लिए सब कुछ चुनकर नया इंपोर्ट शुरू करें: यह Deskwoot में पहले से मौजूद चीज़ों को छोड़ देता है और जो छूट गया था उसे ले आता है, उन संपर्कों के संगठन और फ़ील्ड भी जिन्हें आपके टिकट साथ लाए थे।

टिकट के स्टेटस कैसे बदलते हैं?

Open खुला बनता है, Pending लंबित, Resolved और Closed हल बनते हैं। कोई कस्टम स्टेटस खुला बनता है।

कोई एजेंट इंपोर्ट के बाद जुड़ता है। क्या उसे उसके टिकट मिलते हैं?

हां। जैसे ही वह उस ईमेल से न्योता स्वीकार करता है जो Freshdesk में था, उसकी बिना असाइनमेंट वाली आयातित बातचीत और उसके जवाब उसके पास चले जाते हैं। खुली बातचीत के लिए उसे एक सूचना मिलती है।

नॉलेज बेस की कोई श्रेणी आंतरिक क्यों दिख रही है?

Freshdesk उसे सभी यूज़र्स को नहीं दिखाता था: फ़ोल्डर लॉग इन यूज़र्स, एजेंट या चुनी हुई कंपनियों के लिए था, कोई पोर्टल उस श्रेणी को नहीं दिखाता था, या उसके सबसे ऊपरी स्तर का कोई भी फ़ोल्डर सभी यूज़र्स को नहीं दिखता था। Deskwoot में ऐसे दर्शक समूह नहीं हैं, इसलिए वह श्रेणी सिर्फ़ आपकी टीम के लिए रखता है। उसे प्रकाशित करने के लिए सहायता केंद्र में श्रेणी खोलें और आंतरिक श्रेणी बंद करें।

इंपोर्ट "आंशिक रूप से इंपोर्ट हुआ" पर खत्म हुआ। अब क्या करें?

Freshdesk ने एक या ज़्यादा चरणों में जवाब देना बंद कर दिया, जैसे इसलिए कि उसकी API लिमिट लंबे समय तक खत्म रही। अब तक पढ़ा गया सब कुछ Deskwoot में है। इंपोर्ट फिर से शुरू करें: यह मौजूद चीज़ें छोड़कर आगे बढ़ता है।

क्या Deskwoot मेरी API की रखता है?

सिर्फ़ इंपोर्ट चलने तक, एन्क्रिप्ट करके, ताकि रीस्टार्ट के बाद इंपोर्ट आगे चल सके। इंपोर्ट खत्म होते ही उसे हटा दिया जाता है।

कुछ फ़ाइलें नहीं दिख रहीं। क्यों?

इंपोर्ट इतिहास खोलें। अगर इंपोर्ट आंशिक रूप से इंपोर्ट हुआ पर खत्म हुआ, तो कुछ फ़ाइलें अभी लाई नहीं जा सकीं: उन्हें कॉपी करने के लिए इंपोर्ट फिर से शुरू करें। जो फ़ाइलें इंपोर्ट नहीं हो सकीं के नीचे दिखी फ़ाइलें हमेशा के लिए छोड़ दी गई हैं, हर एक अपनी वजह के साथ, जैसे बहुत बड़ी या Freshdesk पर अब उपलब्ध नहीं। जो फ़ाइल Freshdesk ने 3 रन में नहीं दी, वह भी वहीं दिखती है।

इंपोर्ट को वापस कैसे लूं?

इंपोर्ट इतिहास में इंपोर्ट के बगल वाले कूड़ेदान आइकन पर क्लिक करें। इससे उसकी बनाई बातचीत और संपर्क हट जाते हैं, साथ में वे फ़ाइलें भी जो उसने उनके लिए कॉपी की थीं। जिस बातचीत में तब से किसी ने लिखा है, वह उन नए संदेशों के साथ बनी रहती है, इंपोर्ट किए गए संदेशों के बिना, और जिस संपर्क की कोई बातचीत बाकी है, वह भी बना रहता है। टीमें, एजेंट, सेव किए गए जवाब, लेबल, हेल्प सेंटर लेख और बाकी सेटिंग्स भी बनी रहती हैं। हटाना रीस्टार्ट के बाद भी जारी रहता है, और इसके पूरा होने पर आप नया इंपोर्ट शुरू कर सकते हैं। जब कोई दूसरा इंपोर्ट चल रहा हो, तब कोई इंपोर्ट हटाया नहीं जा सकता। अगर आपने Freshdesk से एक से ज़्यादा बार इंपोर्ट किया है, तो इंपोर्ट सबसे नए से सबसे पुराने की ओर हटाएं: जब तक Freshdesk का कोई नया इंपोर्ट मौजूद है, Deskwoot आपसे पहले उसे हटाने को कहता है।