अपना 3CX फोन सिस्टम जोड़ें

अपना 3CX फोन सिस्टम जोड़ें, और हर कॉल Deskwoot में कॉल करने वाले की बातचीत में दिखेगी: आपकी टीम ने जो कॉल उठाईं, आपने जो कॉल कीं, और मिस्ड कॉल। फोन बजने पर 3CX, Deskwoot से कॉल करने वाले का नाम दिखाता है। मिस्ड कॉल किसी संदेश की तरह जवाब का इंतज़ार करती है, और वापस कॉल करने से उसका जवाब हो जाता है। आपकी टीम नोट लिखती है, बातचीत हल करती है या टिकट बनाती है, ठीक किसी और बातचीत की तरह।

आपको 3CX वर्शन 20, PRO या AI एडिशन चाहिए। 3CX Free और Basic कोई CRM नहीं जोड़ सकते। फोन इनबॉक्स Deskwoot के हर प्लान पर काम करता है; Free प्लान पर यह प्लान का इकलौता इनबॉक्स होता है।

3CX जोड़ें

Deskwoot में आपको इनबॉक्स संभालने की अनुमति चाहिए; एडमिन के पास यह होती है।

1. सेटिंग्स > इनबॉक्स पर जाएँ, इनबॉक्स जोड़ें पर क्लिक करें और फोन चुनें।
2. इनबॉक्स को नाम दें, अपने फोन सिस्टम का देश चुनें, और चुनें कि मिस्ड कॉल किसे मिले: बारी बारी से बाँटें या पहले किसी को नहीं। जिस कॉल का जवाब दिया गया, वह हमेशा उसी व्यक्ति को जाती है जिसने उसे उठाया।
3. बताएँ कि क्या आपके 3CX में पहले से कोई दूसरा CRM जुड़ा है। 3CX एक समय में सिर्फ एक CRM जोड़ता है: अगर आप Deskwoot जोड़ते हैं, तो 3CX आपके पुराने CRM को कॉल भेजना बंद कर देता है।
4. कीमतें पढ़ें, मैं समझ गया पर टिक करें और इनबॉक्स बनाएँ पर क्लिक करें।
5. चुनें कि 3CX कौन सेट करेगा। मैं खुद आपको फ़ाइल और कुंजी देता है। मेरा 3CX पार्टनर फ़ाइल डाउनलोड करता है और कुंजी व स्टेप के साथ एक ईमेल ड्राफ़्ट खोलता है, जिसे आप खुद भेजते हैं। Deskwoot कुछ नहीं भेजता।
6. अगर आप चाहें तो ट्रांसक्रिप्ट और रिकॉर्डिंग चालू करें (नीचे देखें), और टिकट के साथ चुनें कि क्या हर हल हुई कॉल एक टिकट बने।
7. टेस्ट करें पर क्लिक करें, फिर 3CX में Test दबाएँ। Deskwoot बताता है कि 3CX ने जवाब दिया, या क्या कमी है।

Deskwoot कुंजी सिर्फ एक बार दिखाता है। अगर वह खो गई, या किसी और ने देख ली, तो इनबॉक्स का फोन टैब खोलें और नई कुंजी बनाएँ पर क्लिक करें। पुरानी कुंजी उसी समय काम करना बंद कर देती है, इसलिए नई कुंजी तुरंत 3CX में चिपकाएँ।

3CX में क्या करें

1. 3CX Admin Console खोलें और Integrations > CRM पर जाएँ।
2. फ़ाइल deskwoot-3cx.xml अपलोड करें।
3. कुंजी को Deskwoot key फ़ील्ड में चिपकाएँ।
4. चुनें कि संपर्क हमेशा Deskwoot में खोजे जाएँ, ताकि नाम अपडेट रहें।
5. जो विकल्प संपर्कों को 3CX फोनबुक में कॉपी करता है, उसे बंद रहने दें।
6. Test दबाएँ।

