संपर्क प्रोफ़ाइल मैनेज करना

प्रोफ़ाइल खोलें

• संपर्क पर क्लिक करें और फिर किसी संपर्क पर। संपर्क खोजें... नाम, ईमेल या फ़ोन नंबर से संपर्क ढूंढता है।
• किसी बातचीत में संपर्क के नाम के पास वाले आइकन पर क्लिक करें (संपर्क को नए टैब में खोलें)।
• iPhone और Android ऐप में संपर्क टैब खोलें (नीचे देखें)।

प्रोफ़ाइल में क्या दिखता है

• संपर्क विवरण: नाम, ईमेल, फ़ोन, शहर, देश, परिचय, कंपनी और सोशल लिंक। अगर आपकी भूमिका संपर्क प्रबंधित कर सकती है, तो इस हिस्से का नाम संपर्क विवरण संपादित करें होता है, और आप संपर्क अपडेट करें से बदलाव सेव करते हैं।
• विशेषताएं: संपर्क की कस्टम विशेषताएं। देखें संपर्कों के लिए कस्टम विशेषताएं।
• चैट इतिहास: हर चैनल पर संपर्क की 20 सबसे नई बातचीत, ईमेल, लाइव चैट, WhatsApp और बाकी, जिन्हें देखने की अनुमति आपको है। किसी पर क्लिक करने से पूरी बातचीत उसके निजी नोट्स के साथ खुलती है, ताकि किसी को ग्राहक से सब कुछ दोबारा पूछना न पड़े।
• ऑर्डर: तब दिखता है जब संपर्क के किसी जुड़े हुए स्टोर से ऑर्डर हों।
• नोट्स: ग्राहक के बारे में अंदरूनी नोट्स, जैसे ऐसी पसंद जो अगले एजेंट को पता होनी चाहिए। नोट जोड़ें में लिखें और नोट सेव करें पर क्लिक करें। ग्राहक इन्हें कभी नहीं देखते। देखें संपर्क नोट्स और इतिहास।
• मर्ज करें: इस संपर्क को किसी डुप्लिकेट के साथ मिलाएं (नीचे देखें)।

खुद संपर्क जोड़ें

1. संपर्क पर जाएँ और संपर्क जोड़ें पर क्लिक करें।
2. जो जानकारी आपके पास है, भरें। कम से कम नाम या ईमेल ज़रूरी है, बाकी सब वैकल्पिक है।
3. संपर्क बनाएं पर क्लिक करें। अगर इस ईमेल वाला संपर्क पहले से है, तो Deskwoot बताता है "इस ईमेल वाला संपर्क पहले से मौजूद है।" और संपर्क खोलें का विकल्प देता है।

संपर्क जोड़ें सिर्फ़ तब दिखता है जब आपकी भूमिका में संपर्क प्रबंधित करें (बनाएँ, संपादित करें) हो। जब यह व्यक्ति बाद में उसी पते से आपको ईमेल करता है, तो वह ईमेल इसी संपर्क पर आता है।

डुप्लिकेट संपर्क मर्ज करें

एक ही व्यक्ति दो संपर्क बन सकता है, जैसे जब वह आपको ईमेल करे और बाद में WhatsApp पर लिखे। मर्ज करने पर दूसरे संपर्क की बातचीत, नोट्स, सेगमेंट, पते और ऑर्डर उस संपर्क में आ जाते हैं जिसे आप रखते हैं, फिर दूसरा संपर्क हटा दिया जाता है। जिस संपर्क को आप रखते हैं, उसकी अपनी जानकारी वैसी ही रहती है: सिर्फ़ खाली फ़ील्ड, जैसे ईमेल, फ़ोन, नाम या कंपनी, दूसरे संपर्क से भरे जाते हैं, और दूसरा ईमेल पता एक अतिरिक्त पते के रूप में रखा जाता है। कस्टम विशेषताएं कॉपी नहीं होतीं, इसलिए दूसरे संपर्क की जो वैल्यू आपको अभी भी चाहिए, उन्हें पहले लिख लें। मर्ज को पूर्ववत नहीं किया जा सकता, इसलिए पहले पक्का कर लें कि दोनों प्रोफ़ाइल सच में एक ही व्यक्ति की हैं।

