अपनी टीम में एजेंट आमंत्रित करें

किसी एजेंट को आमंत्रित करें

1. सेटिंग्स > एजेंट पर जाएँ।
2. एजेंट जोड़ें पर क्लिक करें।
3. Name और Email में व्यक्ति का नाम और ईमेल पता लिखें।
4. भूमिका चुनें: Agent या Administrator। अगर आपके वर्कस्पेस में कस्टम भूमिकाएं हैं, तो किसी एजेंट के लिए कस्टम भूमिका (वैकल्पिक) में उनमें से एक भी चुन सकते हैं।
5. एजेंट आमंत्रित करें पर क्लिक करें।

अब व्यक्ति Pending invitations में दिखता है, साथ में यह भी कि लिंक की मियाद खत्म होने में कितने दिन बाकी हैं। उन्हें एक लिंक वाला ईमेल मिलता है। नया यूज़र वहाँ पासवर्ड बनाता है। जो पहले से किसी दूसरे Deskwoot वर्कस्पेस में है, वह अपने मौजूदा पासवर्ड से पुष्टि करता है और स्वीकार करते समय वह वर्कस्पेस छोड़ देता है। स्वीकार करने के बाद व्यक्ति एजेंटों की सूची में दिखता है।

आप अपना खुद का पता, इस वर्कस्पेस के किसी मौजूदा सदस्य का पता, या ऐसा पता जिसका आमंत्रण पहले से लंबित है, आमंत्रित नहीं कर सकते।

लंबित आमंत्रण

• पुनः भेजें ईमेल को नए लिंक के साथ फिर से भेजता है, जो फिर से 7 दिन चलता है।
• Revoke आमंत्रण रद्द करता है। लिंक काम करना बंद कर देता है और सीट फिर से खाली हो जाती है।
• जो आमंत्रण 7 दिन में स्वीकार नहीं होता, उसकी मियाद खत्म हो जाती है। अगर व्यक्ति को अब भी एक्सेस चाहिए, तो नया आमंत्रण भेजें।

एजेंट सीटें

सेटिंग्स > एजेंट में सबसे ऊपर एजेंट सीटें वाला बॉक्स दिखाता है कि कितनी सीटें इस्तेमाल में हैं। सक्रिय सदस्य और लंबित आमंत्रण, दोनों गिने जाते हैं। सभी सीटें भर जाने पर पेज पर सभी एजेंट सीटें उपयोग में हैं दिखता है और एजेंट जोड़ें बटन एजेंट सीट जोड़ें बन जाता है:

• ट्रायल के दौरान आपके पास 5 सीटें होती हैं, आपकी अपनी सीट मिलाकर, यानी आप 4 लोगों तक को आमंत्रित कर सकते हैं। सारी सीटें भर जाएँ तो अपनी ज़रूरत जितनी सीटों वाला प्लान चुनें। ट्रायल के बाद आपके प्लान की सीटें लागू होती हैं। ट्रायल में भेजा गया आमंत्रण बाद में भी स्वीकार किया जा सकता है, बशर्ते आपके प्लान में उसके लिए एक सीट खाली हो।
• Hacker प्लान में शामिल 1 सीट आपकी है। किसी को आमंत्रित करने के लिए Startup, Business या Enterprise पर जाएँ और चुनें कि आपको कितनी सीटें चाहिए।
• पेड प्लान में एजेंट सीट जोड़ें आपकी सदस्यता खोलता है, जहाँ आप सीटों की संख्या बढ़ाते हैं।

प्लान का बिल हर महीने प्रति एजेंट बनता है, देखें सेटिंग्स > बिलिंग।

भूमिकाएं

• Administrator: हर बातचीत देखता है और हर सेटिंग बदल सकता है, जिसमें एजेंट, इनबॉक्स और बिलिंग भी शामिल हैं।
• Agent: बातचीत का जवाब देता है, संपर्क और सेव किए गए जवाब संभालता है, और वर्कस्पेस की बाकी सेटिंग्स नहीं बदल सकता। एजेंट को अपनी बातचीत दिखती हैं, वे भी जिन्हें अभी किसी ने नहीं लिया, और वे भी जिनमें उनका ज़िक्र हुआ है या जो उन्हें ट्रांसफ़र की गई हैं।

Enterprise प्लान में आप अपनी अनुमतियों के साथ कस्टम भूमिकाएं बना सकते हैं, देखें कस्टम भूमिकाएं और अनुमतियाँ। किसी एजेंट की कस्टम भूमिका बदलने के लिए उसे भूमिका कॉलम में चुनें।

सिर्फ़ अकाउंट का मालिक, जिस पर Owner लिखा होता है, Make admin और Make agent से किसी एजेंट को एडमिनिस्ट्रेटर बना सकता है या किसी एडमिनिस्ट्रेटर को वापस एजेंट बना सकता है। मालिक की भूमिका कोई नहीं बदल सकता। iPhone और Android ऐप में मालिक यही काम और > टीम में किसी व्यक्ति पर टैप करके कर सकता है (Business प्लान और उससे ऊपर)।

एजेंट किन इनबॉक्स में काम करता है

आमंत्रण से किसी के लिए इनबॉक्स नहीं चुने जाते। किसी इनबॉक्स की नई बातचीत किसे मिले, यह तय करने के लिए सेटिंग्स > इनबॉक्स पर जाएँ, इनबॉक्स के आगे कॉन्फ़िगर करें पर क्लिक करें और सहयोगी टैब पर इस इनबॉक्स के एजेंट में एजेंट को जोड़ें। फिर राउंड रॉबिन उस इनबॉक्स की बातचीत सूची के लोगों में बाँटता है। जब तक सूची में कोई नहीं है, सभी एजेंट शामिल रहते हैं। यह सूची इनबॉक्स को किसी से छिपाती नहीं है। देखें ऑटो असाइनमेंट और राउंड रॉबिन।