3CX नई फ़ाइल तभी लोड करता है जब उसकी सर्विस दोबारा शुरू हो। अगर आप Deskwoot की कोई पुरानी फ़ाइल बदलते हैं, तो 3CX सर्विस दोबारा शुरू करें। जब फोन टैब में फ़ाइल पुरानी है दिखे, तो फ़ाइल फिर से डाउनलोड करें, 3CX में अपलोड करें और सर्विस दोबारा शुरू करें।

ताकि कॉल आने पर Deskwoot खुले, हर व्यक्ति 3CX वेब क्लाइंट में Settings > Integration पर CRM Integration में Open Contact URL using Server Side CRM Integration चुने और उसके लिए पॉप अप की अनुमति दे। फिर Deskwoot कॉल करने वाले की बातचीत खोलता है, हर कॉल पर उसी टैब में। कॉल के दौरान वहाँ लिखा गया नोट बातचीत शुरू कर देता है, अगर अभी कोई बातचीत नहीं है।

एक फोन सिस्टम, एक इनबॉक्स। 3CX एक CRM जोड़ता है, इसलिए एक फोन सिस्टम की सभी कॉल एक फोन इनबॉक्स में जाती हैं। अगर आपके पास कई फोन सिस्टम हैं, तो हर एक के लिए एक फोन इनबॉक्स जोड़ें। अगर आप REST API से भी Deskwoot को कॉल भेजते हैं, तो हर कॉल दो बार दिखती है: सिर्फ एक तरीका इस्तेमाल करें।

Deskwoot से कॉल करें

कॉल करें बटन संपर्क पेज पर, बातचीत की साइडबार में, मिस्ड कॉल के नीचे (वापस कॉल करें) और फोन बातचीत में जवाब वाले फ़ील्ड की जगह होता है।

• Deskwoot से कॉल करने वाले हर व्यक्ति को Chrome या Edge में 3CX Click2Call एक्सटेंशन चाहिए। यह कॉल को 3CX तक पहुँचाता है। जोड़ते ही एक्सटेंशन अपनी सेटिंग्स खोलता है: Web Client चुनें और अपने 3CX Web Client का पता डालें। दूसरे विकल्प, 3CX, के साथ क्लिक उस प्रोग्राम पर जाता है जिससे आपका कंप्यूटर फोन लिंक खोलता है। एक्सटेंशन पेजों में लंबे नंबरों को भी लिंक बना देता है, ऑर्डर नंबरों को भी। Deskwoot को उसकी अपवाद सूची में डालने से यह रुक जाता है, लेकिन तब कॉल करें 3CX से नंबर नहीं मिलाता। इसके बिना कॉल करें पर क्लिक करने से कोई दूसरा प्रोग्राम खुलता है, जैसे Mac पर FaceTime। Safari और Firefox के लिए यह एक्सटेंशन नहीं है।
• जब एक्सटेंशन नहीं होता, तो Deskwoot एक बार एक सूचना दिखाता है, जिसमें Chrome और Edge के एक्सटेंशन के लिंक होते हैं।
• बाहर रहते हुए 3CX ऐप से वापस कॉल करें। आपके फोन के अपने डायलर से की गई कॉल 3CX से होकर नहीं जाती: Deskwoot को उसका पता नहीं चलता, और ग्राहक आपका निजी नंबर देखता है।

कौन सी कॉल किसे मिलती है

इनबॉक्स के फोन टैब में:

• कौन कौन है: हर 3CX एक्सटेंशन के पीछे का Deskwoot व्यक्ति। जहाँ हो सके, Deskwoot इसे 3CX के ईमेल से भरता है। एक्सटेंशन अपनी पहली कॉल के बाद दिखते हैं।
• कतार से टीम: 3CX कतार की कॉल आपकी चुनी हुई Deskwoot टीम को जाती हैं (Business प्लान और ऊपर)।
• टीम के नंबर: आपके अपने नंबर, जैसे वे मोबाइल जिन पर कॉल आगे भेजी जाती हैं। इनसे आने वाली कॉल कभी संपर्क नहीं बनतीं।
• सबसे छोटी छूटी हुई कॉल, सेकंड में: जो मिस्ड कॉल इससे कम देर बजी, वह सिर्फ एक लाइन के रूप में दिखती है। कोई जवाब का इंतज़ार नहीं करता और किसी को सूचना नहीं मिलती।