• प्रोफ़ाइल से: मर्ज करें खोलें, मर्ज करने के लिए संपर्क खोजें से डुप्लिकेट ढूंढें और चुनें, संपर्क मर्ज करें पर क्लिक करें और मर्ज करें से पक्का करें। जिस प्रोफ़ाइल पर आप हैं वह मुख्य संपर्क है और रहती है (सेव किया जाएगा), दूसरी पर हटाया जाएगा लिखा होता है।
• सूची से: संपर्क में 2 या ज़्यादा संपर्कों पर टिक करें, संपर्क मर्ज करें पर क्लिक करें और वह संपर्क चुनें जिसे रखना है।

मर्ज करने के लिए संपर्क प्रबंधित करें (बनाएँ, संपादित करें) चाहिए, जो मानक एजेंट भूमिका में होता है।

संपर्क ब्लॉक करें

प्रोफ़ाइल पर संपर्क ब्लॉक करें पर क्लिक करें। हर चैनल पर उसके नए संदेश बिना जवाब के हटा दिए जाते हैं, और उसकी लाइव चैट बंद हो जाती है। उसकी बातचीत जैसी हैं वैसी रहती हैं। अनब्लॉक करें इसे वापस लेता है। ब्लॉक करने के लिए भी संपर्क प्रबंधित करें (बनाएँ, संपादित करें) चाहिए।

संपर्क हटाएं

प्रोफ़ाइल में सबसे नीचे संपर्क हटाएं संपर्क और उससे जुड़ी सभी बातचीत हमेशा के लिए हटा देता है। इसे पूर्ववत नहीं किया जा सकता। यह बटन सिर्फ़ एडमिनिस्ट्रेटर और संपर्क हटाएँ वाली भूमिकाओं को दिखता है, मानक एजेंट भूमिका को नहीं। अगर आप सिर्फ़ कोई डुप्लिकेट साफ़ करना चाहते हैं, तो उसे मर्ज करें।

कस्टम विशेषताएं, सेगमेंट और आयात

• Business और Enterprise प्लान में एडमिनिस्ट्रेटर सेटिंग्स > कस्टम विशेषताएं में अपने फ़ील्ड जोड़ते हैं। ये हर प्रोफ़ाइल के विशेषताएं टैब में दिखते हैं, जहाँ संपर्क प्रबंधित करें (बनाएँ, संपादित करें) वाला कोई भी इन्हें भर सकता है।
• सेगमेंट सूची में संपर्कों को समूह में रखते हैं। संपर्कों पर टिक करें और सेगमेंट में जोड़ें पर क्लिक करें। नए सेगमेंट बनाने के लिए Business या Enterprise प्लान चाहिए। देखें स्मार्ट सेगमेंट बनाना।
• एक साथ बहुत से संपर्क लाने के लिए कोई एडमिनिस्ट्रेटर सेटिंग्स > आयात और माइग्रेशन इस्तेमाल करता है। देखें संपर्क आयात करना।

iPhone और Android ऐप में संपर्क

संपर्क टैब सभी संपर्कों को A से Z तक दिखाता है। संपर्क खोजें... से नाम, ईमेल या फ़ोन नंबर खोजें, और सूची ताज़ा करने के लिए नीचे खींचें। किसी संपर्क पर टैप करने पर आपको दिखता है:

• संपर्क जानकारी: फ़ोन (टैप करने पर कॉल), पद, कंपनी, वेबसाइट, LinkedIn, पता, नोट्स और संपर्क कब बना
• विवरण: कस्टम विशेषताएं, सिर्फ़ पढ़ने के लिए
• नोट्स: संपर्क के नोट्स। नोट जोड़ें... में लिखें और जोड़ें पर टैप करें।
• हाल की वार्तालाप: संपर्क की आखिरी 5 बातचीत, किसी भी स्थिति वाली। खोलने के लिए किसी पर टैप करें।

संपर्क बनाने के लिए ऊपर दाईं ओर + पर टैप करें। नया संपर्क में बुनियादी (नाम, ईमेल, फ़ोन), काम (पद, कंपनी, वेबसाइट, LinkedIn), पता और नोट्स हिस्से होते हैं। और ईमेल पते और नंबर + एक और ईमेल जोड़ें और + एक और फ़ोन जोड़ें से जोड़ें। नाम या ईमेल ज़रूरी है। संपर्क बनाएं पर टैप करें।

किसी संपर्क को बदलने के लिए प्रोफ़ाइल पर संपादित करें पर टैप करें। संपर्क संपादित करें में वही फ़ील्ड होते हैं, और Change photo आपकी फ़ोटो लाइब्रेरी से तस्वीर चुनता है। बदलाव सहेजें पर टैप करें। फ़ॉर्म का नोट्स फ़ील्ड एक छोटा टेक्स्ट है जो संपर्क जानकारी में दिखता है। प्रोफ़ाइल पर जोड़े गए नोट्स तारीख के साथ एक अलग सूची हैं।

