संपर्क इंपोर्ट करना

अपनी फ़ाइल तैयार करें

• हेडर पंक्ति: पहली पंक्ति में कॉलम के नाम रखें।
• नाम या ईमेल: फ़ाइल में इनमें से कम से कम एक होना चाहिए। पहले नाम और आखिरी नाम के अलग कॉलम मिलकर एक नाम बन जाते हैं।
• अलग करने वाला चिह्न: कॉमा, सेमीकोलन या टैब। Deskwoot पहचान लेता है कि आपकी फ़ाइल कौन सा इस्तेमाल करती है, इसलिए किसी दूसरी भाषा वाले Excel की CSV भी चलती है।
• एन्कोडिंग: UTF-8 सबसे अच्छा है। Excel ने जो फ़ाइल Windows एन्कोडिंग में सेव की हो, वह भी सही पढ़ी जाती है।
• साइज़: हर फ़ाइल 50 MB तक। कॉलम का विश्लेषण 10 MB तक की फ़ाइल पढ़ता है।

चरण दर चरण इंपोर्ट करें

1. सेटिंग्स > आयात और माइग्रेशन पर जाएं और CSV चुनें।
2. अपनी फ़ाइल अपलोड करें में अपनी फ़ाइल अपलोड करें।
3. विश्लेषण करें और कॉलम पहचानें पर क्लिक करें। Deskwoot सुझाता है कि फ़ाइल में संपर्क हैं या बातचीत, और हर कॉलम के लिए एक फ़ील्ड।
4. इस रूप में इंपोर्ट करें (संपर्क या बातचीत) जांचें, और हर कॉलम के लिए इससे जुड़ता है: Name, Email, Phone, Company, Location, Description या Identifier जैसा कोई फ़ील्ड, कस्टम एट्रिब्यूट, या छोड़ें।
5. इंपोर्ट शुरू करें पर क्लिक करें।

फ़ाइल प्रोसेस होते समय इंपोर्ट पेज दिखाता है कि कितनी पंक्तियां हो चुकी हैं। लंबे इंपोर्ट में कुछ मिनट बाद यह स्पीड और लगभग बाकी समय भी दिखाता है। आखिर में आपको दिखता है कि कितने रिकॉर्ड इंपोर्ट हुए और कितने विफल रहे। इंपोर्ट इतिहास हर इंपोर्ट के ये आंकड़े रखता है।

पंक्तियों के साथ क्या होता है

• मौजूदा संपर्क ईमेल से मिलते हैं। खाली सेल कुछ नहीं मिटाते: सिर्फ़ जिन सेल में कोई मान है, वे संपर्क को अपडेट करते हैं।
• बिना ईमेल वाली पंक्तियां हमेशा नया संपर्क बनाती हैं, भले ही उसी फ़ोन नंबर वाला संपर्क मौजूद हो।
• खाली पंक्तियां छोड़ दी जाती हैं।
• कस्टम एट्रिब्यूट कॉलम के नाम को की बनाकर सेव होते हैं। कॉलम का नाम उस एट्रिब्यूट की की जैसा रखें जो आपने बनाया है, जैसे subscription_plan।