किसी नंबर को Deskwoot से बाहर रखने के लिए उसका संपर्क खोलें और संपर्क ब्लॉक करें पर क्लिक करें। फोन फिर भी बजता है, लेकिन इन कॉल की किसी बातचीत में कोई लाइन नहीं बनती।

ट्रांसक्रिप्ट और रिकॉर्डिंग

3CX से ट्रांसक्रिप्ट और रिकॉर्डिंग इस्तेमाल करें स्विच शुरू में बंद होता है। जब तक यह बंद है, Deskwoot कोई ट्रांसक्रिप्ट, कोई रिकॉर्डिंग और रिकॉर्डिंग का कोई लिंक नहीं रखता। इसे चालू करने के लिए आप पुष्टि करते हैं: "हमें कॉल करने वालों को बताया जाता है, और जहाँ कानून कहता है, वे सहमति देते हैं।" Deskwoot रखता है कि किसने और कब पुष्टि की।

• सुनें और ट्रांसक्रिप्ट दिखाएं कॉल के नीचे दिखते हैं, सिर्फ उन लोगों को जो उसकी बातचीत देख सकते हैं। कॉल 3CX रिकॉर्ड करता है; Deskwoot खुद कभी कुछ रिकॉर्ड नहीं करता।
• रिकॉर्डिंग Deskwoot में रखें हर रिकॉर्डिंग की एक कॉपी रखता है, ताकि 3CX के उसे हटाने के बाद भी वह चल सके। Deskwoot कॉपी को आपके तय किए दिनों के बाद हटा देता है, ज़्यादा से ज़्यादा 90।
• Deskwoot ट्रांसक्रिप्ट लिखता है: जब 3CX कोई ट्रांसक्रिप्ट नहीं भेजता, तो Deskwoot रिकॉर्डिंग से एक लिखता है, बोलने वालों को अलग करके।
• ट्रांसक्रिप्ट वाली कॉल के नीचे सारांश बनाएं: Copilot कॉल के नीचे एक छोटा नोट लिखता है। कुछ भी अपने आप सारांश में नहीं बदलता।
• ईमेल से वॉइसमेल: 3CX वॉइसमेल ईमेल से सिर्फ उस 3CX उपयोगकर्ता के ईमेल पते पर भेजता है, जिसके वॉइसमेल बॉक्स ने उसे लिया। 3CX Admin Console में Users के नीचे वह उपयोगकर्ता खोलें और Voicemail > Send voicemail to email को Attachment पर रखें। फिर उस उपयोगकर्ता के मेलबॉक्स में एक नियम बनाएं, जो 3CX (noreply@3cx.net) के सिर्फ वे ईमेल फोन टैब वाले पते पर आगे भेजे, जिनका विषय "New Voicemail from" से शुरू होता है। अगर आपका 3CX अपने ईमेल किसी दूसरी भाषा में लिखता है, तो अपने वॉइसमेल ईमेल के विषय की शुरुआत इस्तेमाल करें। तब वॉइसमेल मिस्ड कॉल के नीचे दिखती है। 3CX में उपयोगकर्ता का अपना ईमेल पता वैसा ही रहने दें: Deskwoot कौन कौन है के लिए उसे पढ़ता है।