बनाने, संपादित करने और नोट जोड़ने के लिए संपर्क प्रबंधित करें (बनाएँ, संपादित करें) चाहिए। इसके बिना +, संपादित करें और नोट वाला फ़ील्ड नहीं दिखते। ऐप में किसी संपर्क को ब्लॉक करने के लिए उसकी कोई बातचीत खोलें, विवरण टैब पर जाएँ और ब्लॉक करें पर टैप करें।

सिर्फ़ वेब पर: संपर्क हटाना और मर्ज करना, कस्टम विशेषताएं संपादित करना, प्रोफ़ाइल से बातचीत शुरू करना (संदेश भेजें), सेगमेंट और आयात।

सुझाव

• छूटी जानकारी जल्दी भरें। अपने आप बने संपर्क में अक्सर सिर्फ़ एक ईमेल या फ़ोन नंबर होता है।
• फ़ोन नंबर और कंपनी के नाम एक ही तरह लिखें, ताकि खोज वही ढूंढे जो आप ढूंढ रहे हैं।
• सिर्फ़ वही जानकारी रखें जो सपोर्ट के लिए ज़रूरी है, और ग्राहक के कहने पर डेटा हटा दें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

संपर्क कैसे बनते हैं?

अपने आप, जब कोई नया व्यक्ति आपको लिखता है। जिस पते को Deskwoot पहले से जानता है, उससे आया ईमेल मौजूदा संपर्क पर जाता है। आप वेब पर संपर्क जोड़ें या ऐप में + से खुद भी संपर्क बना सकते हैं, जैसे किसी लीड के संपर्क करने से पहले।

अगर एक ही व्यक्ति दो चैनलों से लिखे तो?

तो वह दो संपर्क बन सकता है, क्योंकि ईमेल पता, चैट विज़िटर और फ़ोन नंबर अलग पहचान हैं। दोनों प्रोफ़ाइल मर्ज करें, फिर सारी बातचीत एक संपर्क के नीचे होगी।

क्या संपर्क सभी इनबॉक्स में साझा होते हैं?

हाँ। संपर्क वर्कस्पेस के होते हैं, इसलिए सभी वही प्रोफ़ाइल देखते और अपडेट करते हैं, चाहे बातचीत किसी भी इनबॉक्स से आई हो।

क्या मैं नाम, ईमेल और फ़ोन के अलावा अपने फ़ील्ड जोड़ सकता हूँ?

हाँ, Business और Enterprise प्लान में। कोई एडमिनिस्ट्रेटर उन्हें सेटिंग्स > कस्टम विशेषताएं में जोड़ता है, और वे विशेषताएं टैब में दिखते हैं। देखें संपर्कों के लिए कस्टम विशेषताएं।

मैं संपर्क कैसे हटाऊँ?

वेब पर प्रोफ़ाइल खोलें और सबसे नीचे संपर्क हटाएं पर क्लिक करें। इससे उससे जुड़ी सभी बातचीत भी हट जाती हैं और इसे पूर्ववत नहीं किया जा सकता। इसके लिए आपको एडमिनिस्ट्रेटर होना चाहिए या आपकी भूमिका में संपर्क हटाएँ होना चाहिए। iPhone और Android ऐप संपर्क नहीं हटा सकता।

क्या ग्राहक अपनी प्रोफ़ाइल देख सकते हैं?

नहीं। प्रोफ़ाइल सिर्फ़ आपकी टीम के लिए है। अगर कोई ग्राहक अपने डेटा की कॉपी या उसे हटाने को कहे, तो कोई एडमिनिस्ट्रेटर इसे सेटिंग्स > डेटा विषय अनुरोध में संभालता है।

कोई एजेंट चला जाए तो संपर्कों का क्या होता है?

संपर्क पर कुछ नहीं बदलता। जब आप किसी एजेंट को हटाते हैं, तो उसकी बातचीत संपर्कों के साथ ही रहती हैं और किसी को असाइन नहीं रहतीं।

क्या मैं iPhone और Android ऐप में संपर्क मैनेज कर सकता हूँ?

हाँ। आप संपर्क खोज, बना और संपादित कर सकते हैं, उनकी फ़ोटो बदल सकते हैं और नोट्स जोड़ सकते हैं। हटाना, मर्ज करना और कस्टम विशेषताएं संपादित करना सिर्फ़ वेब पर होता है।