जानने लायक बातें

• एक वर्कस्पेस में एक समय पर एक ही इंपोर्ट चलता है। अगर कोई दूसरा इंपोर्ट (CSV या किसी दूसरे हेल्पडेस्क से) चल रहा है, तो उसके पूरा होने तक रुकें, या इंपोर्ट पेज पर इंपोर्ट रद्द करें से उसे रोकें। इससे अब तक इंपोर्ट हुआ डेटा भी हट जाता है।
• दूसरे हेल्पडेस्क से होने वाले इंपोर्ट के उलट, CSV इंपोर्ट सर्वर रीस्टार्ट के बाद आगे नहीं चल सकता, क्योंकि अपलोड की गई फ़ाइल रखी नहीं जाती। तब इंपोर्ट इतिहास में सर्वर रीस्टार्ट से रुक गया। इंपोर्ट फिर से शुरू करें। दिखता है।
• CSV से आई बातचीत तब तक शांत रहती हैं जब तक ग्राहक फिर से नहीं लिखता या आपकी टीम का कोई सदस्य जवाब नहीं देता: न विदाई संदेश, न संतुष्टि सर्वे, न SLA घड़ी, न अपने आप हल होना। किसी दूसरे हेल्पडेस्क से इंपोर्ट की गई बातचीत के उलट, ये आपके प्लान की मासिक बातचीत सीमा में गिनी जाती हैं। AI बॉट Fynn उनमें कभी जवाब नहीं देता।
• अपनी मैपिंग जांचने के लिए पहले लगभग 10 पंक्तियों वाली छोटी फ़ाइल आज़माएं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

मेरी फ़ाइल में कम से कम क्या होना चाहिए?

एक कॉलम जो Name (या पहले और आखिरी नाम) या Email से जुड़ा हो। पूरी तरह खाली पंक्तियां छोड़ दी जाती हैं।

क्या इंपोर्ट मौजूदा डेटा को बदल देता है?

सिर्फ़ मानों से। ईमेल से मिला संपर्क वे मान लेता है जो आपकी फ़ाइल में उसके लिए हैं; खाली सेल मौजूदा डेटा को वैसा ही रहने देते हैं।

क्या मैं एक ही फ़ाइल दो बार इंपोर्ट कर सकता हूं?

ईमेल वाले संपर्क अपडेट होते हैं, दोबारा नहीं बनते। बिना ईमेल वाले संपर्क और बातचीत फिर से बनते हैं, इसलिए उनके लिए फ़ाइल दोबारा अपलोड करने से पहले इंपोर्ट इतिहास में पहला इंपोर्ट हटा दें।

इंपोर्ट बीच में रुक गया। क्या करूं?

इंपोर्ट इतिहास में रुका हुआ इंपोर्ट हटाएं (कूड़ेदान आइकन), जिससे उसके बनाए संपर्क और बातचीत हट जाते हैं। फिर फ़ाइल दोबारा अपलोड करें।

क्या मैं बातचीत इंपोर्ट कर सकता हूं?

सरल बातचीत, हां। इस रूप में इंपोर्ट करें में बातचीत चुनें: हर पंक्ति अपने पहले मैसेज के साथ एक बातचीत बन जाती है (संपर्क का ईमेल और नाम, विषय, मैसेज, स्टेटस, प्राथमिकता, तारीख)। पूरे इतिहास के लिए Freshdesk, Zendesk, Intercom, Crisp या Chatwoot वाले इंपोर्ट इस्तेमाल करें, जो API से सब कुछ पढ़ते हैं।

क्या मैं आयातित संपर्कों पर टैग लगा सकता हूं?

इंपोर्ट में टैग का कोई फ़ील्ड नहीं है, और टैग का कॉलम कस्टम एट्रिब्यूट के रूप में सेव होता है। आयातित संपर्कों को ग्रुप करने के लिए उन्हें संपर्क में चुनें और सेगमेंट में जोड़ें पर क्लिक करें।

इंपोर्ट को वापस कैसे लूं?

इंपोर्ट इतिहास में इंपोर्ट के बगल वाले कूड़ेदान आइकन पर क्लिक करें। इससे उसके बनाए संपर्क और बातचीत हट जाते हैं। जिस बातचीत में तब से किसी ने लिखा है, वह उन नए संदेशों के साथ बनी रहती है, और जिस संपर्क की कोई बातचीत बाकी है, वह भी बना रहता है। पहले से मौजूद संपर्कों में हुए बदलाव वापस नहीं होते। जब कोई दूसरा इंपोर्ट चल रहा हो, तब कोई इंपोर्ट हटाया नहीं जा सकता।