कीमतें

• Deskwoot का लिखा ट्रांसक्रिप्ट कॉल के हर शुरू हुए 10 मिनट के लिए $0.10 का होता है, जो आपके प्रीपेड बैलेंस से कटता है। 3 मिनट की कॉल $0.10 की, 25 मिनट की कॉल $0.30 की। पूरा बैलेंस न होने पर कॉल को ट्रांसक्रिप्ट नहीं मिलता, और कॉल की लाइन बताती है कि कितना चाहिए था। अपना प्रीपेड बैलेंस भरा रखें, या सेटिंग्स > बिलिंग में अपने आप रीचार्ज चालू करें। Free प्लान पर Deskwoot ट्रांसक्रिप्ट नहीं लिखता।
• आप जिस कॉल का सारांश बनवाते हैं, उसे आपके प्लान की 1 AI बातचीत गिना जाता है। अगर आप बाद में फिर सारांश बनाएं पर क्लिक करते हैं, तो वही नोट दिखता है और कुछ नहीं कटता।
• जो ट्रांसक्रिप्ट 3CX खुद लिखता है, उनका Deskwoot में कोई खर्च नहीं।

कॉल पर नज़र रखें

• संपर्क में अनजान कॉलर उन लोगों को दिखाता है जिन्होंने कॉल किया और जिन्हें आप सिर्फ नंबर से जानते हैं। हर एक को उसके संपर्क में मर्ज करें, या उसके संगठन में जोड़ें।
• जब किसी नए कॉलर का नंबर किसी संगठन का फोन नंबर होता है, तो Deskwoot कॉलर को सीधे उसी संगठन में डालता है।
• संपर्क पेज और संगठन पेज पर कॉल ब्लॉक दिखता है: सबसे नई कॉल, कितनी मिस हुईं और किसने उठाईं।
• रिपोर्ट में मिस्ड कॉल और कॉल हर व्यक्ति की कॉल, औसत लंबाई और वापस कॉल करने में लगा समय दिखाते हैं। इन्हें व्यवस्थित करें से जोड़ें।

3CX AI एडिशन (Beta)

जिन हिस्सों को 3CX AI एडिशन चाहिए, उन पर Beta लिखा होता है। हमने उन्हें 3CX की गाइड से बनाया और 3CX के इंटरफ़ेस की एक नकल पर टेस्ट किया, लेकिन अभी किसी असली 3CX AI सिस्टम के साथ नहीं। जैसे ही 3CX AI वाला कोई ग्राहक हमारे साथ इन्हें टेस्ट कर लेगा, यह लेबल हट जाएगा।

• 3CX का अपना ट्रांसक्रिप्ट, जो हर कॉल के साथ आता है। Deskwoot में इसका कोई खर्च नहीं।
• फोन टैब में लाइव कनेक्शन: आपका फोन बजते समय एक कार्ड दिखाता है कि कौन कॉल कर रहा है, साथ में खोलें; कॉल करें पहले आपका फोन बजाता है और फिर ग्राहक का; Deskwoot देखता है कि कॉल करने वाले ने आपका कौन सा नंबर डायल किया (नंबर जिन पर लोग कॉल करते हैं मिस्ड कॉल को किसी टीम को भेजता है); और Deskwoot हर 15 मिनट में छूटी हुई कॉल जोड़ देता है।
• लाइव कनेक्शन के लिए 3CX में Integrations > API पर एक Service Principal जोड़ें, "3CX Call Control API Access" और "3CX Configuration API Access" चालू करें, उसे System Admin की भूमिका दें और अपनी टीम के एक्सटेंशन को monitored के रूप में जोड़ें। लाइव कनेक्शन सिर्फ monitored एक्सटेंशन देखता है: जिनका एक्सटेंशन monitored नहीं है, उन्हें कार्ड नहीं मिलता और वे इससे कॉल नहीं कर सकते। फिर Deskwoot में अपने 3CX का पता, Client ID और API कुंजी डालें और कनेक्शन जाँचें पर क्लिक करें।
• Deskwoot आपके 3CX तक किसी एक तय पते से नहीं पहुँचता। अगर आपका 3CX सिर्फ जाने पहचाने पते अंदर आने देता है, तो लाइव कनेक्शन अभी काम नहीं कर सकता।