सेटिंग्स > एजेंट के क्षमता कॉलम में आप हर एजेंट को दो व्यक्तिगत सीमाएँ भी दे सकते हैं, एक लाइव चैट के लिए और एक ईमेल के लिए। इनसे तय होता है कि उनके पास एक साथ ज़्यादा से ज़्यादा कितनी खुली और लंबित बातचीत हों।

किसी एजेंट को हटाएँ

एजेंट की पंक्ति में हटाएं पर क्लिक करें और पुष्टि करें। उनका वर्कस्पेस का एक्सेस तुरंत खत्म हो जाता है, iPhone और Android ऐप में भी। उन्हें असाइन की गई सारी बातचीत का असाइनमेंट हट जाता है और वे असाइन नहीं किया गया में इंतज़ार करती हैं, और उन्हें उनकी टीमों से निकाल दिया जाता है। उनके पुराने जवाब और नोट बातचीत में बने रहते हैं।

कोई भी एडमिनिस्ट्रेटर एजेंटों को हटा सकता है। किसी दूसरे एडमिनिस्ट्रेटर को सिर्फ़ मालिक हटा सकता है, और मालिक को हटाया ही नहीं जा सकता। किसी को हटाना सिर्फ़ वेब डैशबोर्ड में होता है।

जब आपकी सदस्यता में सदस्यों से कम सीटें हों

किसी एजेंट को निलंबित करने का कोई बटन नहीं है। जब आपकी सदस्यता में सदस्यों से कम सीटें रह जाती हैं, जैसे सीटें घटाने के बाद या ट्रायल खत्म होने पर, तो Deskwoot खुद एजेंटों को निलंबित करता है:

• एडमिनिस्ट्रेटर कभी निलंबित नहीं होते। एजेंट अपनी सीट उसी क्रम में रखते हैं जिसमें वे जुड़े थे, इसलिए सबसे बाद में जुड़े एजेंट सबसे पहले निलंबित होते हैं।
• निलंबित एजेंट निलंबित एजेंट में दिखते हैं और जब तक कोई सीट फिर से खाली नहीं होती, वर्कस्पेस में काम नहीं कर सकते।
• उनकी खुली और लंबित बातचीत अकाउंट के मालिक के पास चली जाती हैं। उनकी स्नूज़ की गई और हल की गई बातचीत जैसी हैं वैसी रहती हैं। अगर उनमें से किसी का ग्राहक फिर से लिखता है, तो बातचीत किसी ऑनलाइन साथी के पास जाती है।
• उन्हें वापस लाने के लिए और सीटें जोड़ें पर क्लिक करें। जैसे ही सदस्यता में पर्याप्त सीटें होती हैं, वे फिर से सक्रिय हो जाते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

मैं कितने एजेंट आमंत्रित कर सकता हूँ?

जितनी आपके पास सीटें हैं। 7 दिन के ट्रायल में आपके पास 5 सीटें होती हैं, आपकी अपनी सीट मिलाकर। उसके बाद Hacker प्लान में 1 सीट है, और Startup, Business और Enterprise में आप सीटों की संख्या चुनते हैं और हर महीने प्रति एजेंट भुगतान करते हैं। लंबित आमंत्रण तब तक एक सीट लेता है जब तक वह स्वीकार, रद्द या एक्सपायर नहीं हो जाता।

आमंत्रण का ईमेल नहीं पहुँचा। अब क्या करें?

व्यक्ति से अपना स्पैम फ़ोल्डर देखने को कहें और जाँचें कि पता सही लिखा है। फिर Pending invitations में पुनः भेजें पर क्लिक करें। अगर पता गलत था, तो Revoke पर क्लिक करें और सही पता आमंत्रित करें।

आमंत्रण कितने समय तक चलता है?

7 दिन। उसके बाद लिंक काम नहीं करता। पुनः भेजें एक नया लिंक भेजता है, जो फिर से 7 दिन चलता है।

क्या कोई एजेंट दूसरे एजेंटों को आमंत्रित कर सकता है?

नहीं। एजेंटों को आमंत्रित करना, हटाना और उनकी सीमाएँ बदलना सिर्फ़ एडमिनिस्ट्रेटर कर सकते हैं।

क्या मैं iPhone और Android ऐप से एजेंट आमंत्रित कर सकता हूँ?

नहीं। Business प्लान और उससे ऊपर ऐप और > टीम में आपकी टीम दिखाता है, लेकिन आमंत्रित करना, हटाना और इनबॉक्स तय करना वेब डैशबोर्ड में होता है।

किसी का एक्सेस कुछ समय के लिए कैसे हटाऊँ?

निलंबित करने का कोई बटन नहीं है। एजेंट को हटा दें और बाद में फिर से आमंत्रित करें। उनके पुराने जवाब बातचीत में बने रहते हैं।

हटाए गए एजेंट की बातचीत का क्या होता है?

उनका असाइनमेंट हट जाता है और वे असाइन नहीं किया गया में इंतज़ार करती हैं, जहाँ से आपकी टीम उन्हें ले सकती है। लाइव चैट में ग्राहक का अगला संदेश ऑटो असाइनमेंट फिर से चलाता है, देखें ऑटो असाइनमेंट और राउंड रॉबिन।

क्या किसी इनबॉक्स में जोड़ने से यह सीमित होता है कि एजेंट क्या देखता है?

नहीं। इस इनबॉक्स के एजेंट यह तय करता है कि राउंड रॉबिन उस इनबॉक्स की बातचीत किसे दे। एजेंट क्या देखता है, यह उनकी भूमिका पर निर्भर है।