सहमति और कानून

यह कानूनी सलाह नहीं है, सिर्फ यह बताता है कि कहाँ ध्यान से देखना है। कॉल करने वालों को बताना और जहाँ ज़रूरी हो उनकी सहमति लेना आपकी ज़िम्मेदारी है।

• 3CX में, कतार का Record Calls विकल्प कॉल करने वालों को रिकॉर्डिंग के लिए हाँ या ना कहने देता है।
• जर्मनी: किसी निजी बातचीत में दूसरे की कही बात को उसकी सहमति के बिना रिकॉर्ड करना अपराध है (§ 201 StGB)। हर व्यक्ति की कॉल की संख्या और मूड दिखा सकते हैं कि कोई कर्मचारी कैसे काम करता है, इसलिए इस्तेमाल से पहले वर्क्स काउंसिल की राय ज़रूरी है (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG)।
• यूनाइटेड किंगडम: किसी व्यवसाय को कॉल पर मौजूद सभी लोगों को यह बताने की हर उचित कोशिश करनी होती है कि कॉल रिकॉर्ड हो सकती है।
• अमेरिका: कई राज्यों में कॉल पर मौजूद हर व्यक्ति की सहमति चाहिए, इनमें California, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, New Hampshire, Pennsylvania और Washington शामिल हैं।
• डॉक्टर के क्लिनिक और सेहत से जुड़ी बात करने वाले सभी: ट्रांसक्रिप्ट में सेहत की जानकारी होती है, भले ही कोई आवाज़ न रखी जाए। हमारी सलाह है कि ट्रांसक्रिप्ट और रिकॉर्डिंग वाला स्विच बंद रखें।

3CX अपनी कॉपी खुद रखता है। अगर आप Deskwoot में कोई संपर्क हटाते हैं, तो उसे 3CX में भी हटाएँ, साथ ही वहाँ की उसकी रिकॉर्डिंग और ट्रांसक्रिप्ट भी।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

Deskwoot में एक कॉल नहीं दिख रही। क्यों?

3CX किसी कॉल की जानकारी एक बार भेजता है, जब कॉल खत्म होती है। अगर उस समय Deskwoot तक नहीं पहुँचा जा सका, तो वह कॉल नहीं दिखेगी। लाइव कनेक्शन (3CX AI, Beta) के साथ Deskwoot ऐसी कॉल हर 15 मिनट में जोड़ देता है।

क्या Fynn कॉल उठाता है?

नहीं। Fynn कभी फोन इनबॉक्स में जवाब नहीं देता, और कोई अपने आप वाला संदेश फोन बातचीत में नहीं जाता। जब कोई सत्यापित ग्राहक बाद में किसी चैट में लिखता है और Fynn पिछली बातचीत पढ़ सकता है (उसका डेटा एक्सेस), तो वह उस कॉल का सारांश पढ़ सकता है। ट्रांसक्रिप्ट या रिकॉर्डिंग कभी नहीं।

क्या नंबर से साबित होता है कि कौन कॉल कर रहा है?

नहीं। नंबर नकली हो सकता है या कई लोग उसे इस्तेमाल कर सकते हैं, इसलिए कॉल कभी यह पक्का नहीं करती कि ग्राहक कौन है।

मैंने 3CX में विस्तृत लॉग से गड़बड़ी खोजी। अब क्या करूँ?

3CX का विस्तृत लॉग Deskwoot को भेजा गया हर अनुरोध दिखाता है। कुछ 3CX वर्शन उसमें कुंजी भी लिख सकते हैं। काम पूरा होने पर फोन टैब खोलें, नई कुंजी बनाएँ पर क्लिक करें और नई कुंजी 3CX में चिपकाएँ।

Deskwoot कहता है कि उसे 3CX से कुछ नहीं मिला।

जाँचें कि कुंजी Deskwoot key फ़ील्ड में है, कि आपने Deskwoot में टेस्ट करें पर क्लिक करने के बाद 3CX में Test दबाया, और कि Deskwoot की पुरानी फ़ाइल बदलने के बाद आपने 3CX सर्विस दोबारा शुरू की।